電子帳簿保存法をわかりやすく解説。対応方法や改正法のポイント
2024年1月から「電子帳簿保存法」の本格運用がスタートしました。
これは法人や個人に関わらず、すべての事業者が対応しなければなりません。
しかし、電子帳簿保存法の概要や詳しい内容について、まだよくわかっていない方も多いのではないでしょうか。
そこでこの記事では、そもそも電子帳簿保存法とは何か、事業者が行うべきこととは何かをわかりやすく解説します。
記事の後半では文書の電子化に役立つ「Adobe Acrobat Pro」についても紹介しています。
ぜひ最後までお読みください。
電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法とは、以前は紙での保存を義務づけられていた帳簿や書類のデータを、デジタル形式すなわち電子データで保存することを可能とした法律です。
正式名称を「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」といい、「電帳法（でんちょうほう）」と略されることもあります。
帳簿・請求書・領収書といった書類を電子データで保存することで、書類の閲覧や検索がカンタンになり、業務効率が上がります。
また、紙の書類を保管しておくためのスペースを用意する必要がなく、火災や水害などの自然災害や、紛失・盗難のリスクも減らせるのです。
このように、帳簿や書類を電子的に保存することには大きなメリットがあります。
しかしその一方で、これまで紙でやりとりしていたアナログな業務をデジタルの環境に移行するのは、一部の企業にとっては負担となります。
デジタルツールを扱うための知識の習得や、電子データのセキュリティ対策が必要となるからです。
そのため、帳簿や書類の管理を電子化するかどうかはあくまでも任意であり、各企業の裁量に委ねられていました。
そうしたなか、2022年1月に施行された内容では「電子取引」に関するデータについて、紙で印刷してから保存することが認められず、【電子データのままで保存する】ことが義務化されました（※）。
これはつまり「電子取引では、電子データを原本扱いとする」というものです。
（※ちなみに、2022年1月1日～2023年12月31日までは、宥恕（ゆうじょ）措置期間として、やむを得ない理由がある場合は、紙での保存が認められていました）
電子取引とは、取引情報のやり取りをデータで行い、そのままデータで保存することを指します。
例えば、メールで送付されてきた請求書やオンライン上でダウンロードした領収書などのデータは、そのまま「電子データ」で保存しておく必要があります。
電子データを紙に印刷して保存してしまうと、原本になりません。
一方で、もともと紙でやりとりされていた取引データであれば、紙が原本ですので、紙での保存が許されます。
もしこのルールに違反した場合、青色申告の承認が取り消されたり、重加算税が課されたりといったペナルティを受ける可能性があります。
ITの進展に伴い、書類を電子データでやりとりする機会が多い昨今、多くの企業が電子帳簿保存法への対応を迫られています。
そこでこの記事では、電子帳簿保存法とはどういう法律なのかをわかりやすく説明したうえで、対応する際の注意点についてお伝えします。
電子帳簿保存法が生まれたきっかけ
電子帳簿保存法が生まれたきっかけは1998年にまでさかのぼります。
1990年代後半、e-コマースの普及に伴い企業間の電子取引が増加し、電子的に作成された書類や帳簿を印刷して紙で管理することが難しくなってきました。
そこで経済団体や企業から、電子的に作成された書類や帳簿をそのまま税務業務に利用しても問題ないとする制度策定の要望が相次ぎ、1998年に電子帳簿保存法が生まれました。
（参考：制度創設等の背景｜国税庁）
その後、ITの進展に伴い何度か改正され続け、2022年1月には新たな改正法が施行されました。
その改正法では大きく以下の3つが焦点となっています。
- 「電子取引」において、電子データの保存が義務化された
- 書類の「タイムスタンプの要件」や「検索の要件」が緩和された
- 電子帳簿保存法に対応しない場合の「罰則」が強化された
前述したとおり、それまでの電子帳簿保存法では、「電子取引」について電子データでの保存は努力義務（任意）でした。
しかし2022年1月に施行された改正法では、電子データの保存が義務化されたというのが大きな変更点です。
ではここからは、「電子取引」における電子データの保存について詳しく説明していきます。
「タイムスタンプの要件」や「検索の要件」がどのように緩和されたのか、さらには電子帳簿保存法に違反した際の「罰則」とはどういったものなのか、については後述します。
電子帳簿保存法で必須対応なのは、「電子取引」における電子データの保存
前提として、電子帳簿保存法とは「あらゆる取引を電子化しなければいけない」という制度ではありません。
これまで紙でやりとりしていた書類や紙で管理していた帳簿は、そのまま紙で管理し続けても問題ありません。
ただし、メールで送付された請求書やオンライン上でダウンロードした領収書など、電子的にやりとりされた書類データについては、紙で印刷し直して保存することが認められず、【電子データのままで保存する】ことが義務化されています。
またその際には、「真実性」と「可視性（かしせい）」を確保しなければいけないとされています。
- 真実性の確保・・・改ざんされていない原本の状態を保つこと
- 可視性の確保・・・誰もが確認できる状態を保つこと
真実性の確保、可視性の確保ともに以下の要件が用意されており、真実性の確保については、以下の4つのうちどれかひとつが満たされていればよいとされています。
（参考：優良な電子帳簿の要件【国税庁】、適用要件【基本的事項】【国税庁】）
真実性を確保するには、改ざんを防ぐ仕組みが必要です。
よって、内容の訂正・削除履歴が残るクラウドシステムやサービスの利用か、訂正・削除を防ぐための事務処理規程の社内運用のいずれかが必要となります。
また、上記の表では「タイムスタンプ」という言葉が出てきます。
これは書類に付与される日時のことで、「その書類がその時点で確かに存在していた証明印」のことです。
タイムスタンプは、電子署名サービスや会計ソフトの利用などを通じて「時刻認証業務認定事業者（TSA：Time-Stamping Authority）」と呼ばれる第三者機関に発行してもらうことになります。
参考：電子帳簿保存法のタイムスタンプとは？発行方法や不要となる条件を解説
繰り返し言いますが、電子帳保存法においては、書類の真実性を守るために、書類の改ざんを防ぐことが重要となります。
そのため以前は、書類が改善されていないことを示すタイムスタンプを速やかに（具体的には3営業日以内）に付与しなければならないとされていました。
しかし、2022年1月の改正法ではタイムスタンプの条件が緩和され、内容の訂正・削除履歴が残るクラウドシステムやサービスの利用や、訂正・削除を防ぐための事務処理規程を社内で運用することで、タイムスタンプの付与は必須ではなくなりました。
電子帳簿保存法で取り決めされている3つの保存区分
電子帳簿保存法には、大きく以下の3つの保存区分があります。
- 帳簿を電子的に保存（電子帳簿等保存）
- 紙をスキャンして保存（スキャナ保存）
- 電子取引で交わされた書類の電子データ保存
1．帳簿を電子的に保存する（電子帳簿等保存）
帳簿を紙ではなく電子的に保存するかは任意です。
帳簿を電子的に管理することで会計の状況を確認しやすくなり、経営効率が上がるというメリットがあります。
なお、ここでいう帳簿とは「国税関係帳簿」と呼ばれる、【国税にかかわる法律で保存が義務づけられている帳簿一式】を指します。
例えば、仕訳帳や総勘定元帳、売上台帳や仕入台帳、現金出納帳、固定資産台帳などです。
また帳簿と連動して、「国税関係書類」と呼ばれる貸借対照表や損益計算書といった決算関係の書類も含みます。
そして、帳簿を電子的に保存する場合、記帳データの「検索性」の確保が必要です。
記帳の際に「取引年月日」「取引金額」「取引先」を明確にし、過去の取引を検索して確認しやすく整えます。
これは税務当局が税務調査を実施する際の効率性にもつながります。
検索性を確保する要件については、電子帳簿保存法で規定されており、2022年1月の改正法では以下の3つのルールを満たせばよいということになりました。
▼電子帳簿保存法で規定されている検索要件
- 取引年月日、取引金額、取引先で検索が可能であること
- 日付または金額の範囲指定で検索できること
- 二つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること
※ただし、税務職員によるダウンロードの求めに応じるようにしていれば、上記の「2」と「3」は必要ないとされています。
また、帳簿を電子的に管理する場合には、訂正・削除履歴の確保も必要とされています。
訂正・削除の履歴を確保するためには、帳簿の管理システムの設定で対応するか､従業員全員が守らなければならない「事務処理規程」を設けることが考えられます。
事務処理規程のサンプルについては国税庁のウェブサイト をご参照ください｡
ちなみに、帳簿や書類は原則7年間（特定のケースの場合は最長10年間）保存しなければなりません。
（ 参考：帳簿書類等の保存期間について【国税庁】）
そのため、データが消失しないようなシステムやソフトを選ぶ必要があります。
2．紙を画像で保存（スキャナ保存）
紙の請求書や領収書といった書類を画像で保存することも任意です。
この保存方法は「スキャナ保存」という名称が付けられていますが、スキャンに限らず、スマートフォンやデジタルカメラで撮影した画像を保存するケースも含みます。
先ほど解説したように、データを保存する際には「検索性」が求められますが、紙の書類をスキャンして画像保存する場合、まず第一に「可視性」を確保しなければいけません。
なぜなら画像の解像度が低いと、何が書いてあるかわからなくなり、「真実性」のある取引データとはいえなくなるからです。
そのため、スキャナ保存する場合は「200dpi以上の解像度（A4サイズで約387万画素相当）でスキャンすること」と「256階調以上のカラー画像でスキャンすること」が定められています（※）。
（※一般的なカラースキャナであれば、上記の要件は満たされています）
さらには、税務調査時にスキャンした画像に書かれた文章を適切に読めるように、「見読可能（けんどくかのう）な装置」を備え付けるよう、取り決められています。
例えば14インチ（映像面の最大径が35センチ）以上のカラーディスプレイを備え付けしておくことや、書類画像をカラープリンタで出力して確認できるようにしておく必要があります。
（ただし、「一般書類」と呼ばれる見積書や注文書などは、白黒での出力でも問題ありません）
3．電子取引で交わされた書類の電子データ保存
電子取引で交わされた書類の電子データ保存は必須です。
これは「電子取引においては、電子データを原本扱いとする」というものです。
メールで送付された請求書やオンライン上でダウンロードした領収書など、電子的にやりとりされた書類データについては、紙で印刷し直して保存することが認められず、【電子データのままで保存する】ことが義務化されています。
電子取引で交わされる書類には以下のようなものがあります。
▼ 電子取引に該当する書類の例
- メールやチャットツールを介して受け取った請求書、領収書、見積書、注文書、契約書、送り状など
- クラウドサービスを利用して発行した領収書、見積書、注文書、契約書など
- ホームページからダウンロードした請求書、領収書など
- ホームページに表示され、スクリーンショットで撮影した請求書、領収書など
- DVDなどの記録媒体を介して受け取った請求書、領収書、見積書、注文書、契約書など
- クレジットカードの利用明細データ
- EDIという電子交換システムで送受信された取引データ
なお、電子データの保存先としては、クラウドストレージや社内サーバー、さらにはDVDやCD-ROMといった媒体への保存が許可されています。
帳簿の電子保存や紙書類のスキャナ保存は任意ですが、電子取引で交わされた書類の電子データ保存は義務です。
つまり、電子帳簿保存法に対応しないという選択肢はなくなりました（※）。
（※ただし、特定の状況において猶予措置が設けられているため、後述します）
もし電子帳簿保存法に対応しないと、どうなるのでしょうか？
実は電子帳簿保存法には、対応しない場合の「罰則」が存在しています。
電子帳簿保存法に対応しない場合の「罰則」について
電子帳簿保存法に対応しない場合、罰則は大きく分けて3つあります。
【罰則その1】青色申告の承認が取り消される
電子帳簿保存法へ対応しない場合、正確な記帳や書類の適切な保存に対応していないと見なされ、青色申告の承認が取り消される恐れがあります。
青色申告とは、帳簿の正確な記帳や書類の適切な保存を行うことで、白色申告よりも多くの所得控除を受けられるといったメリットが得られる制度です。
納税者が青色申告をすることで、税務当局は納税者の収入や支出を正確に把握できるようになり、適正な課税が可能になるほか、税務調査の手間が省け徴税コストを減らせます。
そのため税務当局は青色申告を推奨し、青色申告をする納税者にメリットを提供しているのです。
反対に、電子帳簿保存法へ対応しないということは、このメリットを受けられなくなります。
【罰則その2】推計課税による課税額の決定や、追徴課税が発生する場合がある
電子帳簿保存法へ対応しないことで書類不備となり、情報が不正確と見なされる恐れがあります。
その場合に税務当局は、帳簿の情報を参考にせず、過去の納税データや業界の平均売上などから収入や利益を推測して税金を計算する 「推計課税」 で課税額を決めます。
この方法で税金が決められてしまうと、実際の収入から計算するよりも高い課税額が設定される可能性があり、納税者にとって不利益になってしまうのです。
また、正確な記帳や書類の適切な保存をしていないことで税金の申告漏れが発覚した場合、「追徴課税」 と呼ばれる追加の課税が発生します。
追徴課税とは、税務調査などによって税金の申告漏れや不正が発覚した場合に、本来納めるべきだった税金に加えて、その遅れた期間に対するペナルティ（罰金や利息）を含めて納税者に支払いを求めることです。
【罰則その3】100万円以下の過料を支払わなければならない恐れも
会社法の第976条では、帳簿や書類の記録、保存に関する条項が規定されています。
この条項では、虚偽の記帳をした場合や、法律で定められた方法や期間に従っての帳簿や保存を怠った場合に、100万円以下の過料が規定されています。
過料とは、行政上の秩序を維持するために、違反者に課せられる制裁金のことです。
電子帳簿保存法に対応しない場合、上記の罰則があることを知っておきましょう。
細かな取り決めや最新の内容は、政府が発信している以下の情報を確認してください。
電子帳簿保存法における猶予措置
また、実は2024年1月からの改正法では、対応が難しい方に向けて、以下のような「猶予措置（ゆうよしょち）」が用意されています。
以下の2つの要件をいずれも満たしている場合には、改ざん防止や検索機能など保存時に満たすべき要件に沿った対応は不要となり、電子取引データを単に保存しておくことができます。
- 保存時に満たすべき要件に従って電子取引データを保存することができなかったことについて、所轄税務署が相当の理由があると認める場合
- 税務調査等の際に電子取引データの「ダウンロードの求め」及びその電子取引データをプリントアウトした書面の提示･提出の求めにそれぞれ応じることができるようにしている場合
ただし上記はあくまでも「猶予措置」となるため、特別な事情がないかぎり、要件に沿った形での電子データの保存が求められます。
電子帳簿保存法への対応は業務効率化の第一歩
電子帳簿保存法はこれまで、運用ルールの厳しさから「企業の負担が大きい」と敬遠されてきた背景があります。
しかし、これまでに複数回要件が緩和され、2022年1月度の改正を経て、今までよりもわかりやすい法律となりました。
電子帳簿保存法はIT化やDX化が加速する世の中に備えて施行された法律です。
これまで紙で管理してきた帳簿や書類を電子データで一元管理することで、書類の閲覧や検索が容易になり、業務効率が上がります。
また紙の原本が不要になるため、ファイリングなどの整理作業や保管のためのスペースを確保・管理する必要がなくなり、コストの削減にもつながります。
書類を誤って廃棄する心配もなくなりますし、火災や水害などの自然災害で紛失する心配もありません。
電子帳簿保存法への対応を面倒事と捉えるのではなく、ぜひ業務効率化を実現するための一歩として捉えてみてください。
この記事が電子帳簿保存法への対応を加速する一助となれれば幸いです。
Adobe Acrobat Proで電子帳簿保存法に対応しよう
電子帳簿保存法への対応のみならず、昨今は文書の電子化が各所で進められています。
そうした中、文書の電子化で注目されているのが「PDF」です。
PDFとは「Portable Document Format（ポータブル・ドキュメント・フォーマット）」の略で、実はアドビが開発したファイル形式です。
PDFに関するサービスはいくつかありますが、国際標準規格であるISO 32000-1に完全に準拠しているのはアドビのアプリケーションで作成されたPDFだけ。
そこでオススメしたいのがアドビのPDFソフト「Adobe Acrobat Pro」です。
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さらには、Acrobat Proのグループ版を使えば、管理者の設定画面から、同じ組織の他のメンバーがデータを間違えて削除できないように設定することもできます｡
ぜひ、Acrobat Proを活用し、電子帳簿保存法に対応した文書作成・管理を進めましょう。
（監修：税理士法人 中央会計／執筆：ウェブライダー）
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