【PDFをOCRでテキスト認識】オンラインでWordやExcelに変換も
昨今、ビジネスシーンや日常生活の中でもペーパーレス化が進み、様々な書類をPDF形式で扱うことが増えてきました。
その中で、PDFファイルのテキストをコピーしたり検索したりして、資料の作成や管理を効率よく行いたいという場面もあるでしょう。
そんなときに便利なのが、OCR（文字認識機能）です。
本記事では、OCRの基本やOCRのメリットをわかりやすく解説しながら、PDFをOCRでテキスト認識する方法を紹介します。
また、PDFのテキストを抽出して、Microsoft WordやExcelですぐ使いたいという方のために、無料のオンラインツールで「PDFをWordやExcelへ変換・編集する方法」もご紹介します。
今すぐ使いたい方は、以下のリンクからぜひお試しください。
アップロードしたファイルは暗号化され、短時間でサーバーから削除されるので、安全にお使いいただけます。
OCRとは
OCR（オーシーアール）とは、光学文字認識（Optical Character Recognition）の略で、PDFファイルの中からコンピューターが文字を自動で識別し、デジタルのテキストデータに変換する技術のことです。
通常、PDFファイルに記載された文字は画像データの一部となり、基本的にはテキストのコピーや検索はできません。
しかし、OCR機能がついたツールを使ってスキャンすれば、テキスト情報が自動で文字認識され、テキストのコピーや検索が可能なPDFファイルとして保存できます。
また、 OCRを使えば、PDFだけでなくJPEGやPNGといった画像内の文字認識もできます。
レシートや領収書をスマホのカメラで撮影するだけで、自動で内容を読み取ってデータ化する家計簿アプリや経費精算アプリなどは、OCRを使っている場合があります。
1．データ入力や資料作成を効率化できる
OCRを使えば、データ入力にかかる時間や労力を大幅に削減できます。
例えば、単純に紙の書類をスキャンしてPDFデータにしても、文字が認識されないため、テキストをコピーすることはできません。
そのため、紙の書類をデジタルデータへ変換しようとすると、手入力の作業が必要です。
しかし、OCR機能がついたスキャナーを使えば、紙の書類をスキャンするだけで文字をテキストデータとしてコピーできるようになり、他の文書へ利用できます。
あわせて、手入力の際に起こりがちなデータの読み間違いや打ち間違いなどの人的ミスを減らせるメリットもあります。
2．PDFでの文書管理を効率化できる
OCRにより、PDF内のテキストを検索できるようになります。
一般的なPDFファイルの場合、ファイル名や日付での検索はできますが、PDFに記載されている内容までは検索できません。
そのため、PDFの内容を検索したい場合は、一つひとつ目視での確認が必要です。
しかし、OCRを使ってスキャンや保存をしたPDFであれば、PDF内の文字がテキストデータとして認識されます。
WordやExcelなどと同様に、PDFファイル内のテキストを検索でき、短時間で目的の情報や資料を見つけることが可能です。
情報の検索性が大幅にアップするため、これまで資料を探すのにかかっていた時間を削減し、効率的に文書管理ができます。
また、情報や資料の共有もスムーズになるため、業務全体の効率化にもつながるでしょう。
ここまで、OCRを使うメリットについて解説しました。
次の章では「PDFファイルのテキストをコピーして、WordやExcelで使いたい」という方に、オススメの方法を紹介します。
それは「無料のツールを使って、PDFをWordやExcelへ変換する」という方法です。
PDFファイル内のテキストをコピーし、WordやExcelに貼り付けて使うのであれば、OCRを使うよりも、ファイルの形式ごと変換してしまう方がスムーズに編集できて便利です。
ここまで、OCRを使うメリットについて解説しました。
次の章では「PDFファイルのテキストをコピーして、WordやExcelで使いたい」という方に、オススメの方法を紹介します。
それは「無料のツールを使って、PDFをWordやExcelへ変換する」という方法です。
PDFファイル内のテキストをコピーし、WordやExcelに貼り付けて使うのであれば、OCRを使うよりも、ファイルの形式ごと変換してしまう方がスムーズに編集できて便利です。
【無料】PDFのテキストをWordやExcelで使用する方法
PDFファイル内のテキストをWordやExcelで使いたい場合は、PDFをWordやExcel形式に変換しましょう。
特に、何ページにもわたるPDFファイルの場合、1ページずつテキストをコピーするより、PDFを一気にWordやExcelに変換する方が効率的です。
無料のPDF編集ツール「Adobe Acrobat オンラインツール」なら、あっという間にPDFファイルをWordやExcelファイルに変換できます。
変換方法は「PDFファイルをアップロードするだけ」なので、とてもカンタンです。
ここからは、Acrobat オンラインツールを使ったPDFからWordへの変換手順を解説しますが、基本的にExcelの場合も操作手順は同じです。
以下の動画でも手順を解説していますので、お好みの方法でご確認ください。
【手順1】変換したいファイルをアップロードする
「PDFをWordに変換」のページへアクセスします。
ExcelやPowerPointへ変換したい場合は、以下のリンクから同じ手順で変換してください。
変換したいPDFファイルを、「ファイルを選択」から選択するか、グレーの破線で囲われたエリアにドラッグ＆ドロップしてください。
すると、自動的にPDFファイルがアップロードされ、あっという間にWordファイルに変換されます。
【手順2】Wordファイルをダウンロードする
画面左上に「ダウンロード」のボタンが表示されるので、クリックしてWordファイルをダウンロードしましょう。
ファイル形式を変換した際、文字化けしたり、テキストがうまく読み取れなかったりする場合は、OCR機能がついたスキャナーやアプリで元の書類をスキャンし直してみましょう。
OCR機能がついた無料のスマホアプリ「Adobe Scan」なら、スマホのカメラを使って手軽に紙の書類をスキャンできます。
記事の後半でも詳しく紹介していますので、以下のリンクから参照してください。
【有料】PDFのまま、OCRでテキスト認識・検索可能にする方法
様々な無料のOCRツールがありますが、レイアウトが複雑だったりページ数が多かったりすると、うまくテキストデータを抽出できないこともあります。
そんなときは、有料のOCRツールを使ってみましょう。
有償の「Adobe Acrobat Pro」のプランを契約すれば、OCRを使って、PDFのままテキスト認識や検索が可能です。
無料お試し版でもOCRをはじめ、すべての機能が使えるため、ぜひお試しください。
（無料お試し版の利用可能期間は7日間です）
ここからは「Adobe Acrobat Pro」の無料お試し版で、OCRを使う方法をわかりやすく解説します。
PDFではなく画像内のテキストデータを読み取りたい場合も、手順は同じです。
OCRの使用方法はとてもカンタンで、PDFファイルをAdobe Acrobat Proで開いて「テキスト認識」をクリックするだけ。
早速試してみましょう。
【手順1】「スキャンとOCR」を開く
Adobe Acrobat ProのOCRページで「無料で始める」ボタンをクリックし、メールアドレスや必要な情報を入力しましょう。
Adobe IDを既にお持ちの場合は、ログインしてください。
手順に沿って、Adobe Acrobat Proのデスクトップアプリをインストールします。
【手順2】ファイルを選択して「テキスト認識」をクリックする
「ファイルを選択」をクリックして、OCRを使いたいPDFファイルを選択したら、「開始」ボタンをクリックします。
複数のPDFファイルを選択したい場合は、画面下部の「または複数のファイル内のテキストを認識」をクリックして、ファイルを追加しましょう。
左側のメニューバーにある「このファイル」→「テキスト認識」をクリックすると、OCRが実行され、テキストを選択・コピーできるようになります。
もちろん、ページ内のテキスト検索も可能です。
うまくテキスト認識ができない場合の対処法は、次の章で解説しています。
テキストがうまく読み取れない場合の対処法
OCRを使ったものの、テキストがうまく認識されなかったり、読み取り後のテキストが間違っていたりする場合もあります。
そんなときは、元のPDFファイルや画像を補正したり、スキャンし直したりしてみましょう。
以下で紹介する3つの対処法を試してみてください。
対処法1．Adobe Acrobat Proの補正機能を使う
元のPDFや画像が暗かったり、文字がゆがんだりしている場合は、テキストが正確に認識されません。
そんなときは、先ほどご紹介した「Adobe Acrobat Pro」の「スキャンとOCR」の補正機能を使ってみましょう。
元のPDFや画像を調整して、テキストを読み取りやすく補正できます。
画像補正の詳しい方法は、以下のリンクから参照してください。
対処法2．高解像度でスキャンする
紙の書類をスキャンしたPDFファイルや画像の場合、スキャン時の解像度が低いと文字がぼやけてしまい、テキストがうまく認識されないことがあります。
その場合、400〜600dpi程度の高解像度でスキャンし直してみましょう。
また、スキャンする際は、できるだけ書類が傾かないよう真っ直ぐにすると、読み取り精度が上がります。
対処法3．OCR機能がついているスキャナーでスキャンする
手元に紙の書類がある場合は、OCR機能がついているスキャナーでスキャンし直すのも一つの手です。
OCR機能がついた無料のスキャンアプリ「Adobe Scan」なら、スマホで撮影するのと同じ要領で、紙の書類やホワイトボードの内容を、テキストデータが読み取れるPDF形式で保存できます。
お使いのスマホのOSに合わせて、以下のリンクからAdobe Scanのアプリをダウンロードしてお試しください。
PDFをOCRでテキスト認識・編集するなら、3つの「アドビ」ツールが便利
OCRを使えば、PDFファイルを見ながら手作業でテキストを入力したり、目視で検索したりする必要はもうありません。
本記事で紹介した3つのアドビツールで、PDFに関する作業を効率化して、時間やコストの削減に役立てましょう。
用途別に使いやすいツールをそれぞれご紹介します。
1．PDFのテキストをWordやExcelで使うなら「Adobe Acrobat オンラインツール」
「Adobe Acrobat オンラインツール」は、ブラウザでPDFの変換や編集ができる無料のオンラインツールです。
WindowsやMacなどのOSや、PC・スマホといったデバイスを問わず、手軽に利用できます。
⚫️Acrobat オンラインツールの特長
1．オンラインで安全に使える
オンライン上へアップロードされた情報は暗号化され、データは短時間の内にサーバーから削除されるので、安全に使えます。
会社の規定でインストール型のツールは使用できない、という人にもオススメです。
2．ドラッグ＆ドロップで直感的に操作できる
基本操作はツール画面にファイルをドラッグ＆ドロップするだけ。
画面上で目的に合った機能を選ぶだけで、細かな操作を覚えなくてもPDFの変換があっという間に完了します。
3．無料で20種類以上のPDF編集作業ができる
以下のような、PDFに関する20以上の機能を無料で使えます。
以下の記事では、Acrobat オンラインツールで使える機能と詳しい使い方を紹介していますので、PDFの効率的な編集にぜひお役立てください。
2．PDFのまま、OCRでテキスト認識・検索するなら「Adobe Acrobat Pro」
有料の「Adobe Acrobat Pro」は、PDFの変換や編集、パスワード保護といった機能はもちろん、OCRや機密情報の墨消し、電子サイン機能など様々なPDF機能を網羅するデスクトップアプリです。
⚫️Adobe Acrobat Proの特長
1．OCRをはじめ、PDFの変換や編集、電子サインなどあらゆるPDF機能が使える
OCRの方法は、PDFファイルをAdobe Acrobat Proで開いて「テキスト認識」をクリックするだけと、とてもカンタン。
他にも、PDFの変換や編集、電子サインなどあらゆるPDFの機能をワンストップで使えます。
2．2つのPDFを比較して差分をチェックできる
修正前のPDFと修正後のPDFといった、異なる2つのPDFファイルを読み込ませて、変更点や差分をカンタンにチェックできます。
3．墨消し機能で重要情報を保護できる
PDFファイルに記載されている個人情報や機密情報を、墨消し機能で隠せます。
単に文字を色や図形で隠すのではなく、該当箇所のデータ自体を削除するため、重要な情報を保護しながらPDFファイルを共有できます。
PDFの編集作業を頻繁に行う方は、まずは7日間の無料お試し期間で、使い勝手を試してみてください。
3．紙の書類を撮影してOCRでテキスト認識するなら「Adobe Scan」
無料のスキャンアプリ「Adobe Scan」は、スマホで手軽に紙の書類をPDFに変換できるツールです。
AIによる鮮明なスキャン機能や、PDFファイル内の文字認識ができるOCR機能を兼ね備えているため、クリアで読みやすく、テキストのコピーや検索が可能なPDFファイルに変換できるのがメリットです。
⚫️Adobe Scanの特長
1．紙の書類をスマホでカンタンにPDFに変換できる
スマホのカメラで撮影するのと同じ要領で、紙の書類やホワイトボードなどの内容を手軽にPDFに変換できます。
AIによる画像補正で、読みやすく鮮明なPDFを作成します。
2．OCRによりPDFのテキストを文字情報として認識する
OCR機能がついているため、Adobe Scanでスキャンしたデータは、テキストのコピーや検索が可能なPDFファイルとして保存できます。
3．変換後のPDFファイルをPCでも編集できる
Adobe ScanでPDFに変換したデータは、自動でアドビのクラウドストレージに保存されるため、PCからアクセスして編集することも可能です。
OCRやファイル形式の変換ツールを使えば、どなたでもスピーディーにPDFを活用した資料作成や管理ができます。
PDFの作業にかかる時間やコストの削減にぜひお役立てください。
（執筆：ウェブライダー）
https://milo.adobe.com/libs/img/mnemonics/svg/acrobat-pro-64.svg
ぜひAdobe Acrobatオンラインツールをお試しください
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