ストーリーが組み立てられたら、そのストーリーに沿って文書を作成していきます。ここで、過去の失敗例をもう一度思い出してみましょう。情報量が多く、しかも文字ばかりの提案書は、内容が伝わりづらく、読み手の興味も薄れてしまいがちです。文字はできる限り減らして、1枚の写真、1つの絵で即座に内容が伝わるようなビジュアル作りを目指しましょう。

さて、提案書で使用する写真を、あなたならどうやって探しますか。提案の段階ではなかなかコストもかけられず、Webから無料で使えるものを探したり、イメージを喚起するようなシーンがあれば自分で撮影してしまうこともあるでしょう。

ただ、写真のクオリティは重要です。写真の見た目が悪いことで逆に相手の理解を妨げたり、印象を悪くしてしまうこともあります。下の左の写真は、自社サービスによって社内コミュニケーションが改善され、仕事にゆとりが生まれる様子を表すために用いる写真だとします。

しかし、窓から差し込む逆光のせいか、リモート会議を済ませてくつろぐ女性社員の表情が影で暗くなってしまい、また写真全体に色味もなく、どこか殺風景な雰囲気に感じます。これでは、相手に良い印象を与えるのは難しいでしょう。多少見た目の良くない写真でも、色味や明るさ、コントラストなどを調整することで、その印象はガラリと変わります。

PowerPointでも多少画質を調整する機能がありますが、あくまで簡易的なもので、思い通りに仕上げるには限界があります。Adobe Photoshopのような専用ツールを使用すれば、写真の気になる部分を細かく調整することができ、印象に残る色鮮やかな写真に仕上げることができます。

いくら写真のクオリティが良くても、何を伝えたいのかを理解してもらえなければ意味がありません。そこで重要になるのが、写真の構図です。構図は写真を撮影する際に決めるものですが、撮影後の写真でもトリミング（切り抜き）を行うことで構図を変えることができます。下の左の写真は、写真の中に色々な要素が含まれています。

この写真で伝えたいのは、リモート会議を手早く済ませた社員のゆとりのある表情です。その重要な部分が他の要素の中に埋もれてしまって目立たなくなっています。こうした場合は、右の写真のように、重要な部分を切り出して大きく見せることで、写真の意図が見る人にすばやく的確に伝わるようになります。

写真と文字を組み合わせたデザインにすると、インパクトがあり、ページを開いたときに印象を残すことができます。ただし、写真の影響で文字が読みにくくならないように注意しましょう。写真の中にうまい具合に文字を入れるスペースがあれば良いですが、そのような写真ばかりではありません。

下の左の写真は背景が複雑で、文字が読みにくくなっています。こうした場合、写真をトリミングして文字を入れる余白を作るか、右の写真のようにグラデーションを使って余白を作成することで、写真の雰囲気を生かしたまま文字の視認性を上げることができます。

ある研究調査では、1分間に相手に伝えられる情報量は、文字であれば300字程度、グラフや図を使えば2,000字分ほどの情報を伝えることができるという結果が出ています。つまり文字で説明するよりも、一目見てわかるグラフや図で示したほうが、はるかに速く、多く、印象的に情報を伝えることができるのです。

情報を視覚的に表現するものとして、インフォグラフィックがあります。身近なもので標識、案内図、地図、路線図などに用いられ、近年ではプレゼンテーションといったシーンでも目にする機会が増えています。単にグラフを作成するだけならExcelなどで十分ですが、色や形がばらけ、せっかく作ったストーリーとビジュアルの関係性が保たれなくなります。グラフの見せ方を工夫したり、アイコン、イラスト、文字、数字などを組み合わせたりすることで、よりわかりやすく印象に残る提案が可能になります。

Adobe Illustrator のような自由度の高いグラフィック編集ツールを使って、趣向を凝らした自作のインフォグラフィックなら、綺麗でみやすいだけでなく、統一されたビジュアルフォーマットが信頼を促し、さらに相手をその気にさせることができるでしょう。

最後に作成した提案書の写真やグラフィックを、別の提案書でも使わせて欲しいと依頼されることもあるでしょう。しかし、文書はPowerPointで、写真はPhotoshopで、グラフィックはIllustratorでといったように別々のツールで制作していた場合、それらを他のメンバーと共有し、使いまわしていくのはちょっと大変です。

Adobe Creative Cloud のサービスの1つに、Creative Cloudライブラリという機能があります。この機能は、PhotoshopやIllustrator で作成した素材をクラウド上のライブラリに保存しておくことで、PhotoshopやIllustratorはもちろん、PowerPoint と Word のパネルからいつでも簡単に取り出して使うことができます。写真やグラフィックだけでなく、カラーやテキスト、文字/段落スタイルなども共有できるので、素材の流用や共同作業が大幅に効率的になるでしょう。

段階を踏んで徐々にその提案が必要だと思わせる「ストーリー作り」、それをわかりやすく伝えるための「ビジュアル作り」。この2つを実践するだけでも、相手はその気になってあなたの提案書を社内や上長に共有してくれるでしょう。

昨今、「クリエイティビティ」や「創造性」という言葉がビジネスの世界にも浸透してきました。ビジネスの現場では、創造性に富んだ革新的な方法で課題に取り組む「創造的問題解決能力」など新しいスキルが求められています。今やデザイナーが作るポスターやチラシと同様に、皆さんが日頃作成している提案書や企画書などのビジネス文書にも、クリエイティビティが重要視されるようになっています。

ぜひ創造性を働かせて、新たなビジネスの第一歩を踏み出してください。第2回、企画書の作り方では、提案書に比べて情報量が多くなる企画書を、どのようにしたら見やすく、わかりやすい文書にできるか、レイアウトや文字組などを中心に詳しく説明していきたいと思います。