自宅で仕事をする際に用意するべき環境やアイテム、実際にテレワークをされている方のアイデアをご紹介しています。
- アドビの調査でわかった、テレワークの課題
- まずは仕事環境を整える！テレワークに必要なインフラ整備
- 手軽にできる！仕事スイッチを入れるアイデア集
- まとめ
働き方の多様化の流れを受けて、これまでオフィスで行っていた業務を自宅などで行うテレワークの導入を進める企業が増えています。
しかし、これまでオフィスで仕事をするのに慣れていたビジネスパーソンにとって、いきなり自宅で仕事をするとなると戸惑うことも多いのではないでしょうか。
実際にテレワークを経験したことのある方からは、「家で作業すると集中できない」「仕事とプライベートの区切りがつけられず、頭の切り替えがむずかしい」といった意見もよく耳にします。
そこでこちらの記事では、家の中で集中して仕事をするために必要な環境や、仕事スイッチを入れるためのアイデアについてご紹介します。
アドビの調査でわかった、テレワークの課題
アドビは、テレワークを経験したことのあるビジネスパーソンの男女計500人に対し、テレワークのメリットや課題について調査を行いました。
参照：アドビ「テレワーク勤務のメリットや課題に関する調査結果」を発表
この調査でテレワークを経験したビジネスパーソンの86.4%は「仕事の生産性が上がった」と回答しています。また、93.2%が「今後も定期的にテレワークを実施したい」と回答しました。
しかしその一方で、「会社に保管してある紙の書類確認できない(39.6%)」「自宅にプリンターやスキャナーがない(36.2%)」といった課題も挙げられています。
また物理的な課題として、「机の椅子の物理的な環境で仕事がしにくい」と回答した人は21%に上っています。
普段オフィスで仕事をしているビジネスパーソンの中には、テレワーク導入の際に仕事を行うのに必要なツールが自宅に整っていないという方も多いかもしれません。
そこで次の項目では、テレワークを行うのに必要な環境整備についてご紹介します。
まずは仕事環境を整える！
テレワークに必要なインフラ整備
テレワークを実施する上で、仕事に集中できる環境を作ることは最も重要なポイントです
- 机や椅子といった【作業環境】
- パソコンやセキュリティ環境コミュニケーションツールなどの【インフラ面】
こちらの2つに分けてご紹介します。
作業環境
テレワークを始める際に、作業環境をどのようにして整えるべきか、迷う方も多いでしょう。厚生労働省が運営する「テレワーク総合ポータルサイト」によると、可能であれば仕事用の机や椅子を用意することが良いとされています。体に合ったサイズのものを使用することで、首や肩腰に負担をかけることなく作業を行うことができ、集中力も高まると考えられます。
また、部屋が暑すぎる・寒すぎる・窓から入ってくる太陽光が眩しいなどの環境的な要因も、集中力の妨げになることがあります。
騒音防止にも配慮ができると良いでしょう。
快適な作業環境で、ストレスなく仕事ができるように工夫しましょう。
厚生労働省のWebサイトでは、「自宅等でテレワークを行う際の作業環境整備」として、作業環境についての注意点をまとめています。その中から一例をご紹介します。
- 部屋
- 設備の占める容積を除き、10㎥以上の空間
- 窓
- 換気設備を設ける
- ディスプレイに太陽光が入射する場合は、ブラインドやカーテンを設置する
- 照明
- 机上は照度300ルクス以上にする
- 室温·湿度
- 室温は17℃～28℃に設定する
- 相対湿度は40%～70%に設定する
- 気流は0.5m/s以下にして直接当たり続けないようにする
- 机
- 必要なものが配置できる広さを確保する
- 足元に空間がある
- 体型に合った高さ
- 椅子
- 座面の高さ調整ができる
- 背もたれ、肘掛けがある
また、作業中の姿勢にも注意が必要です。椅子に深く腰かけ、背もたれに背を十分にあて、足裏全体が床に接した姿勢が基本姿勢となります。ディスプレイとは視距離40cm以上あけるようにしましょう。
インフラ周り
- PC
在宅勤務をするテレワーカーにとって、パソコンは必須アイテムです。
外出先でも使用できるノートパソコンがテレワークの主流になっています。会社勤務の場合、セキュリティを考慮してノートパソコンを支給している場合もあります。
デスクトップは性能が高く、ノートパソコンに比べて購入費用が抑えられるのが魅力です。
自分に合ったパソコンを選ぶようにしましょう。
- 携帯電話
会社から支給される携帯電話を使用する場合や、自分の携帯電話に通話アプリを入れる、パソコンに専用のツールを入れるソフトフォンの活用など、様々な方法が取られています。
- インターネット環境
インフラ周りにおいては、まずインターネット環境が整っていることが最優先事項です。
テレワークの場合、オンライン会議を行う場面も多くなると考えられます。そのため、自宅のインターネット回線を、高速で安定した通信を実現しやすい固定回線にすることが望ましいでしょう。固定回線よりはやや劣りますが、モバイル通信サービスもオススメです。下記にそれぞれの特徴を挙げておきますので、ご自身にあったインターネット環境を整えましょう。
・ 固定回線
高速で安定してインターネットを使用できる。Wi-Fiルーターを繋げば、スマートフォンやタブレットなどの通信機器にも使用することが可能です。申し込みから利用可能まで、工事に時間がかかるのが難点です。
・ モバイル通信サービス
工事不要のため、契約完了後すぐに使用することができます。設置場所によっては、通信速度が低下する可能性があったり、データ通信の制約があることが難点です。
- セキュリティ対策
また、セキュリティ対策に対しても十分な注意が必要です。会社から貸与されるパソコンやタブレットの端末を使用する場合、通常は会社側でセキュリティ対策が取られています。
しかし、会社から支給されたパソコンが使いにくいからなどの理由で、会社の許可なく個人のパソコンなどを使用するのは、トラブルの原因になるため厳禁です。
端末の使用やセキュリティ対策については、事前に会社のルールをよく確認しておく必要があります。
- コミュニケーションツールの活用
また、テレワークにおいては、各種コミュニケーションツールの活用も重要になってきます。
多くのコミュニケーションツールがありますが、導入がまだの場合はフリー版の「Slack」を試してみるのがオススメです。
1対1のやり取りはもちろん、プロジェクトやグループに合わせたチャンネルを無制限に作成することができます。ファイル共有も簡単にできるところや、1対1の音声通話とビデオ通話が可能なところも魅力的です。コメントに対して、絵文字でリアクションを取る嬉しい機能もあります。
どなたでも無料で始めることができるので、率先して初めてみると良いでしょう。
また、テレワーク時のコミュニケーションを快適にするのが、PDF作成ツールのAdobe Acrobatです。
Acrobatでは、一つのリンクを含めた一つのメールを共有者全員に送ることができます。複数の共有者が同じオンラインPDFに注釈やコメントを入れることができるので、ファイル共有の効率が格段に上がるのも特徴です。
クラウドを介したさまざまな機能やサービスを活用することにより、煩雑なやり取りの手間をなくし、効率的に共同作業を行うことができるようになります。
- PC
在宅勤務をするテレワーカーにとって、パソコンは必須アイテムです。
外出先でも使用できるノートパソコンがテレワークの主流になっています。
会社勤務の場合、セキュリティを考慮してノートパソコンを支給している場合もあります。
デスクトップは性能が高く、ノートパソコンに比べて購入費用が抑えられるのが魅力です。
自分に合ったパソコンを選ぶようにしましょう。
- 携帯電話
会社から支給される携帯電話を使用する場合や、自分の携帯電話に通話アプリを入れる、パソコンに専用のツールを入れる
ソフトフォンの活用など、様々な方法が取られています。
- インターネット環境
インフラ周りにおいては、まずインターネット環境が整っていることが最優先事項です。
テレワークの場合、オンライン会議を行う場面も多くなると考えられます。
そのため、自宅のインターネット回線を、高速で安定した通信を実現しやすい固定回線にすることが望ましいでしょう。
固定回線よりはやや劣りますが、モバイル通信サービスもオススメです。
下記にそれぞれの特徴を挙げておきますので、ご自身にあったインターネット環境を整えましょう。
手軽にできる！ 仕事スイッチを入れるアイデア集
自宅で仕事をする際に課題としてよく挙げられるのが、「オン・オフ」の切り替えです。
冒頭で紹介したアドビの調査でも、「時間管理が難しい」「つい仕事以外のことをしてしまう」といった意見が上がっていました。
オフィスで仕事をしているときは、通勤によって場所や気持ちの切り替えができますが、テレワークの場合はなかなか難しいかもしれません。仕事モードを「オン」にすることはもちろん大切です。ですが、それと同じように仕事を終えて「オフ」に切り替えることも大切なのです。
そこで、自宅の中でスムーズに「オン·オフ」を切り替えるアイデアをご紹介します。
身だしなみを整える
きちんと着替えて、外出可能な状態にしておくことは、ささいなことのようですが頭の切り替えに効果的です。
テレワークの場合、家から出る必要がないため、わざわざ着替えなくてもいいと感じる方も多いかもしれません。
しかし、自分なりの仕事着に着替えることによって、「今から仕事だ」と頭を切り替えることができます。急なオンライン会議などが入る可能性も考え、いつでも人前に出られるように身だしなみを整えておきましょう。
スーツとまではいかなくても、清潔感のあるきちんとした服装を心がけたいですね。また女性の場合、仕事モードに切り替えるために家の中でも軽くメイクをするという方も多いようです。
仕事に集中しやすい空間を作る
「2.まずは仕事環境を整える！テレワークに必要なインフラ整備」の項目でもご説明したように、テレワークにおいては、ストレスなく働くための空間を作り上げていくことが大切です。
できれば仕事専用の部屋を作るのが理想的ですが、部屋数が少ない·同居する家族がいるなどの理由で難しい場合も多いでしょう。
そういった場合は、まず部屋の整理整頓から始めてみてください。テレビやマンガなどの誘惑になるものを視界に入れないようにすることで、より仕事に集中しやすい環境を作ることができます。
コアタイムを決める
自宅で仕事をしていると、プライベートとの区別が付けづらいためか、オフィスにいるとき以上に仕事にのめり込んでしまう方も多いようです。
集中しすぎて疲れがたまってしまうことを避けるためにも、休憩時間（＝オフの時間）は意識的に取るようにしましょう。
また、「集中して作業する時間」＝コアタイムを自分なりに設定してスケジュール管理を行い、時間のメリハリを付けることで生産性を上げることができます。
仕事のスケジュールは家族や同居する方とも共有しておくとよいです。
また、仕事の合間に家事や育児を行う必要がある場合は、そうした時間もスケジュールの中に組み込んでおき、上司や同僚に共有しましょう。問い合わせに対応できない時間を把握してもらうことで、スムーズに仕事を進めることができます。
その他にも、この時間はインターホンが鳴っても出ない、プライベート用の電話に出ないなどのルールを設定しておくのもおすすめです。
適度な運動習慣をつける
オフィスで仕事をしているときに当たり前のように行っていた、通勤や会議室などの移動、昼食を取るために外に出るといった行動は、積み重ねると実はそれ相応の運動になっています。
テレワークではそうした習慣がなくなるため、運動不足に陥ってしまいがちです。
定期的に体操やストレッチを行うなど、運動不足の解消に努めましょう。1時間に1回は立ち上がって体を動かす、電話会議は立って行うなど、ルールを決めておくと続けやすいのでおすすめです。
気分転換の飲み物やお菓子を用意しておく
ずっと家の中で仕事をしていると、気が滅入ってきて集中できなくなることもあるでしょう。そんなときの気分転換用に、好きな飲み物やお菓子などを用意しておくのもおすすめです。
「この作業が終わったらお菓子を食べよう」というように、小さな楽しみを用意しておくと仕事がはかどるかもしれません。
まとめ
こちらの記事では、テレワークを行う際に必要な環境整備と、仕事モードに頭を切り替えるためのアイデアについてご紹介しました。
テレワークはオフィスで仕事をするのとは異なり、作業環境や時間管理など、自分なりに工夫していくことが求められます。
·机や椅子、室温や明るさなど、仕事に集中できる環境を作る
·インターネット環境やセキュリティ対策など、インフラ周りを整える
·各種コミュニケーションツールを活用する
·気持ちを切り替えるために、自分なりのルールやスケジュールを設定しておく
テレワークに慣れないうちは戸惑うこともありますが、こうした点に気を配ることで、オフィスで働くのと同じように仕事の生産性を上げることができます。
また、アドビの従業員が実際にテレワークを行って得た学びについては、こちらの記事でもご紹介しています。ぜひ合わせてご覧ください。
テレワークのベストプラクティス
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テレワークのメリットやデメリットとは？これからテレワークを導入しようと計画している方のために、テレワークの課題を乗り切るためのヒントを紹介します。
