上司も納得の報告書とは？　知っておきたい書き方のコツ

それでは早速、具体的には4つのポイントをチェックしていきましょう。

1.直属の上司と、経営層では報告書の中身を変える

報告書は、読み手の立場や状況を考えて作りましょう。直属の上司に提出するのか、さらに上位職の人たちに提出するのかによって、書くべき内容が変わってきます。

直属の上司の場合は、さらに上の部長や役員から、細かく状況を聞かれたときに、答えられるようにする必要があるので、なるべく詳細なデータ・状況をレポートするように心がけてください。反対に、上位職には詳細な数字や状況をレポートすると、そちらが気になって、細かく確認が入ったり、本題の内容に目がいかないといったことが散見されます。そのため、あえて詳細な情報は省き、裏付けとなるデータなどはシンプルにまとめるほうがいいでしょう。

2.伝えたいキーメッセージを入れる

次に意識すべきは、読み手に「どういうアクションを起こしてもらうか」です。それがないと、ただ単に情報の羅列になってしまいます。

具体的には、全ての情報を同じトーンで書くのではなく、1枚の書類のなかで「最も伝えたいキーメッセージ」を明確にして表現しましょう。結論の場合もあれば、掲出したグラフで伝えたい数字や傾向、それを踏まえての提案などが「キーメッセージ」になるケースもあります。

たとえば、売上やユーザー推移などの結果や傾向までは明記しているのに、打ち手などの提案が示さないと、読み手からすると「結局、何が言いたいんだ」という状況になりかねません。多忙を極める上位職に対しては、これは非常に失礼なこと。報告書作成の際には、自分の存在価値を示すためにも、必ず書き手の意見・解釈を添えることが、重要です。

3.読み手が知りたい内容から構成する

納得できる報告書では、「構成」も非常に重要な要素です。まずは、読み手が知りたい「結論」から書くようにしましょう。その後は結論に至るまでの経緯・理由、意見（所感）など、必要な事項を具体的に明記していきます。

曖昧な表現を避けて、体言止め（体言止めでは伝わらない部分は「ですます」調に）でまとめていきましょう。「一言で伝えるならどう表現するのか」ということを、常に意識すると、よりシャープな言葉で書けるようになってきます。

4.箇条書きで、一文は30文字に抑える

実は、文章を読むことに十分時間を取れるビジネスパーソンはそこまで多くありません。特に上位職のエグゼクティブは、いかに限られた時間で、情報武装できるかが重要なので、たくさんの情報を収集して、意思決定したいと考えています。なので、文章体ではなく箇条書きにして、一文も短く、30文字程度に収めるようにしましょう。

ヌケモレがなくなる３つのセルフチェック

左からの図表（イメージ）情報は右脳に、右からの言語情報は左脳にダイレクトに飛び込むので、読み手の脳内スピードをさらに速めることができます。意思決定に必要なデータや重要な部分は、ワンカラーで表示するなどの手段も有効です。

Illustratorで印象に残る報告書が作れる

ある研究調査では、1分間に相手に伝えられる情報量は、文字であれば300字ほど。しかし、グラフや図を使えば2000字もの情報量を伝えることができるという結果が出ています。文字のみで説明するよりも、一目見てわかるグラフや図で示したほうが、読み手にとって親切かつ、速く多く印象に残る情報を伝えられます。

Adobe Illustratorのような自由度の高いグラフィックデザインソフトを使えば、趣向を凝らした自作のグラフやインフォグラフィックなどが作成できます。統一感のあるビジュアルフォーマットにより信頼が生まれ、さらに上位職のアクションを促進させることができるでしょう。

また、Adobe Fontsには、ビジネスに向いたフォントも多数揃っており、読み手や用途に合わせて自由に活用できます。

上位職からの直しもなくなり、評価も高まる

「上司を納得させる報告書のコツ」をつかめれば、よりスピーディーに報告書を作成できるだけでなく、上位職からの差し戻しなどもぐっと減り、仕事の手間も掛からなくなり、しいては社内の評価にもつながります。

視認性や可読性の高い書体や図表のポイントを抑えたら、Adobeのツールを活用して、さらに手応えを感じられる提案を目指しましょう。