業務効率化にツール導入は必須！選びかた＆おすすめツール

業務効率化を進めるのに便利なツールの選びかたと、さまざまな導入事例を紹介します。

目次

1. はじめに

2. 業務効率化ツール導⼊の目的と選びかた

3. 業務効率化ツールの種類

4. Acrobat を使って業務効率を格段に上げる！導入ビフォーアフター

5. まとめ

ビジネスの現場で業務効率化が必要になっている背景には、おもに「働き方改革」「人手不足」という2つの要因があります。

業務を効率化することは従業員にとってもメリットがあります。

ワークライフバランスの向上が見込めることで、家族や大切な人と過ごす時間にしたり、自分自身を磨くためのスキルアップに時間を使ったり、プライベートの時間を有意義に使うことができるようになります。従業員が新たな領域に挑戦することは、企業にとってもプラスの作用が働きます。

作業効率化を進めることは、従業員満足度を向上させ、企業の成長にもつながると考えられます。

業務効率化を進めるためのポイントは、以下の3つです。

・業務の優先順位を決める

同時に複数の仕事を抱え込んでしまうと、長時間労働につながり生産性も下がってしまいます。

緊急性・重要性の高いものから取り組むなど、優先順位付けのルールを作って“しくみ化”することで、業務効率化を図ることができます。

 ・明確な目標設定

与えられた仕事をとりあえずやっているだけでは、モチベーションが上がらず必要以上に時間がかかってしまうことがあります。

目的や目標を明確に設定することで、やる気を持って効率的に仕事ができるようになると考えられます。

・システムやツールの活用

業務効率化に役立つ、さまざまなシステムやツールのなかから、自社の課題や業務内容に合ったものを取り入れることも、効率化のひとつの方法です。

ツール導入の目的や選びかたについては、次の項目でくわしく紹介します。

業務効率化ツールを導入する目的は、大きく以下の3つに分けられます。

・⼈件費・コストの削減

コスト削減は、業務効率化の最大の目的であるといえます。ツールを活用することで業務効率化が進めば、業務時間を削減でき、その結果、人件費を抑えることができます。

・ミスを減らす

データの入力のような単純作業を人間が行なうと、気をつけていても作業ミスが発生してしまいます。起こした作業ミスの修正にさらに時間がかかってしまう、ということも起こりがちです。

自動化できる作業はツールを導入することで、人的ミスの発生を防ぐことができます。

・チームのタスク管理を容易にする

ツールによって仕事の割り振りや進捗状況を可視化することで、タスク管理がスムーズに行なえるようになります。

タスクはリスト化して整理できるので、業務の実施漏れを防ぐことができます。

業務効率化ツールを選ぶときは、以下の3点を念頭に選んでみるとよいでしょう。

・現状の課題を把握

ツールやシステムを導入する前に、まず自社やチームの現状を分析し、課題を明確にする必要があります。

たとえば、手作業による入力で時間がかかっているのであれば、自動化のシステム導入が有効と考えられます。会議のための移動時間を削減したいのであれば、コミュニケーションツールを導入するといいでしょう。

・セキュリティを考慮する

ツールの安全性については、企業側がもっとも注意したい点です。十分なセキュリティ対策が施されているツールを見極めて使い、安全に業務効率化を図りましょう。

また、データセンターやサーバーの管理体制がどのようになっているかについては、導入前に確認しておくと安心です。

・無料トライアルで使い勝手を確かめる

多くの業務効率化ツールは、1週間から1か月程度の無料トライアル期間を設けています。これを利用して試験的にツールを導入し、使い勝手を確認してから導入するかどうか判断するのがおすすめです。

この項目では、さまざまな業務効率化ツールを用途別に紹介します。

ウェブ会議

・会議室に集まらなくても、自宅や外出先などどこからでも会議に参加できます。地方や海外の拠点と遠隔でミーティングを行なえるのも便利なポイントです。

業務の⾃動化

・RPA（Robotic Process Automation）は、データ入力のような反復性の高い作業を自動化できるソフトです。人間が手作業で行なうのに比べて圧倒的に処理スピードが速いため、業務効率化に大きな効果が期待できます。

 ペーパーレス化

・社内書類や契約書などをデジタル化することで、印刷コストや保管コストを抑えることができます。

・紙の書類に比べて、申請の承認時間や書類送付の工数が大幅にカットできます。

 コミュニケーション（チャット）

 ・Slackのようなコミュニケーションツールには、おもな機能としてチャット機能があります。メールとは異なり、あいさつなどの定型文が必要なく、対面の会話のような感覚で気軽にメッセージをやり取りすることができます。

タスク・プロジェクト管理

・タスク管理ツールを使うことで、仕事の依頼漏れを防ぐことができます。

・タスクの進捗確認が簡単にできます。テレワークなど遠隔で作業をしている従業員の業務進捗の把握にも役立ちます。

 情報共有

・「どこ」に「どんな」情報が保管されているかを共有しておくことで、情報の伝え忘れや紛失を防ぐことができます。

・社内wikiを活用すると、さまざまな情報や知識を各メンバーが書き込み・編集することで、知りたいことをすばやく確認することができます。

PDFソリューションのAcrobatを活用することで、ペーパーレス化や承認作業の迅速化など、あらゆる方面から業務効率化を図ることができます。

Acrobatは、最新のサブスクリプション型Acrobatソフトウェアです。 Acrobatのおもな機能は以下の通りです。

・PDF の作成・編集

・Microsoft Officeファイルや画像ファイルをPDFに変換

・PDFを共有し、コメントやレビューを行なう

ここからは、Acrobatのさまざまな機能を使った業務効率化の事例をご紹介します。

オリエンテーション⽤の資料を制作チームに展開したい。

営業担当者からの資料は、以下の不備がある。

・資料に間違いが多い（打ち合わせ内容が反映されていない、スケジュールの日付が更新されていない、など）

・添付し忘れの紙資料がある

 〈Before〉

・PDF化前の原本資料の修正が必要。そのため、営業担当者と制作チームの間で何度も修正と確認が繰り返される。

〈After〉

・Acrobatの「PDFを編集」を使用する。制作チームは、営業担当者から送られてきたPDF資料を直接修正できる。

・紙の資料はスマホで撮影し、PDFに変換して追加する。PDFにすることで、文字の検索や編集が可能になるので、その後の資料まとめにも効率的である。

書類の申請や稟議書など、決裁者の署名捺印が必要な場面での対応。

〈Before〉

・紙ベースでの場合、決裁者の不在時など申請・回覧に時間がかかる。

・申請書類の保管にコストがかかる。

 〈After〉

 ・紙の書類の印刷が不要なので、コスト削減につながる。

・オンラインで電子サインを収集できるため、郵送のコストや手間がかからない。

 ・どのデバイスからも作業が可能なので、外出先でもサインができる。稟議の承認が停滞しない。

▼『テレワークで便利に活⽤︕Adobe Acrobat の機能』