중소기업이든 대기업이든, 또는 1인 기업이든 상관없이 효과적인 문서 관리 시스템을 이용하면 빠르게 검색하고, 실시간 피드백 툴 등을 사용하여 시간을 절약하고 효율성을 높일 수 있습니다.
문서 관리 시스템이란?
문서 관리 시스템(DMS)은 클라우드 스토리지를 통해 전자 문서를 추적하고 저장하는 소프트웨어 툴입니다. 파일 포맷 또는 유형과 상관없이 문서 관리 시스템을 사용하면 종이 문서, PDF 파일, Microsoft Office 스프레드시트 등을 스캔한 문서를 비롯해 모든 비즈니스 문서 및 개인 문서를 관리할 수 있습니다.
문서 관리 소프트웨어의 이점
Adobe Acrobat은 비용 효과적으로 문서를 제어하고 인덱싱할 수 있을 뿐만 아니라 다음과 같은 이점을 제공합니다.
- 투명성 및 인증. Acrobat에서 파일을 업로드하고 저장하면 문서를 업로드한 사람에 대한 기록이 생성되며 이름, 수정한 날짜, 파일 크기별로 정렬할 수 있습니다.
- 보안. 파일을 업로드하면 암호화된 클라우드 스토리지에 백업 버전이 자동으로 저장되기 때문에 중요한 문서의 복사본을 여러 개 만들지 않아도 됩니다.
- 비즈니스 프로세스 가속화. 탁월한 문서 관리 소프트웨어에는 필요에 따라 원하는 항목을 찾을 수 있도록 고급 검색 기능이 내장되어 있습니다.
- 더욱 편리해진 공동 작업. 여러 사람이 함께 디지털 문서로 작업하고 파일을 공유할 수 있습니다. 예를 들어 Acrobat에는 각 사용자가 편집한 내용을 기록하는 버전 제어 기능이 있으며, 필요한 경우 이전 버전으로 돌아갈 수 있습니다.
- 액세스 제어. 권한이 있는 사용자만 문서를 이용하도록 할 수 있습니다.
문서 관리 소프트웨어의 공통 기능
모든 DMS에는 서로 다른 장점이 있지만, 대부분의 문서 관리 시스템은 다음과 같은 공통적인 기능을 갖추고 있습니다.
1. 메타데이터
데이터에 대한 데이터로 정의할 수 있으며, 시스템에 업로드된 각 문서에 대해 태그 형식으로 생성됩니다. 여기에는 일반적으로 파일 이름, 제목, 업로드 날짜, 문서 자체에 대한 간단한 설명과 같은 정보가 포함됩니다.
2. 인덱싱
각 사용자가 콘텐츠, 식별자 및 메타데이터를 기반으로 문서를 찾을 수 있도록 지원합니다.
3. 보안
암호화 및 인증을 통해 기밀 정보와 민감한 정보를 보호합니다. 관리자는 문서 스토리지에서 파일에 액세스할 수 있는 사용자를 제어할 수 있습니다.
4. 워크플로우
문서의 트래픽을 자동으로 관리합니다. 문서 저장, 파일 공유, 기록 관리 등과 관련한 지침을 만들 수 있습니다.
5. 협업 툴
여러 사람이 함께 문서를 작성 및 공유하고, 주요 기능을 사용하고, 모든 변경 사항을 시스템에서 자동으로 모니터링하고 기록할 수 있습니다.
6. 버전 관리
사용자가 문서의 이전 버전을 검색할 수 있으므로 문서가 자주 업데이트될 때 유용합니다.
7. 모바일 액세스
스마트폰 또는 태블릿과 같은 모바일 디바이스의 기능이 내장되어 있어 실시간으로 피드백을 파악할 수 있습니다. 또한 모바일 앱과 통합되는 문서 관리 소프트웨어도 있습니다.
참고: 문서 관리는 콘텐츠 관리와 유사하지만 중요한 차이점이 있습니다. 콘텐츠 관리는 문서 대신 미디어 파일이나 웹 페이지와 같이 구조화되지 않은 콘텐츠에 중점을 둡니다.
재택근무 시 문서 관리 소프트웨어가 유용한 이유
올바른 기능을 갖춘 DMS를 사용하면 종이 없는 환경을 구현하여 자원 낭비를 줄이고 환경을 보호할 뿐 아니라 통합 프로세스로 워크플로우 효율성을 높이고 스트레스를 줄일 수 있습니다. Acrobat의 OCR(Optical Character Recognition) 기술을 사용하면 종이 없는 환경을 빠르게 구현하고, 스캔한 문서에서 텍스트를 찾아 추출하여 편집, 검색 가능한 PDF로 변환할 수 있습니다.
시간 절약은 곧 효율성 향상을 의미합니다. 한 연구에 따르면 직원의 46% 이상이 매일 종이 기반의 워크플로우에 시간을 낭비하고 있고, 문서 관리 문제를 해결하는 데 주당 11시간 이상 할애하는 것으로 나타났습니다. 그중 5시간은 비생산적인 것으로 드러났습니다. 생산성 저하는 이익 손실로 이어집니다.
견고한 DMS를 사용하면 간소화된 자동화 프로세스를 통해 복잡성을 해소하고 더욱 중요한 비즈니스 영역에 시간과 에너지를 집중할 수 있습니다.
Adobe Scan으로 효율성 증대
디지털 프로세스를 이용하면 모든 곳이 사무실이 될 수 있고 사무 장비 부족으로 인해 워크플로우를 중단하는 일이 줄어듭니다. Adobe Scan은 명함, 브로셔 등 스마트폰 카메라로 모든 것을 캡처할 수 있는 무료 모바일 앱입니다. 사진을 촬영하면 Adobe Scan이 사진을 고품질 Adobe PDF 파일로 변환합니다.
이미지 선명하게 하기, 대비 제거와 같은 AI 기반의 기능을 사용하면 언제든지 고품질 이미지를 얻을 수 있습니다. 또한 다양한 옵션을 사용하여 JPEG와 같은 파일 형식으로 스캔을 저장하거나, 소셜 미디어를 통해 다른 사람과 공유하거나, 다른 문서에 통합할 수 있습니다.
문서 관리 시스템 관련 FAQ
문서 관리란?
5가지 파일 관리 방법은 무엇입니까?
문서를 체계적으로 정리 및 관리하기 위한 5가지 파일 관리 방법이 있습니다. 원하는 방식으로 DMS를 구축해 문서를 효율적으로 관리할 수 있습니다. 5가지 파일 관리 방법은 다음과 같습니다.
- 날짜별
- 알파벳순
- 번호순
- 범주별 또는 주제별
- 위치별
문서 관리 시스템을 구축하려면 어떻게 해야 합니까?
문서 관리 시스템을 성공적으로 구축하려면 이미 사용 중인 문서와 프로세스 유형이 무엇인지 파악합니다. 그런 다음, 체계적으로 정리 및 관리하는 데 도움이 되는 규칙 및 절차를 만듭니다.
- 담당자 결정하기
- 파일 작성, 업데이트, 명명 규칙 설정하기
- 기존의 절차를 문서로 기록하기
- 현 문서를 찾아 새로운 시스템으로 변환하기
- 문서를 안전하게 보호하기
