디지털 방식으로 빠르게 계약 체결

향후 10년의 성장을 가져올 비즈니스 기회

약 10년 전, CXC는 전환점을 맞이했습니다. 중요한 신규 클라이언트를 확보하게 되어, 자사 역사상 최대 규모인 비정규직 2,000명을 신속히 채용해야 했습니다.

CXC APAC 지역 위험 및 규정 준수 책임자인 Chris Thuell은 "우리에게 엄청난 기회였지만, 당시 우리의 채용 절차는 이를 감당하기에 너무 느렸습니다"라고 말하며 이어서 "우리는 종이 기반의 프로세스를 없애고 Acrobat Sign을 도입했습니다"라고 밝힙니다.

Thuell은 Acrobat Sign의 열렬한 신봉자가 되었습니다. 직원들이 전보다 신속하게 계약서를 작성해 우편이 아닌 전자 방식으로 문서를 보내고 서명을 받는 것을 목격했기 때문입니다. 며칠, 몇 주가 걸리던 서명 절차가 몇 시간 만에 완료되었습니다. 감사 추적을 통해 규정도 간단하게 준수할 수 있었습니다. CXC가 사상 최대 규모의 계약을 처리하는 데 Acrobat Sign이 결정적인 도움이 되었습니다.

Thuell은 "당시 호주에서 가장 큰 인력 파견 계약이었는데, 우리 일반 고객의 4~5배 되는 규모였습니다. 우리에게 엄청난 변화의 계기가 되었습니다"라고 말합니다.

10년이 지난 지금, CXC는 Acrobat Sign과 Adobe Acrobat의 활용 수준을 한 차원 높였습니다. CXC는 직원 계약, 세금 자료, 고객사 계약에 전자 서명과 디지털 워크플로우를 사용하고 있으며, 매월 수백 건의 계약서를 작성합니다. 특히, Salesforce를 도입하고 Acrobat Sign과 통합한 최근에는 고객사 수도 증가하고 있습니다.

시간과 정확도가 관건

CXC는 Acrobat Sign을 사용해 매일 평균 20건의 계약서를 작성하고 디지털 방식으로 빠르게 서명을 받으며 고객사를 위해 신속하게 업무를 진행합니다. Salesforce와의 긴밀한 통합을 통해 급여, 계약 기간, 고지 기간 등 상세한 채용 정보를 템플릿에 자동으로 입력합니다. 그 결과 계약서당 2~3분씩 작업 시간이 단축되어, 직원 생산성이 높아졌습니다.

자동화는 사람의 실수로 발생하는 리스크를 크게 줄입니다. 위험 및 규정 준수 책임자에게 오류 방지는 무엇보다 중요한 문제입니다.

Thuell은 "규정 준수와 관련해, 계약의 모든 세부 내용이 정확히 기재되어야 합니다. 고객사의 요구에 맞는 인력을 확보하는 데 있어서 아주 중요한 부분입니다"라고 말합니다.

규정 준수 전담 팀이 계약서 내용을 정확히 확인한 후, CXC는 Adobe Acrobat을 사용하여 보안이 강력한 PDF를 생성합니다. 그리고 어카운트 관리자가 Salesforce에서 Acrobat Sign 플러그인을 사용하여 문서를 보내 고객사와 채용 근로자의 서명을 받습니다.

이 솔루션은 계약 프로세스의 모든 단계에서 보안 암호화, 감사, 실시간 확인 기능을 제공하여 CXC 고객사의 신뢰를 얻었습니다. Thuell은 "데이터 보안은 많은 고객사에 있어 아주 까다로운 문제입니다. 우리는 Adobe와 Salesforce를 사용하기 때문에 가장 엄격한 보안 요건도 충족할 수 있습니다. 이 부분이 솔루션 도입에 아주 주효했습니다"라고 말합니다.

CXC, 팬데믹 시기에 기록적인 성과 달성

시드니와 필리핀에 위치한 CXC의 APAC 지사는 수년간 Acrobat Sign을 사용하여 원격으로 서로 협력하며 고객사의 요구를 충족하기 위해 열심히 노력했습니다. 그러나 2020년 3월 코로나19 팬데믹이 시작되며 지사 직원들의 역량이 시험대에 올랐습니다.

"바로 전날까지 사무실로 출근하다가, 다음 날 전 직원이 재택근무를 시작했습니다. 그래도 아무 문제 없이 업무가 진행되었습니다. 하지만 Acrobat Sign과 Salesforce를 도입하기 전에 코로나19가 유행했다면, 업무가 마비되었을 것입니다"라고 Thuell은 말합니다.

실제로, CXC는 그달 570개 신규 협력업체와 계약을 체결하며, 월평균의 두 배에 가까운 성과를 거두었습니다. 호주 정부가 코로나19 핫라인 설치를 발표하면서, CXC가 근로자 파견업체로 선정되었습니다. 채용 완료까지 준비 기간이 2주도 채 남지 않은 상황이었습니다. 시일이 급박했음에도 CXC는 간호사 1,200명을 심사하고, 계약서 400건을 작성하여 핫라인 교육 프로그램에 근로자를 투입했습니다. CXC의 담당자 전원이 재택근무하며 이룬 쾌거였습니다.

"지금까지 진행했던 업무 중에 가장 규모가 큰 프로젝트였습니다. Acrobat Sign과 Salesforce가 없었다면 불가능했을 것입니다"라고 Thuell은 말합니다.

미래 비즈니스를 위해 현재 신뢰 구축

지난 10년 동안 세상이 급변했고, CXC도 변화를 겪었습니다. 사람들은 모바일 디바이스로 일 년 내내 하루 24시간 연결되어 있고 비즈니스의 속도가 빨라졌습니다. 그리고 CXC도 변화의 속도를 따라잡기 위해 현명한 결정을 내렸습니다.

Acrobat Sign에 투자함으로써 CXC는 고객사의 비정규직 인력 채용을 단기간에 진행할 수 있게 되었습니다. CXC가 고객에게 가치를 전달할 새로운 방안을 모색하는 지금, 신속한 대응 능력은 크나큰 경쟁력입니다.