PDF 암호 설정으로 기업 문서관리대장 작성하고 파일 크기 최적화하는 법
표준문서관리대장은 사내에서 사용하는 문서를 부서 또는 유형별로 모아 관리하는 서식을 뜻합니다. 발신문서, 수신문서, 결재문서, 비밀문서 등과 같이 관리의 대상이 되는 문서 성격에 따라 양식의 종류를 구분할 수 있습니다.
표준문서관리대장에 기록된 문서들은 일의 내용과 방식, 결과 등이 작성된 업무 자료이자 증거 자료로 활용될 수 있습니다. 문서관리대장을 통한 체계적 문서 정리를 통해 조직에 필요한 문서를 효율적으로 추적하고 관리할 수 있죠.
PDF 문서 편집과 보안 유지에 특화된 애크로뱃을 활용하면, 표준문서관리대장을 간편하게 작성하고 관리할 수 있습니다. PDF 검색 기능을 사용해 원하는 내용을 손쉽게 찾고, 용량이 커질 경우 PDF 최적화를 통해 PDF 파일 크기 줄이기도 가능하죠. 애크로뱃으로 PDF 편집과 PDF 암호 설정하는 방법을 살펴보고, 행정 업무의 효율성을 향상시켜 보세요.
문서관리대장 다운로드 후 PDF 작성하기
문서관리대장 양식을 다운로드하고, PDF 편집 기능을 활용해 텍스트를 자유롭게 추가할 수 있습니다. 보안이 뛰어난 PDF 파일 양식을 그대로 사용하면서도, 추가 변환 없이 기존 텍스트를 수정하거나 새로운 텍스트를 입력할 수 있죠. 불필요한 텍스트 역시 손쉽게 삭제할 수 있어 효율적인 PDF 작성과 편집이 가능합니다.
애크로뱃에서 문서관리대장 텍스트 수정하기
- ‘편집’ > ‘텍스트’ 선택
- 원하는 영역 클릭하고 텍스트 입력
- 글꼴, 크기 등 텍스트 서식 지정
- (삭제 시) 텍스트 상자 클릭하고 ‘휴지통’ 아이콘 선택
PDF 암호 설정해 보안 유지하기
문서관리대장에는 기업의 민감하고 중요한 정보가 담겨 있기 때문에 보안 유지에 유의하는 것이 좋습니다. 애크로뱃 PDF 암호 설정 기능을 활용하면, 접근 권한을 제한하여 특정 사용자나 그룹만 접근이 가능하도록 설정하거나 각종 권한을 세밀하게 관리할 수 있습니다.
보안 설정을 관리하는 과정이 지나치게 복잡할 경우 오히려 생산성이 저하되고, 사용자 불만이 증가할 수 있는데요. 사용자 친화성을 고려한 애크로뱃에서는 쉽고 간편하게 PDF 암호 설정 및 해제를 할 수 있습니다.
애크로뱃에서 문서관리대장 PDF 암호 설정하기
- ‘모든 도구’ > ‘PDF 보호’ 선택
- ‘암호로 보호’ 선택
(고급 옵션의 ‘보안 속성 설정’ 시 권한을 세밀하게 관리할 수 있어요.) - 암호 입력 후 ‘적용’ 선택
애크로뱃에서 PDF 암호 해제하기
- (암호 해제 시) ‘모든 도구’ > ‘PDF 보호’ > ‘보안 제거’ 선택
애크로뱃으로 표준문서관리대장 효율적으로 관리하기
표준문서관리대장은 사내 문서 관리의 효율성을 높이고, 보안을 강화하며, 업무 전반의 생산성을 향상시킬 수 있는 효과적인 도구입니다. 어도비 애크로뱃을 통해 문서관리대장을 관리할 경우, PDF 검색 기능을 통해 구성원이 신속하게 원하는 문서에 접근할 수 있는 데다 여러 사용자가 동시에 문서를 열람하고 작업할 수 있어 협업이 원활해질 수 있습니다.
또한 PDF 병합이나 PDF 최적화를 통한 PDF 파일 크기 줄이기 등의 다양한 기능을 통해 사내 문서를 효율적으로 관리할 수 있죠. 애크로뱃 구독하기 후 PDF 암호 설정을 통해 문서 접근 권한을 세밀하게 관리해 보안을 유지하고, 행정 업무의 효율성을 높여 보세요.