자동화된 디지털 워크플로우를 통해 업무 효율성 향상

1. 디지털로 전환해야 하는 업무 파악하기

자동화 프로세스를 도입할 업무를 결정하는 첫 단계는 관찰입니다. 업무 중단을 최소화하는 한편, 직원과 비즈니스의 성과를 보호할 계획을 마련해야 합니다. 이렇게 하려면 디지털로 전환할 수 있는 업무와 반드시 디지털로 전환해야 하는 업무를 자세히 살펴봐야 합니다.

수동적이고 반복적인 프로세스는 자동화가 필요한 첫 번째 후보입니다. 예를 들어, 디지털 문서의 정렬, 레이블 지정, 문서 바인딩과 같은 번거로운 작업을 자동화할 수 있습니다. 이에 반해, 품질 관리 혹은 편집 승인처럼 사람이 입력해야 하는 주관적인 프로세스는 자동화에 덜 적합합니다.

워크플로우 감사를 통해 디지털화해야 하는 수동 프로세스를 결정하세요. 이 방법은 수동 프로세스에 걸리는 시간과 리소스를 이해하고, 디지털 워크플로우를 통해 절약할 수 있는 시간과 비용을 파악하는 데 도움이 될 것입니다.

2. 새로운 디지털 워크플로우마다 워크플로우 맵 제작하기

목적지에 도달하기 전에, 현재 어디로 가고 있는지 알아야 합니다. 원활한 자동화 여정을 위해 먼저 워크플로우 맵을 만드세요. 이는 디지털로 전환할 프로세스의 모든 것을 살펴볼 수 있는 상세한 보고서가 됩니다. 이 시각적 정보는 워크플로우의 각 작업, 자동화할 수 있는 업무와 자동화해야 하는 업무, 자동화로 얻을 수 있는 이점을 보여주므로 매우 중요합니다.

워크플로우 맵은 자동화의 오류를 식별하기 위한 가이드뿐만 아니라 앞으로 자동화 프로그램에 대한 청사진으로 사용될 수 있으므로 자동화마다 개별 워크플로우 맵이 있어야 합니다.

3. 새로운 프로세스에 대한 전체 팀의 접근성 확보하기

새로운 프로세스는 해당 프로세스가 필요한 팀 전체가 사용할 수 있을 때만 가치가 있으며, 핵심은 투명성입니다. 워크플로우 맵을 통해 팀은 신규 직원에게 새로운 자동화 프로세스를 교육하고, 그들의 역할이 바뀌는 지점과 방식을 이해하도록 지원할 수 있습니다. https://www.adobe.com/documentcloud.html클라우드 기반의 스토리지 솔루션은 팀 전체가 장소에 상관없이 언제든지 중요한 문서에 접근할 수 있는 좋은 방법입니다.

PDF와 같이 대규모 공유에 이상적인 형식으로 워크플로우 맵을 저장하고 공유해 보세요. 파일을 PDF로 변환하면 편집 권한을 설정하거나, 문서가 실수로 변경되지 않도록 편집 기능이 제한된 정적인 문서를 만들 수 있습니다. 또한 PDF는 PowerPoint와 같은 대용량 파일보다 저장 공간을 덜 차지합니다. 따라서 기업이 공유 서버를 사용하는 경우 저장 공간을 절약할 수 있습니다. Acrobat Reader를 사용하면 누구나 PDF 문서를 쉽게 확인 및 공유할 수 있기 때문에 보다 쉽게 소통하고 협업할 수 있습니다.

4. 완벽한 자동화 소프트웨어 찾기

자동화 소프트웨어의 유형은 다음과 같습니다.

고객 관계 관리

고객 관계 관리 소프트웨어(CRM)는 고객 데이터를 평가하고 관리합니다. CRM 소프트웨어는 현재 고객과 잠재 고객의 데이터를 저장하는 중앙 허브가 될 뿐만 아니라 이 고객 데이터를 분석하여 기회 영역을 식별하는 수단이 될 수도 있습니다.

인적 자원 관리 소프트웨어

인적 자원 관리 소프트웨어(HRMS)는 취업 정책, 직원 이력, 복리후생 데이터 저장과 같은 내부 인사 업무를 관리합니다. HRMS를 사용하면 중요한 문서에 간편하게 액세스할 수 있습니다.

비즈니스 프로세스 관리

비즈니스 프로세스 관리(BPM) 소프트웨어는 자동화된 프로세스의 생성, 구현, 확인을 위한 중앙 허브 역할을 합니다. 또한 기업이 디지털 워크플로우를 최적화하는 데 유용한 자동화된 프로세스 결과 보고서를 제공합니다.

비즈니스를 위한 자동화 소프트웨어 솔루션을 선택할 때 워크플로우 맵에 설명된 요구 사항과 우선순위를 염두에 두세요.

5. 종이 문서 디지털화하기

종이 문서 보관 및 파일 관리 시스템을 기반으로 프로세스를 수행하면 유용한 정보를 적시에 활용하지 못할 수 있습니다. 유용한 데이터를 시스템에서 액세스하려면 먼저 종이 파일을 디지털 파일로 변환해야 합니다. 인적 자원, 클라이언트 정보, 사내 협업 등 문서 스캔이 필요한 파일을 찾아내 디지털화하세요. 무료 모바일 앱인 Adobe Scan은 이 과정을 훨씬 간편하게 수행할 수 있게 도와줍니다. 또한 Adobe Acrobat 소프트웨어를 사용하면 OCR 기술을 통해 스캔한 텍스트를 편집 가능한 텍스트로 바꿀 수도 있습니다.

6. 역할과 권한을 명확히 구분하기

직원과 공동 작업자의 역할을 구분하고 이들이 이용할 수 있는 문서의 유형을 제한하는 것은 모든 디지털 워크플로우 소프트웨어의 보안에서 중요한 사항입니다. 담당 직원이 업무를 효율적으로 처리하도록 적절한 이용 권한을 부여하고, 관련 없는 다른 직원의 접근을 제한해야 하며, 엉뚱한 직원에게 기밀 정보에 대한 이용 권한을 부여하지 않도록 각별히 주의해야 합니다. 예컨대, 인사 관리자는 HRMS의 모든 파일에 접근할 수 있어야 하지만, 이외의 다른 직원은 승인된 정보만 볼 수 있어야 합니다.

역할과 권한 할당은 소프트웨어가 리스크 요소가 아닌, 소중한 자산임을 확인하는 중요한 단계입니다. 플랫폼에서 역할을 명확히 할당하면 교육 및 조정 기간을 단축할 수도 있습니다.

7. 철저히 테스트한 후 배포하기

고객 대면 프로세스의 경우, 배포에 앞서 새로운 디지털 워크플로우에 대한 테스트를 꼼꼼히 수행해야 합니다. 여기에는 테스트용 고객 계정을 만들고, 구매 과정의 시작부터 끝까지 전반적으로 살펴보거나 챗봇과 상호 작용하는 일 등이 포함됩니다. 모든 사용자에게 배포하기 전에, 중단을 초래하거나 일상적인 사용을 방해할 수 있는 오류를 사전에 해결하세요.

8. KPI를 바탕으로 지속적으로 발전하기

새로운 디지털 워크플로우가 유용한지 어떻게 알 수 있을까요? 주요 성과 지표(KPI)를 통해 새롭게 도입한 자동화가 비즈니스 목표를 달성하는 데 도움이 되는지 확인할 수 있습니다. KPI는 다른 데이터 지표보다 간편하게 조정할 수 있습니다. 기업의 요구와 우선순위가 진화함에 따라 디지털 워크플로우도 달라져야 하므로 이는 필수입니다.

예를 들어, KPI는 신규 구매 계정을 기반으로 새로 유입된 고객을 분기별로 측정할 수 있습니다. 계정 수가 증가하고 있다는 것을 보여줌으로써, CRM 소프트웨어가 잘 작동하고 있음을 입증할 것입니다.