電子帳簿保存法をわかりやすく解説。対応方法や改正法のポイント

電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法とは、以前は紙での保存を義務づけられていた帳簿や書類のデータを、デジタル形式すなわち電子データで保存することを可能とした法律です。

正式名称を「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」といい、「電帳法（でんちょうほう）」と略されることもあります。

帳簿・請求書・領収書といった書類を電子データで保存することで、書類の閲覧や検索がカンタンになり、業務効率が上がります。

また、紙の書類を保管しておくためのスペースを用意する必要がなく、火災や水害などの自然災害や、紛失・盗難のリスクも減らせるのです。

このように、帳簿や書類を電子的に保存することには大きなメリットがあります。

しかしその一方で、これまで紙でやりとりしていたアナログな業務をデジタルの環境に移行するのは、一部の企業にとっては負担となります。

デジタルツールを扱うための知識の習得や、電子データのセキュリティ対策が必要となるからです。

そのため、帳簿や書類の管理を電子化するかどうかはあくまでも任意であり、各企業の裁量に委ねられていました。

そうしたなか、2022年1月に施行された内容では「電子取引」に関するデータについて、紙で印刷してから保存することが認められず、【電子データのままで保存する】ことが義務化されました（※）。

これはつまり「電子取引では、電子データを原本扱いとする」というものです。

（※ちなみに、2022年1月1日～2023年12月31日までは、宥恕（ゆうじょ）措置期間として、やむを得ない理由がある場合は、紙での保存が認められていました）

電子取引とは、取引情報のやり取りをデータで行い、そのままデータで保存することを指します。

例えば、メールで送付されてきた請求書やオンライン上でダウンロードした領収書などのデータは、そのまま「電子データ」で保存しておく必要があります。

電子データを紙に印刷して保存してしまうと、原本になりません。

一方で、もともと紙でやりとりされていた取引データであれば、紙が原本ですので、紙での保存が許されます。

もしこのルールに違反した場合、青色申告の承認が取り消されたり、重加算税が課されたりといったペナルティを受ける可能性があります。

ITの進展に伴い、書類を電子データでやりとりする機会が多い昨今、多くの企業が電子帳簿保存法への対応を迫られています。

そこでこの記事では、電子帳簿保存法とはどういう法律なのかをわかりやすく説明したうえで、対応する際の注意点についてお伝えします。

電子帳簿保存法が生まれたきっかけ

電子帳簿保存法が生まれたきっかけは1998年にまでさかのぼります。

1990年代後半、e-コマースの普及に伴い企業間の電子取引が増加し、電子的に作成された書類や帳簿を印刷して紙で管理することが難しくなってきました。

そこで経済団体や企業から、電子的に作成された書類や帳簿をそのまま税務業務に利用しても問題ないとする制度策定の要望が相次ぎ、1998年に電子帳簿保存法が生まれました。

（参考：制度創設等の背景｜国税庁）

その後、ITの進展に伴い何度か改正され続け、2022年1月には新たな改正法が施行されました。

その改正法では大きく以下の3つが焦点となっています。

1. 「電子取引」において、電子データの保存が義務化された
2. 書類の「タイムスタンプの要件」や「検索の要件」が緩和された
3. 電子帳簿保存法に対応しない場合の「罰則」が強化された

前述したとおり、それまでの電子帳簿保存法では、「電子取引」について電子データでの保存は努力義務（任意）でした。

しかし2022年1月に施行された改正法では、電子データの保存が義務化されたというのが大きな変更点です。

ではここからは、「電子取引」における電子データの保存について詳しく説明していきます。

「タイムスタンプの要件」や「検索の要件」がどのように緩和されたのか、さらには電子帳簿保存法に違反した際の「罰則」とはどういったものなのか、については後述します。

電子帳簿保存法で必須対応なのは、「電子取引」における電子データの保存

前提として、電子帳簿保存法とは「あらゆる取引を電子化しなければいけない」という制度ではありません。

これまで紙でやりとりしていた書類や紙で管理していた帳簿は、そのまま紙で管理し続けても問題ありません。

ただし、メールで送付された請求書やオンライン上でダウンロードした領収書など、電子的にやりとりされた書類データについては、紙で印刷し直して保存することが認められず、【電子データのままで保存する】ことが義務化されています。

またその際には、「真実性」と「可視性（かしせい）」を確保しなければいけないとされています。

• 真実性の確保・・・改ざんされていない原本の状態を保つこと
• 可視性の確保・・・誰もが確認できる状態を保つこと

真実性の確保、可視性の確保ともに以下の要件が用意されており、真実性の確保については、以下の4つのうちどれかひとつが満たされていればよいとされています。

（参考：優良な電子帳簿の要件【国税庁】、適用要件【基本的事項】【国税庁】）

真実性を確保するには、改ざんを防ぐ仕組みが必要です。

よって、内容の訂正・削除履歴が残るクラウドシステムやサービスの利用か、訂正・削除を防ぐための事務処理規程の社内運用のいずれかが必要となります。

また、上記の表では「タイムスタンプ」という言葉が出てきます。

これは書類に付与される日時のことで、「その書類がその時点で確かに存在していた証明印」のことです。

タイムスタンプは、電子署名サービスや会計ソフトの利用などを通じて「時刻認証業務認定事業者（TSA：Time-Stamping Authority）」と呼ばれる第三者機関に発行してもらうことになります。

参考：電子帳簿保存法のタイムスタンプとは？発行方法や不要となる条件を解説

繰り返し言いますが、電子帳保存法においては、書類の真実性を守るために、書類の改ざんを防ぐことが重要となります。

そのため以前は、書類が改善されていないことを示すタイムスタンプを速やかに（具体的には3営業日以内）に付与しなければならないとされていました。

しかし、2022年1月の改正法ではタイムスタンプの条件が緩和され、内容の訂正・削除履歴が残るクラウドシステムやサービスの利用や、訂正・削除を防ぐための事務処理規程を社内で運用することで、タイムスタンプの付与は必須ではなくなりました。

3．電子取引で交わされた書類の電子データ保存

電子取引で交わされた書類の電子データ保存は必須です。

これは「電子取引においては、電子データを原本扱いとする」というものです。

メールで送付された請求書やオンライン上でダウンロードした領収書など、電子的にやりとりされた書類データについては、紙で印刷し直して保存することが認められず、【電子データのままで保存する】ことが義務化されています。

電子取引で交わされる書類には以下のようなものがあります。

▼ 電子取引に該当する書類の例

• メールやチャットツールを介して受け取った請求書、領収書、見積書、注文書、契約書、送り状など
• クラウドサービスを利用して発行した領収書、見積書、注文書、契約書など
• ホームページからダウンロードした請求書、領収書など
• ホームページに表示され、スクリーンショットで撮影した請求書、領収書など
• DVDなどの記録媒体を介して受け取った請求書、領収書、見積書、注文書、契約書など
• クレジットカードの利用明細データ
• EDIという電子交換システムで送受信された取引データ

なお、電子データの保存先としては、クラウドストレージや社内サーバー、さらにはDVDやCD-ROMといった媒体への保存が許可されています。

帳簿の電子保存や紙書類のスキャナ保存は任意ですが、電子取引で交わされた書類の電子データ保存は義務です。

つまり、電子帳簿保存法に対応しないという選択肢はなくなりました（※）。

（※ただし、特定の状況において猶予措置が設けられているため、後述します）

もし電子帳簿保存法に対応しないと、どうなるのでしょうか？

実は電子帳簿保存法には、対応しない場合の「罰則」が存在しています。

電子帳簿保存法における猶予措置

また、実は2024年1月からの改正法では、対応が難しい方に向けて、以下のような「猶予措置（ゆうよしょち）」が用意されています。

以下の2つの要件をいずれも満たしている場合には、改ざん防止や検索機能など保存時に満たすべき要件に沿った対応は不要となり、電子取引データを単に保存しておくことができます。

1. 保存時に満たすべき要件に従って電子取引データを保存することができなかったことについて、所轄税務署が相当の理由があると認める場合
2. 税務調査等の際に電子取引データの「ダウンロードの求め」及びその電子取引データをプリントアウトした書面の提示･提出の求めにそれぞれ応じることができるようにしている場合

ただし上記はあくまでも「猶予措置」となるため、特別な事情がないかぎり、要件に沿った形での電子データの保存が求められます。

電子帳簿保存法への対応は業務効率化の第一歩

電子帳簿保存法はこれまで、運用ルールの厳しさから「企業の負担が大きい」と敬遠されてきた背景があります。

しかし、これまでに複数回要件が緩和され、2022年1月度の改正を経て、今までよりもわかりやすい法律となりました。

電子帳簿保存法はIT化やDX化が加速する世の中に備えて施行された法律です。

これまで紙で管理してきた帳簿や書類を電子データで一元管理することで、書類の閲覧や検索が容易になり、業務効率が上がります。

また紙の原本が不要になるため、ファイリングなどの整理作業や保管のためのスペースを確保・管理する必要がなくなり、コストの削減にもつながります。

書類を誤って廃棄する心配もなくなりますし、火災や水害などの自然災害で紛失する心配もありません。

電子帳簿保存法への対応を面倒事と捉えるのではなく、ぜひ業務効率化を実現するための一歩として捉えてみてください。

この記事が電子帳簿保存法への対応を加速する一助となれれば幸いです。