【テンプレートと例文付き】送付状の書き方・送り方のコツ
書類や物品を送る際に同封する「送付状」。取引先に納品物や請求書を送る際に同封するのが一般的です。
しかし、近年はメールでのやり取りが増えたこともあり、送る機会は以前に比べて減っています。そのため、送付状の書き方や送付時のマナー、そもそも送付状自体を知らない方もいるでしょう。
そこでこの記事では、送付状の基礎知識や送付状の書き方、書く際の注意点をご紹介します。
無料の送付状テンプレートも用意しているので、ぜひご活用ください。
目次
【無料】送付状のテンプレート
必要な項目を漏れなく盛り込んだテンプレートを用意しました。テンプレートを使うと送付状の作成業務が効率化できるため、ぜひご活用ください。
また、これから解説する内容をテンプレートと照らしあわせながら確認することで、さらに理解が深まり、相手に失礼のない送付状が作成できます。
2．就職・転職時に使える送付状テンプレート
就職や転職活動に最適な送付状のテンプレートです。履歴書・職務経歴書に同封して活用できます。
3．官公庁宛ての送付状テンプレート
役所や官公庁に宛てた送付状のテンプレートです。役所・官公庁への送付状は要件のみを簡潔にまとめましょう。時候の挨拶も省略して問題ありません。
なお、これらテンプレートをカスタマイズして使うには「Adobe Acrobat Pro」がオススメです。
Acrobat ProはPDFの編集から共有、電子契約に至るまで、PDFの便利な機能が搭載されたオールインワンソリューション。直感的な操作でわかりやすいので、どなたでも安心して利用できます。
さて、送付状をダウンロードしたところで、次に送付状の基礎知識をおさらいしていきます。
送付状とは、書類や商品を送る際に同封する書類のこと
送付状とは「書類や物品を送る際に同封する書類のこと」です。
「送り状」「添え状」「挨拶状」「カバーレター」などとも呼ばれます。例えば、見積書・請求書に同封されている案内用紙などが、送付状にあたります。
また、お歳暮に添えられた挨拶の用紙、通販サイトで商品を購入した際に同封されている用紙なども送付状です。
送付状は「挨拶」の役割を果たしてくれるもの
なぜ送付状が必要かというと、郵送時に「挨拶」の役割を果たしてくれるためです。 例えば、書類や商品を持参して相手を訪ねた場合には、口頭で挨拶ができます。また、対面であれば送付物の内容も説明できます。
しかし、郵送では挨拶ができません。また、郵送では「もの」だけが相手に届くため、送付物の説明もできません。そのため、受け取った相手は「何が送られてきたか」を瞬時に把握するのが難しくなってしまいます。
そこで、本来であれば対面した際に伝える情報を文字にした「送付状」を同封するようになったのです。
送付状を同封することで、以下のようなメリットがあります。
▼送付状を同封するメリット
- 挨拶のメッセージを伝えられ、丁寧で誠実な印象になる
- 内容や要件を相手に通知して、速やかに情報を伝えられる
- 同封物に関する、詳細な補足説明ができる
- 同封された内容に不備がないかどうか、受け取る人が確認しやすくなる
では、こうしたメリットのある送付状を書くには、いったいどのような点を意識すればよいのでしょうか。続いて、送付状を書く際に必要な項目を紹介します。
送付状を書く際に必要な9つの項目
送付状に必要な項目は以下の9つです。
1．日付
発送・投函する日付を右上に記載します。月日だけでなく、「年」も省略せずに書きましょう。暦は和暦・西暦いずれでも問題ありません。なお、発送日が決まっていない場合は、日付が確定してから記入・印刷しましょう。
2．宛先
左上の、日付から一段下げた位置に宛名を記載します。（株）などの略称を使わず、正式名称を記載しましょう。また、送り先の担当者氏名がわかっている場合は「様」付きで記載、担当者氏名がわからない場合は「〇〇ご担当者様」「〇〇部御中」などと記載します。長くなる場合は、読みやすいように改行しましょう。
3．差出人情報（自分の連絡先・氏名）
宛名から一段下げた右側に、自分の連絡先と氏名（フルネーム）を記載します。上から順に「郵便番号」「住所」「氏名（フルネーム）」「電話番号」を書きましょう。メールアドレスを記載する場合は、電話番号の後に記載してください。
4．表題
送付状のタイトルにあたる箇所です。「請求書送付のご案内」「履歴書の送付について」など、わかりやすく具体的な文言にしましょう。
5．前文（頭語＋挨拶文）
「拝啓」などの頭語から始まる、手紙の書き起こしの部分を「前文」といいます。前文では、時候の挨拶文、もしくは状況に応じた挨拶文を記載しましょう。頭語や挨拶文の例は後ほど詳しく紹介します。
6．本文
送付に至った経緯や、書類を送ったことを簡潔に書きましょう。そのほか、依頼事項や補足説明などを記載することもあります。
7．結語
送付状の締めに「敬具」などの結語を記載します。右寄せで書き、一般的には頭語の「拝啓」に対して、「敬具」の結語を使います。なお、頭語の項目で説明したように、頭語・結語には決まった組み合わせがあります。後ほど紹介する表を参考に、組み合わせの例を確認してみてください。
8．記書き
「記書き（きがき、しるしがき）」とは、文中の重要な部分を箇条書きでわかりやすく伝える記法です。送付状では、同封した内容と個数・部数などを箇条書きで記載します。
9．以上
「送付状の内容はここまでです」という意味で、末尾には「以上」と記載します。送付状を書く際・作成する際には、上記の項目を含めましょう。
では続いて、送付状に使える例文をご紹介します。
利用シーンごとの頭語・結語一覧
一般的な手紙と同じく、送付状でも本文の前には頭語を記載し、結語で締めくくります。
拝啓（はいけい）
拝呈（はいてい）
啓上（けいじょう）
敬具（けいぐ）
敬白（けいはく）
拝具（はいぐ）
より丁寧に文章を書く場合
（目上の方・取引先など）
謹啓（きんけい）
謹呈（きんてい）
恭啓（きょうけい）
粛啓（しゅくけい）
謹言（きんげん）
謹白（きんぱく）
敬白（けいはく）
頓首（とんしゅ）
急啓（きゅうけい）
急呈（きゅうてい）
急白（きゅうはく）
草々（そうそう）
早々（そうそう）
不一（ふいつ）
拝復（はいふく）
復啓（ふくけい）
謹復（きんぷく）
お手紙ありがとうございました
敬具（けいぐ）
敬白（けいはく）
拝具（はいぐ）
拝答（はいとう）
（再信）
再啓（さいけい）
再呈（さいてい）
追啓（ついけい）
敬具（けいぐ）
敬白（けいはく）
拝具（はいぐ）
拝啓（はいけい）
拝呈（はいてい）
初めてお手紙を差し上げます
敬具（けいぐ）
敬白（けいはく）
拝具（はいぐ）
月ごとの時候の挨拶（書き出し）と例文
書き出しに使える例文もいくつか紹介します。季節や内容にあわせて、カスタマイズしてみてください。
ちなみに、「〇〇の候」という漢語調の表現は、以下のように用いることで様々なケースに活用できます。
【拝啓 〇〇の候、貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。】
ただし、月の上旬・中旬・下旬で用いるフレーズが異なるため注意しましょう。
▼1月に使える時候の書き出し（簡潔な漢語調）
- 上旬：新春の候／初春の候
- 中旬：寒風の候／寒中の候
- 下旬：厳寒の候／大寒の候
▼その他、1月に使える時候の書き出し（やわらかい口語調）
- よいお年をお迎えになったことと存じます。
- 松の内のにぎわいも過ぎましたが、お変わりなくお過ごしでしょうか。
- 年が改まり、新たな気持ちで日々ご活躍のことと存じます
▼2月に使える時候の書き出し（簡潔な漢語調）
- 上旬：晩冬の候／立春の候
- 中旬：余寒の候／梅花の候
- 下旬：春寒の候／向春の候
▼その他、2月に使える時候の書き出し（やわらかい口語調）
- 春の訪れが待ち遠しい今日この頃、いかがお過ごしでしょうか。
- 余寒厳しい毎日が続いていますが、お元気でお過ごしでしょうか。
- 立春とは名ばかりの寒さが続いておりますが、お元気でお過ごしでしょうか。
▼3月に使える時候の書き出し（簡潔な漢語調）
- 上旬：早春の候／浅春の候
- 中旬：仲春の候／春色の候
- 下旬：春分の候／春暖の候
▼その他、3月に使える時候の書き出し（やわらかい口語調）
- 寒さのなかにも、春の気配を感じる頃となりました。
- 桜前線が待ち遠しい今日この頃、お元気にお過ごしでしょうか。
- 旅立ちの春を迎え、お忙しい日々をお過ごしのことと存じます。
▼4月に使える時候の書き出し（簡潔な漢語調）
- 上旬：陽春の候／桜花の候
- 中旬：陽春の候／春風の候
- 下旬：春陽の候／晩春の候
▼その他、4月に使える時候の書き出し（やわらかい口語調）
- 春の日差しが暖かいこの頃、いかがお過ごしでしょうか。
- ようやく春めいてまいりましたが、お変わりなくお過ごしでしょうか。
- 桜の便りが次々に聞かれる今日この頃、いかがお過ごしでしょうか。
▼5月に使える時候の書き出し（簡潔な漢語調）
- 上旬：新緑の候／立夏の候
- 中旬：新緑の候／薫風の候
- 下旬：薫風の候／青葉の候
▼その他、5月に使える時候の書き出し（やわらかい口語調）
- 風薫るさわやかな季節となりました。
- すがすがしい青空が気持ち良い季節となりました。いかがお過ごしでしょうか。
- 青葉が美しいこの頃ですが、いかがお過ごしでしょうか。
▼6月に使える時候の書き出し（簡潔な漢語調）
- 上旬：初夏の候／青葉の候
- 中旬：深緑の候／向暑の候
- 下旬：梅雨の候／長雨の候
▼その他、6月に使える時候の書き出し（やわらかい口語調）
- 雨降りの日が続きますが、お変わりなくお過ごしでしょうか。
- 梅雨明けが待ち遠しい今日この頃となりました。
- 梅雨冷えが肌寒い季節ですが、いかがお過ごしでしょうか。
▼7月に使える時候の書き出し（簡潔な漢語調）
- 上旬：盛夏の候／小暑の候
- 中旬：盛夏の候／暑中の候
- 下旬：盛夏の候／大暑の候
▼その他、7月に使える時候の書き出し（やわらかい口語調）
- 梅雨明けも近づき夏本番も迫ってまいりました。いかがお過ごしでしょうか。
- 厳しい暑さが続いておりますが、いかがお過ごしでしょうか。
- 連日猛暑が続いておりますが、いかがお過ごしでしょうか。
▼8月に使える時候の書き出し（簡潔な漢語調）
- 上旬：立秋の候／晩夏の候
- 中旬：残暑の候／晩夏の候
- 下旬：残暑の候／秋暑の候
▼その他、8月に使える時候の書き出し（やわらかい口語調）
- 残暑が続いておりますが、お変わりなくお過ごしでしょうか。
- 暑い日が続いておりますが、いかがお過ごしでしょうか。
- 暑さもひと段落したこの頃となりました。お元気にお過ごしでしょうか。
▼9月に使える時候の書き出し（簡潔な漢語調）
- 上旬：初秋の候／新涼の候
- 中旬：爽秋の候／涼風の候
- 下旬：秋涼の候／秋色の候
▼その他、8月に使える時候の書き出し（やわらかい口語調）
- 爽やかな秋風を感じる頃となりました。いかがお過ごしでしょうか。
- 秋らしく過ごしやすい季節となってまいりました。いかがお過ごしでしょうか。
- 秋の訪れとともに涼しくなってまいりました。お変わりなくお過ごしでしょうか。
▼10月に使える時候の書き出し（簡潔な漢語調）
- 上旬：秋色の候／秋晴の候
- 中旬：秋麗の候／紅葉の候
- 下旬：秋冷の候／紅葉の候
▼その他、10月に使える時候の書き出し（やわらかい口語調）
- 空が澄み清々しい秋を感じる頃となりました。お元気でお過ごしでしょうか。
- 木々の葉もすっかり色づいてまいりましたが、いかがお過ごしでしょうか。
- 秋の深まりを感じる季節となりました。お変わりなくお過ごしでしょうか。
▼11月に使える時候の書き出し（簡潔な漢語調）
- 上旬：晩秋の候／紅葉の候
- 中旬：落葉の候／向寒の候
- 下旬：霜秋の候／向寒の候
▼その他、11月に使える時候の書き出し（やわらかい口語調）
- 冬の兆しを感じる季節になりましたが、お変わりなくお過ごしでしょうか。
- 過ぎ行く秋を感じる時期となりましたが、お元気にお過ごしでしょうか。
- 日増しに寒さが増してきました。いかがお過ごしでしょうか。
▼12月に使える時候の書き出し（簡潔な漢語調）
- 上旬：初冬の候／師走の候
- 中旬：師走の候／寒冷の候
- 下旬：寒冷の候／歳末の候
▼その他、12月に使える時候の書き出し（やわらかい口語調）
- 師走に入り、寒さもますます強まってまいりました.。
- 今年も残すところあとわずかとなりました。
- 寒さ肌にしみる頃、お変わりないでしょうか。
さて、ここまで送付状の書き方について、基本的な構成や、シーンごとの例文などを紹介してきました。これらの要素を押さえることで、フォーマルな送付状を作成できます。
しかし、より相手に好印象を与えるためには、これから紹介する3つの点に注意する必要があります。それでは確認していきましょう。
送付状を書く際の3つの注意点
送付状を書く際には、簡潔にし、かつ相手が違和感なく受け取れるように意識すると、より好印象をもってもらいやすくなります。
これから紹介する3つの点に注意しましょう。
【注意点1】用紙は1枚に収める
送付状を書くときは、原則1枚に収めます。受け取った人が、すぐに内容物を把握できるのが送付状のメリットです。
【注意点2】簡潔かつ丁寧な文体で作成する
送付状は、簡潔かつ丁寧に書くことが重要です。読む人がすぐに理解できるように、必要最低限の文章に留めましょう。また、文体は「です」「ます」調の丁寧な文体を使うのが一般的です。
作成後には誤字脱字がないかも改めて確認しましょう。
【注意点3】PCでは横書き、手書きでは縦書きのレイアウトで作成する
厳格な決まりはありませんが、PCで送付状を作成する場合は横書き、手書きの場合は縦書きの形式が一般的です。
また、用紙はB5サイズ・A4サイズを用いることが多く、他に書類を同封する場合はそのサイズにあわせましょう。
送付状を封入する際の3つの注意点
送付状を封入する前に、以下の3点を確認しておきましょう。
【注意点1】送付状が一番上にくるように封入する
送付状の役割は「挨拶」であり、内容を知らせることです。そのため、送付状は一番上に封入し、相手が最初に目にできるように工夫しましょう。なお、複数の書類と同封する際には、逆さまにならないよう向きにも注意してください。
【注意点2】クリアファイルに送付状を挟む
書類を送る際には折り曲がらないように、クリアファイルに挟みましょう。クリアファイルに書類を挟んでおくと、インクのかすれや封筒が濡れてしまった場合の滲みなどを防げます。
【注意点3】封筒の書き方もしっかり押さえておく
最後に、封筒の書き方もおさらいしておきましょう。
表面・裏面それぞれに書き方のルールがあるため、それぞれご紹介します。
▼表面の書き方
- 送付先の住所
封筒の右上に、郵便番号を横書きで、住所を縦書きで記載します。郵便番号・住所ともに、はっきりとわかるように、やや大き目の文字で書きましょう。なお、宛先を間違えないように、ホームページや名刺などで確認のうえ記載すると安心です。
- 送付先の氏名
会社名と担当者（担当部署名）を2行に分けて記載します。担当者（担当部署名）は、封筒に記載する文字で一番大きく書き、封筒の中心に位置するように注意しましょう。
- 履歴書や応募書類を送る場合は「在中」を記載
履歴書をはじめ、応募書類を送る際には「履歴書在中」「応募書類在中」の文字を左下に記載します。また、文字色に明確な規定はありませんが、赤色で記載するケースが一般的です。
▼裏面の書き方
- 投函日
封筒の左上に送付日を記載します。
- 自身の住所と氏名
日付の下に住所を書きます。住所はやや小さめに、自分の氏名は住所よりやや大き目に記載しましょう。
- 〆マークの書き込み
糊付けをして封をしてから、最後に〆マークを記載しましょう。「確かに封をしたこと」を伝えられます。
ここまで、送付状の基本的な書き方や注意点について解説してきました。冒頭でもお伝えしたとおり、送付状は第一印象を左右する重要な書類です。そして、そうした印象を左右する送付状だからこそ、綺麗に作りたいものですよね。
そこでオススメしたいのが、PDFを活用した送付状の作成です。
PDFを使えば、レイアウトが崩れにくく、美しい送付状が作成できます。
また、高機能なPDF編集ソフト「Acrobat Pro」を使えば、シーンにあわせた細かい編集もカンタンに行えます。
送付状の作成・編集を効率化する「Adobe Acrobat Pro」
Acrobat Proは直接編集から電子署名まで充実した機能があるPDFツールです。今回ご紹介した送付状の作成と編集に活用でき、表示が崩れないPDFの特長が最大限活かせて、綺麗に印刷できます。
なお、Acrobat Proは送付状以外にも、様々な文書業務に役立ちます。ここからは、そんなAcrobat Proの特長をご紹介します。
【特長1】テキストや画像を直接編集できる
PDFファイルのテキストの修正や削除、新規追加などがカンタンに行えます。また、文字サイズの変更や行間の調整、箇条書きなどのスタイル設定も可能です。その他、画像の追加や文字のハイライト、コメントの追加などもでき、いずれも直感的に操作できます。
【特長2】他のファイル形式からPDFに変換・一元化できる
Acrobat Proを使えば、Microsoft Word・Microsoft Excel・Microsoft PowerPointをはじめとした、様々なファイル形式からPDFに変換し、編集できます。異なるファイル形式で保管されている文書もPDFに変換することで一元管理できるため、非常に便利です。
さらにポートフォリオ機能を使えば、元のファイル形式のまま一元管理することもできます。
ポートフォリオ機能とは、Word・Excel・PowerPoint・XML・JPG・CAD図面といったファイルを、1つのPDFにまとめられるものです。PDF内のすべてのファイルを横断して検索できたり、ファイル内にフォルダを作成して階層的に管理できるため、大量の書類管理・案件データの管理がスムーズに行えます。
【特長3】デスクトップ、ブラウザー、モバイルで利用可能
Acrobat Proはデスクトップ、ブラウザー、モバイルのいずれでも利用可能です。移動中や外出先など、いつでもどこでも文書の作成や編集、共有をスムーズに行えます。
その他にも、PDFファイル上の情報を削除して塗りつぶす墨消し機能や電子サイン機能もお使いいただけます。
Acrobat Proで、送付状をはじめとした文書作成業務をぜひ効率化してみてください。
（編集：ウェブライダー）
https://milo.adobe.com/libs/img/mnemonics/svg/acrobat-pro-64.svg
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