PDFの履歴書にパスワードをかける方法【メール例文＆マナー解説付き】
PDFで作った履歴書にパスワードをかけるなら、Acrobat オンラインツールを使えばカンタンです。今すぐ無料で試しましょう。
就職および転職活動の際、履歴書と職務経歴書をデータで提出するよう求められることがあります。
しかし、いざ企業へ送ろうとしたタイミングで、「応募書類のファイル形式やセキュリティ対策はどうすればよいか」と悩まれる方も多いでしょう。
そこでこの記事では、無料のPDF編集ツール「Adobe Acrobat オンラインツール」を使って、応募書類をPDF形式に変換する方法や、作成したPDFファイルにパスワードを設定する方法を紹介します。
さらに応募書類のデータをメールで送信する際のマナーや、すぐに使える送付時のメール例文、送信する前の注意点をまとめたチェックリストも記載しているので、ぜひご活用ください。
PDFの履歴書・職務経歴書にパスワードをかける方法
履歴書・職務経歴書などの応募書類は、応募先企業へ送付する前に、以下の準備をしておきましょう。
1．応募書類をPDF形式に保存する
2．応募書類のPDFファイルにパスワードを設定する
1．履歴書・職務経歴書をPDF形式に保存する
Microsoft WordやMicrosoft Excelで作った応募書類は、PDF形式に変換しましょう。
PDFにすることで、相手の環境や印刷方法に依存せず見た目を保つことができ、第三者による改変も防げます。
またPCだけでなく、スマホやタブレットといったデバイスでも、ファイルを閲覧できるようになります。
無料のPDF編集ツール「Adobe Acrobat オンラインツール」を使えば、WordやExcelで作った応募書類をカンタンにPDF形式に変換できます。
手順は、以下の動画でご確認ください。
2．PDFファイルにパスワードを設定する
次に、Acrobat オンラインツールを使ってPDFファイルにパスワードを設定する方法を紹介します。
以下の動画でも手順を解説していますので、お好みの方法でご確認ください。
なお、PDFファイルをパスワード付きのZipファイルにしてメールに添付し、パスワードを別メールで送るケースが見られます。
しかし、この方法はセキュリティおよび利便性の観点から推奨されていません。
（参考：平井内閣府特命担当大臣記者会見要旨 令和2年11月24日・文部科学省における添付ファイル付きメールの運用に関するお知らせ）
そのため、この記事で説明する方法でパスワードをかけて送るとよいでしょう。
【手順1】パスワードを設定したいPDFファイルをアップロードする
Acrobat オンラインツールの「PDFを保護」にアクセスします。
画面中央の「ファイルを選択」をクリックし、PCに保存されているファイルを選択するか、ボタン付近のエリアにファイルをドラッグ＆ドロップしてください。
【手順2】設定したいパスワードを入力する
ファイルのアップロードが完了したら、パスワードの設定画面が開きます。
「パスワードを設定」「パスワードを確認してください」の2つの欄に、設定したいパスワードを【半角英数字記号】かつ【6～32文字】で入力してください。
入力が完了したら、右下の「パスワードを設定」をクリックします。
【手順3】パスワードをかけたファイルをダウンロードする
パスワード設定が完了すると、PDFファイルのダウンロード画面が開きます。
左上の「ダウンロード」のボタンをクリックして、パスワードを設定したファイルをダウンロードしてください。
これでPCにPDFファイルをダウンロードできました。
なお、パスワードをかけたPDFファイルをメールなどで送る場合は、次の【手順4】で解説する手順で、ファイルを共有用リンクで送るとセキュリティの面でも安全です。
【手順4】共有用リンクを発行する
「ダウンロード」のボタンの右側にあるリンクのアイコンをクリックしてログイン（新規登録）すると、カンタンに共有用リンクを発行できます。
共有用リンクとパスワードを、メールやチャットツールに記載して送りましょう。
このときパスワードをかけたPDFファイルは、Acrobatのクラウドに暗号化して保存されるので、セキュリティが強化されます。
ログインすれば、いつでもファイルの削除が可能です。
ただし、ファイルを削除すると共有用リンクも無効になり、ファイルが閲覧できなくなるので注意しましょう。
アドビのセキュリティについて詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。
これでパスワード設定は完了です。
パスワード設定時の注意点
パスワードを設定した応募書類を安全に送付するために、以下の3つの点に注意しましょう。
1．パスワードは、ランダムな英数字を組み合わせる
Acrobat オンラインツールでは、設定したパスワードの強度が可視化されます。
なるべくセキュリティの強いパスワードを設定できるよう、パスワードはランダムな英数字を組み合わせて設定しましょう。
2．パスワードはコピー＆ペーストで入力する
パスワードの設定ミスを防ぐため、メモ帳などの文書ファイルに一度パスワードを入力してから、コピー＆ペーストで入力します。
応募先企業へのメールにも、転記ミスをしないようメモ帳に保存したパスワードをペーストしましょう。
3．送付前に、設定したパスワードで開けるか確認する
設定したパスワードで履歴書のPDFファイルが開けるか、必ず送付前に確認するようにしましょう
履歴書・職務経歴書を送るときのメールの書き方（例文付き）
履歴書や職務経歴書の提出方法には、様々なパターンがあります。
主に、企業のHPや求人サイトのフォームを介した方法と、メールに添付して送信する方法です。
ここからは、企業から履歴書や職務経歴書をメールに添付して送るよう指示された場合のメールの書き方を、項目別で解説します。
1．件名
企業には、応募メールだけでなく毎日たくさんのメールが届きます。
そのため、採用担当者がひと目でメールの内容がわかるよう、件名に「用件」と「氏名」を記載しましょう。
いつ応募が来たのかがひと目でわかるよう、送付日の日付を入れてもいいでしょう。
▼例
・中途採用応募の件／履歴書・職務経歴書の送付 田中太郎
・〇〇職への応募の件／田中太郎
・20231201_履歴書・職務経歴書_田中太郎
2．宛名
応募先の会社名は省略せずに正式名称で書き、続いて部署名、担当者氏名を記入します。
部署名が不明なときは省略しても構いません。
採用担当者の名前が名字のみ公開されている場合は、「採用ご担当 〇〇様」としましょう。
担当者の名前が分からないときは「採用ご担当者様」と記入します。
▼例
・（株）→ 株式会社
・採用担当者の名字のみ公開されている場合→「採用ご担当 〇〇様」
・採用担当者の名前が不明なとき→「採用ご担当者様」
3．挨拶
応募メールの冒頭挨拶は長くならないよう端的に書くのがポイントです。
▼こちらから初めて連絡する場合
初めてご連絡をいたします。田中太郎と申します。
▼数回目のやり取りの場合
お世話になっております。田中太郎です。
4．用件
応募の経緯、履歴書、職務経歴書の添付について、なるべく簡潔に伝えます。
応募書類にパスワードを設定した場合は、パスワードと【手順4】で発行した共有用リンクを記載します。
ただし、もし応募先の企業から事前に、応募書類とパスワードを別のメールに分けるよう指示されていた場合は、1通めに応募書類のリンクを、2通めにパスワードを記載します。
1通めのメールで、2通めにパスワードを書いていることをあらかじめ伝えておくと親切です。
5．締めの挨拶
最後に履歴書、職務経歴書などの応募書類の確認を依頼し、面接の申し込みをします。
「お忙しいところ恐れ入りますが」等、相手を思いやる言葉を入れて締めくくりましょう。
6．署名
氏名、郵便番号、住所、電話番号、メールアドレスの順で記載します。
電話番号とメールアドレスはつながりやすいものを書くのが基本ですが、現職の会社のメールアドレスは使わないようにしましょう。
※メールアドレスのマナーについて、詳しくは後述します。
本文と区別しやすくなるよう、署名欄の上下にラインを入れて囲みます。
続いて、以上の項目を踏まえたメールの例文を紹介します。
上記を踏まえて、実際に応募書類をメールで送る際の例文を紹介します。
ここでは、「【手順4】共有用リンクを発行する」で解説した、PDF形式の応募書類をリンクで共有する場合の例文を紹介するので、参考にしてみてください。
応募書類を送付するメールの例文
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
【件名】応募書類送付の件／田中太郎
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
【本文】
〇〇〇〇株式会社
採用ご担当 〇〇様
お世話になっております。田中 太郎です。
先日ご指示いただいたとおり、
履歴書と職務経歴書をこちらのメールに添付してお送りいたします。
ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。
-------------------------------------------------
1．履歴書
ファイル：（ファイル共有用リンクを記載）
パスワード：（パスワードを記載）
2．職務経歴書
ファイル：（ファイル共有用リンクを記載）
パスワード：（パスワードを記載）
-------------------------------------------------
お忙しいところ大変恐縮ですが、
面接の機会をいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
----------------------------------------
田中 太郎
〒100-XXXX
東京都〇〇区△△X-X-X
〇〇〇〇マンションXXX号室
電話番号：090-XXXX-XXXX
メール：taro.adobe＠***.com
----------------------------------------
次に、応募書類を送る際に気を付けたいポイントを紹介します。
応募書類をメール送信する前のチェックリスト
応募書類をメールで送る際は、書類やメールの内容にミスがないかしっかりと確認しましょう。
以下に、特に気を付けたい項目をまとめたので、ぜひ最終チェックに活用してください。
- 送信先のメールアドレスは正しいか
- プライベート用のアドレスでメールを作成しているか
- 件名を書き忘れていないか
- 宛名の会社名を正式名称、採用担当者の名前、敬称を正しく記載しているか
- 正しい履歴書の共有用リンクが記載されているか
- 履歴書・職務経歴書の日付は、送信する当日の日付になっているか
- メールに記載したパスワードで実際にファイルが開けるか
- 誤字脱字、敬語の誤りがないか
- 署名が入っているか
PDFに関する20以上の機能が無料で使える「Adobe Acrobat オンラインツール」
PDFファイルのパスワード設定で紹介した「Adobe Acrobat オンラインツール」は、PDFを開発したアドビの公式ツールです。
無料で使えるうえにインストールの必要もなく、ブラウザ上でスムーズにPDFファイルの変換や共有、編集ができます。
【Adobe Acrobat オンラインツールの特長】
●操作がわかりやすい・迷わない
画面上にPDFファイルをドラッグ＆ドロップするだけのシンプルな操作性、アイコンやイラストを豊富に使ったナビゲーションなど、誰でもカンタンに使えるのが特長です。
●PDFに関する20以上の機能が無料で使える
PDFファイルの結合や編集以外にも、WordファイルをPDFに変換したり、PDFをJPGなどの画像ファイルに変換したりと、PDFに関する20以上の作業がAcrobat オンラインツールだけで完結します。
就職・転職活動のための応募書類も、スムーズにPDF形式へ変換できるのでオススメです。
以下の記事では、Acrobat オンラインツールで使えるすべての機能と詳しい使い方を紹介していますので、あわせてご覧ください。
はじめてのAdobe Acrobat オンラインツール完全ガイド（概略版）
Acrobat オンラインツールは、Acrobat StandardやAcrobat Pro、Creative Cloudのコンプリートプランを契約している方なら、無制限で利用できます。
忙しい就職・転職活動をより円滑に進めるために、「Adobe Acrobat オンラインツール」を、この機会にぜひご活用ください。
（執筆：ウェブライダー）
https://milo.adobe.com/libs/img/mnemonics/svg/acrobat-pro-64.svg
ぜひAdobe Acrobatオンラインツールをお試しください
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以下の記事では、PDFに関するお役立ち情報をご紹介しています。Adobe Acrobat オンラインツールを使って、日々の業務を効率化する方法をご紹介しているので、ぜひチェックしてみてください。
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