覚書とは？契約書・念書・合意書との違いと活用場面【テンプレート付き】
取引先との話し合いが順調に進んでいても、後で「そんな話はしていない」と言われてしまう不安がよぎったことはありませんか？ 契約書を作成するほどではないけれど、大事な内容はきちんと書面に残しておきたい。そんなときに役立つのが「覚書」です。
例えば、商談で合意した内容やお互いの責任範囲を確認するために覚書を作成しておけば、後々のトラブルを避けられるうえに、取引先との信頼関係も維持できます。また、覚書は口頭やメールでのやり取りでは曖昧になりがちな合意内容を、しっかりと証明する手段としても有効です。
この記事では、覚書の概要や法的効力、書き方をわかりやすく解説します。
また、覚書の作成に役立つ無料のテンプレートも用意しました。書類作成の際に、ぜひお役立てください。覚書を活用して、ビジネスをスムーズに進めるためのコツを一緒に学びましょう。
目次
覚書とは「合意内容をまとめた書面」
覚書とは、会議や話し合いの内容を記録した文書です。主に正式な契約を結ぶ前の合意や、契約内容を変更した際に、その内容を明確にし、証拠として残すために使われます。
また、契約書の解釈に疑義が生じないよう、内容を補足するために使われることもあります。
覚書を用いることで、後々の口頭での約束が問題になるのを防ぐことが可能です。
なお、覚書を作成する際の注意点は以下のとおりです。
- 当事者の名前と印鑑：当事者の名前を記入し、印鑑を押す必要があります。
- 日付：いつ覚書が作成されたのか、日付を明記することが求められます。
- 合意内容：どのような内容に合意したのか、具体的に記載することが重要です。
覚書を作成するメリット
覚書を作成する具体的なメリットは、主に以下の4つです。
- 事務作業の手間が減る
契約全体を見直す手間が省け、覚書だけで変更内容が確認できるため、事務作業がスムーズになります。
- 変更点がわかりやすくなる
覚書には変更された部分だけが記載されるため、文書のどこが修正されたのかすぐに理解できます。
- 柔軟に対応できる
契約内容がまだ完全に決まっていない場合でも、覚書を使えば、仮の合意内容を記録しながら契約を進められます。
- 証拠として残せる
覚書は、双方が合意した内容を正式に記録するため、後々のトラブル防止にもなります。取引の意思がはっきりと確認できます。
このように、覚書を使うと確認の手間が省け、時間やコストを大幅に節約できます。
例えばリーガルチェックの際、覚書には変更点のみが記載されるため確認の範囲が限定され、作業にかかるコストが抑えられます。
また、契約書全体を再印刷・郵送する必要もなくなるため、印刷費や郵送費も削減可能です。さらに、契約内容の変更を記録として残せるため、特に長期的な取引において役立ちます。
覚書の締結が必要な場面
さて、そんな便利な覚書ですが、具体的にどのような場面で締結が必要となるのでしょうか？続いて、覚書が用いられるケースをご紹介します。
契約前に合意内容を確認する場合
正式な契約書を作成する前段階において、当事者間で合意した重要な条件や取り決めを確認するのに覚書を締結します。例えば商談が進行するなか、取引条件や責任分担を明確にするために覚書を交わし、その後に正式な契約書を作成するケースが挙げられます。
契約締結前後に諸条件を決定する場合
商取引では、契約を結ぶ時点で、金額や納期などの具体的な条件が決まっていないケースがあります。条件が整うのを待つと取引が遅れてしまうため、まずは覚書を作成し、条件が確定した後で正式な契約書を交わすことも少なくありません。
また、契約書に「後日協議して決定する」と記載したうえで契約を締結し、その後に協議した内容を覚書にまとめるケースもあります。
このように覚書を活用することで、契約をスムーズに進めつつ、細かい条件は後から決めることが可能です。
契約締結後に契約書の内容を変更する場合
実際の商取引では、契約後に経営状況や取引条件が変わり、契約内容の修正が必要になることがあります。この場合、すぐに契約書を再作成せず、まずは覚書を交わして変更内容を確認し、双方の合意を証明することが一般的です。
例えば、契約金額や納期が変更された場合、覚書を作成してその内容を記録し、その後正式な契約書に反映させます。
ちなみに、こうした覚書には「変更契約書」という表題（タイトル）が付けられることもあります。
覚書の法的効力は「文書の内容次第」
覚書が法的効力を持つかどうかは、文書の内容によって異なります。
覚書に記された内容を当事者が守る意思が認められれば、法的な拘束力が生じることがあります。しかし、単なる確認やメモとしての覚書であれば、法的効力は発生しない場合もあります。
そのため、覚書を作成する際には、法的効力が生じる内容かどうかを十分に確認することが重要です。特に、法的拘束力のある条項とない条項が混在する場合もあるため、全体を慎重に精査する必要があります。また、法的効力を持たせたい場合は、当事者全員の署名、あるいは記名・押印が必要です。加えて、合意した日付や内容の正確な記載も必要です。
覚書と各書類の違い
ビジネスの場では、誓約書をはじめとする様々な書類が取り交わされます。
ここでご紹介する誓約書・契約書・念書・覚書などの各書類に正式な定義はなく、厳密な違いはありません。あくまで文書の内容に沿った名称・呼称であることを踏まえたうえで、各書類の概要を確認していきましょう。
覚書と契約書の違い
覚書と契約書の違いは、法的拘束力の強さとその目的にあります。
契約書は、双方の当事者が法的に拘束される合意を明確化し、証拠としての役割を果たす正式な文書です。これに対し、覚書は、既存の契約を補足したり、正式な契約に先立って仮の合意内容を記録するために使用されることが多いです。
覚書と念書の違い
覚書と念書は、どちらも約束や合意を文書に残すものですが、役割と使い方が異なります。
覚書は、当事者双方が合意した内容を記録し、両者が記名・押印をするものです。契約や取引に関する確認や補足事項をまとめ、双方の合意を証明するために使用されます。
そして、念書は特定の約束や義務を文書にし、証拠として念のために書き写しておく文書です。通常、念書は受け取る側が記名・押印せず、一方的に差し出されます。
つまり、覚書は双方の確認が必要な合意事項を記録するのに対し、念書は一方の確約を示す文書です。なお、代表的な念書には以下のような文書があります。
- 借用書：お金を借りる際に作成される文書
- 誓約書：一方的な約束を記録する文書
- 確約書：取引や契約の履行を確約する文書
また、保管方法にも違いがあります。覚書は双方が保管するのに対し、念書は受け取った側が基本的に保管します。これも覚書と念書の違いのひとつです。
覚書と合意書の違い
合意書は、当事者間で合意した内容を記録し、証拠化するための文書であり、契約書と同様の法的効力を持つことがあります。覚書は既存の契約を補足したり、正式な契約に先立って合意内容を記録するために使用されますが、合意書と覚書の違いは、文書の表題（タイトル）や内容に依存し、正式な定義はありません。
それぞれの概要を押さえたところで、続いては覚書の記載事項と、具体的な記載例について詳しく確認していきましょう。
覚書の記載事項と書き方
一般的な覚書は大きく5つの項目と、内容に応じた記書き以下の小項目を記載します。
以下の内容を参考に、ミスなく覚書を作成しましょう。
1．表題（タイトル）
表題は「覚書」だけでも構いません。ただ「〇〇に関する覚書」と、内容が一目でわかるように具体的なタイトルにすると、認識の齟齬を減らせるでしょう。
- 契約書の内容変更に関する覚書
- 証明書の内容変更に関する覚書
2．前文
前文には、契約に関わる当事者を明記します。「甲」「乙」などの略称を使うことで、より簡潔に記載できます。既に契約書を締結している場合は、同じ略称を使って混乱を防ぎましょう。さらに、締結済みの契約書や関連書類がある場合は「令和〇〇年〇月〇日締結『〇〇契約書』」のように、正確に記載しましょう。契約の一部を変更する場合は「第〇条」と、変更箇所を具体的に記します。
3．本文
本文では、当事者間で合意した内容を箇条書きで整理して記載します。既に契約書が存在し、内容を変更する場合は、変更前後の違いを明確に書き分けましょう。
1．原契約第5条（履行期間）に記載のうち
「本契約の契約期間は、令和6年11月1日から令和7年10月31日までの1年間とする。」を
「本契約の契約期間は、令和6年11月1日から令和9年10月31日までの3年間とする。」に変更する。
2．原契約書第6条（報酬）に記載のうち
「金100,000円」を「金200,000円」に変更する。
3．本覚書に記載がない事項については原契約書のとおりとし、変更はないものとする。
本覚書の有効期限は、令和6年11月1日から令和10年10月31日までの満4年間とする。
以上
4．後文
本文の後には、覚書の作成通数や保管方法を記載します。「本覚書は2通作成し、甲乙双方が記名・押印のうえ、各自1通を保管する」といった文面で、誰が何を保管するかを明確にしましょう。
5．日付・記名・押印
最後に、日付と当事者の住所、氏名、記名・押印欄を設けます。日付には、合意日や効力発生日を記載しましょう。双方が記名・押印を行うことで、覚書の内容に正式に合意したことが証明されます。
年 月 日
（甲）住 所
会 社 名
代表取締役印
（乙）住 所
会 社 名
代表取締役印
覚書に印紙が必要な場合
覚書を作成する際、内容によっては収入印紙が必要になる場合があります。
これは、覚書が印紙税法で定められた課税対象文書に該当する場合です。
例えば、不動産の賃貸契約に関する覚書は「第1号文書」、請負契約に関する覚書は「第2号文書」として扱われ、契約金額に応じて収入印紙を貼る必要があります。
（課税物件）
第二条 別表第一の課税物件の欄に掲げる文書には、この法律により、印紙税を課する。
（納税義務者）
第三条 別表第一の課税物件の欄に掲げる文書のうち、第五条の規定により印紙税を課さないものとされる文書以外の文書（以下「課税文書」という。）の作成者は、その作成した課税文書につき、印紙税を納める義務がある。
２ 一の課税文書を二以上の者が共同して作成した場合には、当該二以上の者は、その作成した課税文書につき、連帯して印紙税を納める義務がある。
収入印紙の貼付を忘れると、過怠税が発生する可能性があるため、しっかり確認しましょう。特に、高額な契約や重要な取引に関連する覚書では、印紙税が発生しやすいので注意が必要です。
第1号文書に該当する場合の印紙税額
覚書の内容が、不動産の売買、賃貸借契約、金銭の貸し借り、または運送契約に関する場合、それは「第1号文書」として扱われ、印紙税が必要になることがあります。印紙税額は記載された契約金額によって変化し、詳細は以下のとおりです。
第2号文書に該当する場合の印紙税額
覚書の内容が請負契約である場合、「第2号文書」として扱われ、印紙税が必要になることがあります。印紙税額は記載された契約金額によって変化し、詳細は以下のとおりです。
このように、覚書は内容によって印紙税がかかります。紙ベースの書類だと、印紙を貼る手間やコストが都度発生し、気づけば予想以上の出費になっていることも少なくありません。
ですが、覚書を電子化すれば、印紙税は不要になります。また、書類の電子化を進めることで、さらに多くのメリットが得られます。
続いては、その具体的なメリットをチェックしていきましょう。
覚書を電子化するメリット
覚書を電子化するメリットは大きく以下の3つです。
- コスト削減になる
- 書類管理が楽になる
- 業務効率化や生産性の向上が期待できる
【メリット１】コスト削減になる
紙の覚書だと、印刷や郵送にお金がかかるうえに、それを管理するための人件費も必要です。しかし、電子化すれば、これらの費用がかからなくなります。また、電子契約では印紙を貼る必要がないため、印紙税もかかりません。そのため、電子化するだけでコストを減らせます。
【メリット2】書類管理が楽になる
電子化した覚書はデータとして保存できるため、保管場所に困りません。さらに、必要なときにすぐに検索して見つけられ、書類を探す手間が省けます。また、データをバックアップしておけば、万が一データが消えても安心です。紙の書類に比べて、紛失や破損のリスクもなく、安全に管理できます。
【メリット3】業務効率化や生産性の向上が期待できる
覚書を紙で作成すると、印刷したり、郵送したりする手間がかかり、時間も必要です。しかし、電子化すれば、パソコンやスマホで覚書を作成し、そのまま送信できるため、契約完了までの時間を大幅に短縮できます。そのほか、遠方の相手ともすぐにやり取りができ、時間を大きく節約できます。
また、次の章ではケース別に覚書のテンプレートを用意しました。テンプレートを使えば、誰でもすぐに覚書を作成できますので、ぜひご活用ください。
無料・登録不要の覚書テンプレート
個人向け・法人向けのテンプレートを用意しました。
覚書の作成に、ぜひ以下のテンプレートをお役立てください。
以上が覚書のテンプレートでした。なお、PDFの編集にはブラウザーで使用できる「Adobe Acrobat オンラインツール」が便利です。直感的に操作できるうえに、PDFをMicrosoft WordやMicrosoft PowerPointに変換し、大幅な編集もできます。そのほかにもPDFファイルの圧縮や結合など、PDFに関する25以上の機能を使うことが可能です。セキュリティ面にも配慮されていて安全に使えるので、日々の業務にぜひお役立てください。
また、電子署名やテキストの差分比較機能など、より高度な機能が搭載された「Acrobat Pro」も便利です。書類業務の効率を高めたい方は、ぜひ一度お試しください。
覚書の作成に役立つ「Adobe Acrobat Pro」
https://www.youtube.com/embed/UcV97C8Jwdw?si=I9RI3tDZRm01xyXi
Acrobat Proは直接編集から電子署名まで充実した機能があるPDFツールです。
今回ご紹介した覚書の作成と編集に活用でき、表示が崩れないPDFの特長が最大限活かせて、綺麗に印刷できます。
なお、Acrobat Proは誓約書以外にも、様々な文書業務に役立ちます。
ここからは、そんなAcrobat Proの特長をご紹介します。
【特長1】テキストや画像を直接編集できる
PDFファイルのテキストの修正や削除、新規追加などがカンタンに行えます。また、文字サイズの変更や行間の調整、箇条書きなどのスタイル設定も可能です。そのほか、画像の追加や文字のハイライト、コメントの追加などもでき、いずれも直感的に操作できます。
【特長2】他のファイル形式からPDFに変換・一元化できる
Acrobat Proを使えば、Microsoft Word・Microsoft Excel・Microsoft PowerPointをはじめとした、様々なファイル形式からPDFに変換し、編集できます。異なるファイル形式で保管されている文書もPDFに変換することで一元管理できるため、非常に便利です。
さらにポートフォリオ機能を使えば、元のファイル形式のまま一元管理することもできます。ポートフォリオ機能とは、Word・Excel・PowerPoint・XML・JPG・CAD図面といったファイルを、1つのPDFにまとめられるもの。PDF内のすべてのファイルを横断して検索できたり、ファイル内にフォルダを作成して階層的に管理できるため、大量の書類管理・案件データの管理がスムーズに行えます。
【特長3】デスクトップ、ブラウザー、モバイルで利用可能
Acrobat Proはデスクトップ、ブラウザー、モバイルのいずれでも利用可能です。移動中や外出先など、いつでもどこでも文書の作成や編集、共有をスムーズに行えます。そのほかにも、PDFファイル上の情報を削除して塗りつぶす墨消し機能や電子サイン機能もお使いいただけます。Acrobat Proで、報告書をはじめとした文書作成業務をぜひ効率化してみてください。
なお、以下の記事では、企業利用にオススメしたい「法人向けAdobe Acrobat」についてわかりやすく解説しています。文書管理にお悩みの方は、ぜひ一度ご覧ください。
Adobe Acrobatで覚書の作成をミスなくスムーズに
今回は「覚書」をテーマに、覚書の概要やほかの書類との違い、書き方などを解説しました。覚書はビジネスや個人の取引に欠かせない重要な書類です。この記事で紹介したポイントやテンプレートを活用して、効率的かつ正確な覚書を作成しましょう。
そして、書類の作成や編集業務にAdobe Acrobatを使えば、さらに仕事がはかどります。Adobe Acrobatを利用することで、覚書の作成や管理が効率的に進み、生産性向上に大いに役立ちます。
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覚書に関するよくある質問と回答（FAQ）
最後に、覚書に関するよくある質問に回答します。
覚書とは何ですか？
覚書とは、会議や話し合いの内容を記録した文書です。主に正式な契約を結ぶ前の合意や、契約内容を変更した際に、その内容を明確にし、証拠として残すために使われます。
覚書と契約書は何が違いますか？
覚書と契約書の違いは、法的拘束力の強さとその目的にあります。契約書は、双方の当事者が法的に拘束される合意を明確化し、証拠としての役割を果たす正式な文書です。これに対し、覚書は、既存の契約を補足したり、正式な契約に先立って仮の合意内容を記録するために使用されることが多いです。
覚書に法的効力はありますか？
覚書が法的効力を持つかどうかは、内容や状況によって異なります。覚書に記された内容を当事者が守る意思が認められれば、法的な拘束力が生じることがあります。しかし、単なる確認やメモとしての覚書であれば、法的効力は発生しない場合もあります。
（監修：弁護士法人リーガルアクシス／執筆：ウェブライダー）
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