覚書とは？契約書との違いや書き方などを解説【無料テンプレート】

このように、覚書を使うと確認の手間が省け、時間やコストを大幅に節約できます。

例えばリーガルチェックの際、覚書には変更点のみが記載されるため確認の範囲が限定され、作業にかかるコストが抑えられます。

また、契約書全体を再印刷・郵送する必要もなくなるため、印刷費や郵送費も削減可能です。さらに、契約内容の変更を記録として残せるため、特に長期的な取引において役立ちます。

契約前に合意内容を確認する場合

正式な契約書を作成する前段階において、当事者間で合意した重要な条件や取り決めを確認するのに覚書を締結します。例えば商談が進行するなか、取引条件や責任分担を明確にするために覚書を交わし、その後に正式な契約書を作成するケースが挙げられます。

契約締結前後に諸条件を決定する場合

商取引では、契約を結ぶ時点で、金額や納期などの具体的な条件が決まっていないケースがあります。条件が整うのを待つと取引が遅れてしまうため、まずは覚書を作成し、条件が確定した後で正式な契約書を交わすことも少なくありません。

また、契約書に「後日協議して決定する」と記載したうえで契約を締結し、その後に協議した内容を覚書にまとめるケースもあります。

このように覚書を活用することで、契約をスムーズに進めつつ、細かい条件は後から決めることが可能です。

契約締結後に契約書の内容を変更する場合

実際の商取引では、契約後に経営状況や取引条件が変わり、契約内容の修正が必要になることがあります。この場合、すぐに契約書を再作成せず、まずは覚書を交わして変更内容を確認し、双方の合意を証明することが一般的です。

例えば、契約金額や納期が変更された場合、覚書を作成してその内容を記録し、その後正式な契約書に反映させます。

ちなみに、こうした覚書には「変更契約書」という表題（タイトル）が付けられることもあります。

覚書と契約書の違い

覚書と契約書の違いは、法的拘束力の強さとその目的にあります。

契約書は、双方の当事者が法的に拘束される合意を明確化し、証拠としての役割を果たす正式な文書です。これに対し、覚書は、既存の契約を補足したり、正式な契約に先立って仮の合意内容を記録するために使用されることが多いです。

覚書と念書の違い

覚書と念書は、どちらも約束や合意を文書に残すものですが、役割と使い方が異なります。

覚書は、当事者双方が合意した内容を記録し、両者が記名・押印をするものです。契約や取引に関する確認や補足事項をまとめ、双方の合意を証明するために使用されます。

そして、念書は特定の約束や義務を文書にし、証拠として念のために書き写しておく文書です。通常、念書は受け取る側が記名・押印せず、一方的に差し出されます。

つまり、覚書は双方の確認が必要な合意事項を記録するのに対し、念書は一方の確約を示す文書です。なお、代表的な念書には以下のような文書があります。

• 借用書：お金を借りる際に作成される文書
• 誓約書：一方的な約束を記録する文書
• 確約書：取引や契約の履行を確約する文書

また、保管方法にも違いがあります。覚書は双方が保管するのに対し、念書は受け取った側が基本的に保管します。これも覚書と念書の違いのひとつです。

覚書と合意書の違い

合意書は、当事者間で合意した内容を記録し、証拠化するための文書であり、契約書と同様の法的効力を持つことがあります。覚書は既存の契約を補足したり、正式な契約に先立って合意内容を記録するために使用されますが、合意書と覚書の違いは、文書の表題（タイトル）や内容に依存し、正式な定義はありません。

それぞれの概要を押さえたところで、続いては覚書の記載事項と、具体的な記載例について詳しく確認していきましょう。

【メリット１】コスト削減になる

紙の覚書だと、印刷や郵送にお金がかかるうえに、それを管理するための人件費も必要です。しかし、電子化すれば、これらの費用がかからなくなります。また、電子契約では印紙を貼る必要がないため、印紙税もかかりません。そのため、電子化するだけでコストを減らせます。

【メリット2】書類管理が楽になる

電子化した覚書はデータとして保存できるため、保管場所に困りません。さらに、必要なときにすぐに検索して見つけられ、書類を探す手間が省けます。また、データをバックアップしておけば、万が一データが消えても安心です。紙の書類に比べて、紛失や破損のリスクもなく、安全に管理できます。

関連：電子帳簿保存法をわかりやすく解説。対応方法や改正法のポイント

【個人向け】覚書のテンプレート

個人間のやり取りに使う、覚書のテンプレートです。

【個人向け】覚書のテンプレートをダウンロードする（PDF）

【法人向け】覚書のテンプレート

企業間やビジネスシーンのやり取りに使う、覚書のテンプレートです。

【法人向け】覚書のテンプレートをダウンロードする（PDF）

以上が覚書のテンプレートでした。なお、PDFの編集にはブラウザーで使用できる「Adobe Acrobat オンラインツール」が便利です。直感的に操作できるうえに、PDFをMicrosoft WordやMicrosoft PowerPointに変換し、大幅な編集もできます。そのほかにもPDFファイルの圧縮や結合など、PDFに関する25以上の機能を使うことが可能です。セキュリティ面にも配慮されていて安全に使えるので、日々の業務にぜひお役立てください。

また、電子署名やテキストの差分比較機能など、より高度な機能が搭載された「Acrobat Pro」も便利です。書類業務の効率を高めたい方は、ぜひ一度お試しください。

【特長1】テキストや画像を直接編集できる

PDFファイルのテキストの修正や削除、新規追加などがカンタンに行えます。また、文字サイズの変更や行間の調整、箇条書きなどのスタイル設定も可能です。そのほか、画像の追加や文字のハイライト、コメントの追加などもでき、いずれも直感的に操作できます。

【特長2】他のファイル形式からPDFに変換・一元化できる

Acrobat Proを使えば、Microsoft Word・Microsoft Excel・Microsoft PowerPointをはじめとした、様々なファイル形式からPDFに変換し、編集できます。異なるファイル形式で保管されている文書もPDFに変換することで一元管理できるため、非常に便利です。

さらにポートフォリオ機能を使えば、元のファイル形式のまま一元管理することもできます。ポートフォリオ機能とは、Word・Excel・PowerPoint・XML・JPG・CAD図面といったファイルを、1つのPDFにまとめられるもの。PDF内のすべてのファイルを横断して検索できたり、ファイル内にフォルダを作成して階層的に管理できるため、大量の書類管理・案件データの管理がスムーズに行えます。

【特長3】デスクトップ、ブラウザー、モバイルで利用可能

Acrobat Proはデスクトップ、ブラウザー、モバイルのいずれでも利用可能です。移動中や外出先など、いつでもどこでも文書の作成や編集、共有をスムーズに行えます。そのほかにも、PDFファイル上の情報を削除して塗りつぶす墨消し機能や電子サイン機能もお使いいただけます。Acrobat Proで、報告書をはじめとした文書作成業務をぜひ効率化してみてください。

なお、以下の記事では、企業利用にオススメしたい「法人向けAdobe Acrobat」についてわかりやすく解説しています。文書管理にお悩みの方は、ぜひ一度ご覧ください。

【5分でわかる】法人向けAcrobatのすべて

スッキリわかる！Adobe Acrobat個人版と法人版の違い

覚書とは何ですか？

覚書とは、会議や話し合いの内容を記録した文書です。主に正式な契約を結ぶ前の合意や、契約内容を変更した際に、その内容を明確にし、証拠として残すために使われます。

覚書と契約書は何が違いますか？

覚書と契約書の違いは、法的拘束力の強さとその目的にあります。契約書は、双方の当事者が法的に拘束される合意を明確化し、証拠としての役割を果たす正式な文書です。これに対し、覚書は、既存の契約を補足したり、正式な契約に先立って仮の合意内容を記録するために使用されることが多いです。

覚書に法的効力はありますか？

覚書が法的効力を持つかどうかは、内容や状況によって異なります。覚書に記された内容を当事者が守る意思が認められれば、法的な拘束力が生じることがあります。しかし、単なる確認やメモとしての覚書であれば、法的効力は発生しない場合もあります。

（監修：弁護士法人リーガルアクシス／執筆：ウェブライダー）