議事録の上手い人が実践している書き方【メモ取りのコツや作成例も】

1．要約型の議事録

要約型の議事録では、議論の要点や結論、決定事項のみをまとめます。

時系列に沿って発言者および発言内容を記録するのではなく、トピックごとに議論の要点をまとめるようにしましょう。

要約型の形式は、誰が何を言ったのかよりも、議論の「概要」や「決定事項」が重視される場合に適しています。

例えば、日常的なチームミーティングや、プロジェクトの進行状況を確認する会議などで用いられるケースが多いです。

2．時系列型の議事録

時系列型の議事録では、会議の内容を時系列に沿ってまとめます。

発言者ごとに発言内容を要約し、会議がどのように進行し、どのような経緯で結論が出たかがわかるように記録しましょう。

時系列型の議事録は、取締役会といった公式な会議や、重要な決定がなされる会議など、結論に至るプロセスも重視される会議で用いられます。

また、参加者がそれぞれ異なる意見を持っている場合や、顧客からの問い合わせ対応を記録する場合などにも便利です。

続いて、議事録の基本的な構成要素を解説します。

構成要素を把握しておくと、具体的にどのような議事録を取ればよいのかがわかります。

会議前に、ここで紹介した7項目を議事録用のドキュメントやノートに転記しておくと、会議中のメモが取りやすくなります。

議事録のテンプレートとして、ぜひ活用してみてください。

続いては、議事録作成の具体的なコツを、会議前、会議中、会議後のプロセスに分けてご紹介します。

1．会議前の準備

議事録は会議中に取ったメモをもとに作成するので、「会議前の準備」と聞いてもピンとこない方も多いでしょう。

しかし、精度の高い議事録を取れるかどうかは「会議前の準備に左右される」と言っても過言ではありません。会議の進行についていけず、あとから自分のメモを見ても会議の内容がよくわからなかった・・・という事態にならないよう、事前にしっかりと準備をしておきましょう。

事前にしておくべき準備は、主に以下の4つです。

1. 会議の目的や流れを把握しておく
2. 議事録を取る目的を把握しておく
3. 参加者の名前と敬称の付け方を知っておく
4. IMEの単語登録をしておく（PCの場合）

2．会議中のメモ取り

議事録作成の中で特に難易度が高いのが、この「会議中のメモ取り」です。

会議中にメモを取る際には、とにかくスピードが重要です。

会議で発言されている内容を一言一句逃さずに記録しようとすると、とても間に合いません。効率的にメモを取るために、以下の4つのコツを知っておきましょう。

1. キレイに取ろうとしない
2. 略語を用いる
3. 記号や装飾を有効活用する（PCの場合）
4. 図を有効活用する（手書きの場合）

3．会議後の文章調整

会議後は、会議中に取ったメモをもとに、文章を調整します。

関係者にできるだけ早く議事録を共有するために、ここでもスピード感が重要です。

以下の5つのコツを意識しながら、スピーディかつ効率的に文章を調整してください。

1. 記憶が鮮明なうちに文章を調整する
2. 構成に沿って情報の順序を入れ替える
3. 自分以外が読んでも理解できる文章にする
4. 要点を端的に記載する
5. 提出前にフィードバックしてもらう

▼例1（西暦を4桁で表すパターン）

20230509_エアリス開発会議

▼例2（西暦を下2桁で表すパターン）

230509_エアリス開発会議

同じ日に同テーマで複数の会議を行った場合は、末尾に数字を付けて、何回目の会議の議事録なのかがわかるようにしましょう。

▼例3

230508_エアリス開発会議_001

ただし、会社や共有先でファイルの命名ルールが決まっている場合は、その命名ルールに従ったほうがよいでしょう。

個人の判断で命名ルールを変えてしまうと、ファイル名に統一感がなくなったり、ファイルを見付けにくくなったりして、他の人にとって不便になる可能性があるからです。

特に確認してほしい事柄は、共有時のメッセージで伝える

急ぎで対応してほしいタスクや、認識のすり合わせをしておきたい箇所など、議事録の中で特に確認してほしい事柄がある場合には、議事録を共有する際に伝えておきましょう。

相手が忙しい場合、議事録の中身をすべて確認しきれないことが多いので、最低限、確認してもらいたい箇所を伝えておくと安心です。

共有後に修正した場合は、早めに関係者に再共有する

議事録の共有後、数値の間違いや認識のズレなどが発覚した際は、できるだけ早く修正し、再度共有します。

修正や再度の共有に時間がかかりそうな場合は、修正がある旨だけでも早めに伝えておくとよいでしょう。

社内会議の備忘録程度であれば、修正した最新版を再度共有すれば問題ありません。

社外の人にも共有している議事録の場合は、何を修正したのかをわかりやすく示して再度共有しましょう。

共有先が社内であっても社外であっても、議事録はできるだけ修正せずに済むほうがよいのは言うまでもないことです。特に、社外に共有する議事録に修正が入ると、信頼を失うことにつながりかねません。

共有後に修正する可能性を最小限にするためにも、先ほど紹介したように、共有前にフィードバックを受けることは重要です。

PDFファイル形式での共有を検討する

議事録を共有する際には、ファイル形式にも気を配りましょう。

そこでオススメしたいのが、PDF形式での共有です。

PDF形式の文書は、改ざんされにくく、フォントやレイアウトがデバイスやOSなどの環境に影響されないため、特に社外の人に共有する際にオススメです。

Adobe Acrobat オンラインツールの「WordをPDFに変換」機能を使えば、Wordで作った議事録をオンライン上でカンタンにPDF変換できます。PDF変換後は、「PDFを編集」機能で注釈コメントを入れたり、「PDFを保護」機能を使ってパスワードをかけたりすることも可能です。

そのほか、メール添付やファイル共有のためにファイルサイズを圧縮・軽量化できる「PDFを圧縮」機能など、25を超える便利な機能が使えます。

有償版のAdobe Acrobat Proなら、Acrobat オンラインツールの全機能を回数無制限で使えます。それに加えて、電子署名や墨消しといった機能もご利用可能です。（※Creative Cloudのコンプリートプランを既にご契約中の方も、回数の制限なく全機能をお使いいただけます）

ぜひ一度、以下のリンクより、WordファイルのPDF変換機能をお試しください。

Word形式のファイルをPDFに変換

WordをPDFに変換する以外にも、Acrobat オンラインツールには、ビジネスシーンで役立つ便利な機能が多数用意されています。

詳しい使い方については、以下の記事を参照してください。

はじめてのAdobe Acrobat オンラインツール完全ガイド（概略版）

ここまで、議事録の取り方と共有する際のコツを紹介してきました。

この記事で紹介したコツを意識していただくことで、きっと議事録をうまく取れるようになるはずです。

続いて、会議中にメモを取る方法を6つご紹介します。

■アウトラインツール（アウトライナー、アウトラインプロセッサー）

アウトライン、つまり文章の概要を作成するのに特化したツールで、情報を箇条書きで記録するのに適しています。

情報の階層化がしやすい、順序の入れ替えが容易である、といった特徴があります。またツールによっては、階層化した情報のうち、必要な部分だけを表示し、他の部分は折りたたむといった使い方ができるものもあります。ただし、アウトラインツールに取ったメモはそのままの形式で共有するのが難しいため、議事録として他の人に共有する際には、PDFファイルやテキストファイルなどの一般的なフォーマットへのエクスポートが必要です。

2．ノートとペンで手書きする

顧客へのヒアリングやセミナーに参加している際など、PCでメモを取るとタイピングの音が気になるような場面では、手書きでメモを取るとよいでしょう。

ノートは基本的に何を使ってもよいですが、議事録用に特化したノートも販売されています。また、ペンはなるべく書き心地のよいものを使うと、スピーディかつ気持ちよくメモを取れます。

手書きでメモを取るメリットは、自由な形式で情報を記録できるため、図や矢印などを使用して情報の構造や関係性を視覚化しやすい点です。

一方、ノートの紛失や汚損といったリスクがあったり、物理的な保管スペースが必要になったりといったデメリットもあります。また、関係者に議事録を共有するためにPCで入力しなおす必要がある場合は、二度手間になってしまいます。PC内で保存しておく場合に比べて、検索性が悪いというデメリットもあります。

3．録画データをメモ代わりにする

オンライン会議の場合、画面を録画しておき、録画データをメモ代わりにするのも手段のひとつです。

参加者全員でディスカッションする会議や、顧客と1対1でやりとりする際など、メモを取る余裕がない場合には、特に向いています。また、会議の詳細をすべて記録しておけるため、取締役会のように詳細な議事録が必要な場合のメモとしても有用です。

注意点としては、長時間の録画データは容量が大きくなるため、データの保管場所を確保する必要がある点です。また、当然ながら、録画する際には、事前に出席者から許可を取っておく必要があります。

録画データは、文字起こしツールを使って自動でテキスト化することもできます。

ただし、文字起こしツールの精度は完璧ではないため、文字起こしされたテキストが間違っている可能性もあります。また、文字起こしだけでは議事録として使いづらいので、内容を要約したり情報の順番を入れ替えたりといった編集は必要です。さらに、文字起こしツールを利用すると、録画データを外部サーバーに送信することになるため、データがAIの機械学習に使われないかなど、文字起こしツールの規約の確認も必要です。

4．録音データをメモ代わりにする

ボイスレコーダーやスマホの録音機能を使って会議の内容を録音しておき、録音データをメモ代わりにすることもできます。オンラインでもオフラインでも手軽に実践できる方法です。

動画データに比べてファイル容量を押さえられるため、データの保管場所にそれほど困りません。また、先ほど紹介した録画の場合と同様、文字起こしツールを使って自動でテキスト化することもできます。

ただし文字起こしツールを使う際には、録画の場合と同様、ツールの精度が不完全だったり、文字起こしだけでは議事録として使いづらかったりといった注意点もあります。また、事前に出席者から許可をとっておく必要がある点も、録画の場合と同じです。

5．ホワイトボードの写真を撮る

会議でホワイトボードが使われた場合は、写真に撮って議事録用のメモにできます。

ホワイトボードに図やロジックツリーが描かれた場合には、写真そのものを議事録の参考資料として添付するのもよいでしょう。

「Adobe Scan」というスキャンアプリを使えば、撮影したホワイトボードの画像をPDFファイルに変換できます。

ホワイトボードは、会議中のアイデアや概念を視覚的に表現したり、複数の意見を図や矢印でつなげたりまとめたりするのに便利なため、ディスカッションやブレスト（ブレインストーミング）との相性がよい点が特徴です。ただし、文字が読みにくかったり、ホワイトボードに書かれた情報だけでは会議の内容を把握するのが難しかったりするケースもあるので、注意してください。

なお「ホワイトボード」というと、会議室に設置されている横長のボードが真っ先に頭に浮かびますが、オンラインで使用できるホワイトボードツールもあります。「ホワイトボード　オンライン」といったキーワードで検索すると、多数のオンラインホワイトボードツールが見つかります。

6．AI議事録作成ツールを使う

AIを使った議事録作成ツールも存在します。

録音から文字起こしまでのプロセスを自動化できるだけでなく、要点を抽出したり発言者を区別したりといった機能をもつものもあります。

最大のメリットは、議事録作成にかかる手間が減り、業務を効率化できる点です。

ただし、音声認識した内容が外部サーバーに保存されるツールの場合、セキュリティ上の問題が生じる可能性があります。また、人間のように議論の流れを理解したり、言葉の微妙なニュアンスや感情といった要素を捉えたりするのは、現時点では難しいです。

そのため、あくまでも議事録用のメモを取るためのツールとして使うのがよいでしょう。

ここで紹介した内容を参考に、ぜひ自分にあったメモ取りの方法を見付けてください。

最後に、議事録作成によって得られる様々なメリットを紹介します。メリットを知ることで、より意欲的に議事録作成に取り組めるようになるはずです。ぜひチェックしてみてください。

議事録作成のメリット

議事録作成には、様々なメリットがあります。ここでは、主なメリットを3つ紹介します。

1．会議を客観視できる

議事録の作成は「情報を構造化してまとめる」作業でもあるため、会議全体を俯瞰するきっかけになります。全体を俯瞰することで、会議の内容理解が深まり、新たな視点が得られるはずです。そのほか、議事録を後日振り返ることで、会議中に見落としていたポイントに気づけることもあります。

また、会議に参加していなかった人に議事録を共有することで、新たな視点や意見を得られることもあるでしょう。

2．次回の会議のアジェンダ作成に役立つ

議事録を共有することで、議論の進捗状況について共通認識が持ちやすくなります。その結果、次回の会議で議論すべき内容を決めやすくなり、アジェンダ作成もスムーズになります。的確なアジェンダがあれば、会議は一層効率的に進行できます。

3．短時間で情報をまとめるスキルが身に付く

見落とされがちですが、議事録作成は文書作成の基礎を学ぶのにも役立ちます。

議事録は、共有された人が「できるだけ短時間で」「正確に」会議内容を理解できるように作成する必要があります。そのため、議事録作成を通じて、話の構造や要点を見極めて要約し、わかりやすい文章で伝える力が鍛えられます。

このスキルが身につくと、議事録作成だけでなく、メールでのコミュニケーションや資料作成など、テキストを使った仕事全般がよりスムーズに進むようになるでしょう。