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Acrobat Sign
ワークフローの自動化に電子署名を含める理由
電子署名は、効率と生産性の両方を向上させます。電子署名をワークフローに取り込み、ビジネスプロセスを加速させる方法をご覧ください。
ワークフローの自動化とは何か？
- ワークフローの自動化とは作業の流れを改善させる方法で、あらかじめ定義されたデータとルールセットを使い、特定の部署へのタスクのルーティングを自動的に行います
- ワークフロー自動化ソフトウェアは、これまで手作業による入力が必要だったプロセスを自動化することで、ビジネスの能率を向上させます
- 電子署名はこのプロセスの重要な部分を占め、時間を節約して無駄をなくします
最適化によりワークフローの効率を高める際、デジタル署名はそのプロセスの重要な部分を占めます。その効果はしっかりと裏付けされています。ワークフローに電子署名を導入する理由を、ここにいくつかあげてみましょう。
1. 電子署名は信用を高め、国内外の契約の遵守をより確実にします
Acrobat Signのような、署名記入機能を使う場合、デジタルIDの作成が要求されます。こうしたIDは、署名した人がその本人であることを確認する認定トラストサービスプロバイダー（TSP）が提供します。検証済みのデジタルIDは、契約に関する国内外の規則を遵守しているので、そうした契約に有効性を与えます。
証明済みのソースからのデジタル署名を使うと、顧客との間の信頼性が高まり、しかも安全かつ迅速に認証されるので、ワークフローの管理は障害が少なくなりスピードアップします。
2. デジタル署名は署名する文書を保護します
どのようなデジタルワークフローでも、安全な文書が見過ごされてしまうことはありえます。Acrobat Signは、PDF文書に不正防止シールを使用してオプションでパスワード保護を加え、人的ミスから保護します。さらに、文書を暗号化することで不正から守ります。こうすることで不正行為が起こる可能性を低減させ、適切な人だけが文書署名のワークフローに携わるよう保証します。
3. 電子署名は反復作業をスピードアップします
暗証番号で検証される固有のデジタルID証明書により、署名者は自分の認証情報とIDの正当性を容易に立証できます。こうした署名は前述のTSPにより認証されているため、署名に必要な追加情報を提供する時間と手間が全体的に削減できます。プロセスの自動化はプロセス全体をスピードアップします。
さらに、文書の公証を繰り返し受ける手順をかなり早める、電子公証サービスも開始されつつあります。Acrobat SignはNotarizeと提携しており、これにより、公証された署名を米国内の文書に適用できます。
統合は公証のみにとどまりません。例えば、ワークフロー自動化ツールや、Salesforceのような顧客関係管理 (CRM) ツールを使う場合、Acrobat Sign は多くのアプリと統合することができます。
4. 署名の正当性を容易に立証
契約書の署名は、多くの場合再度署名しなければなりません。電子署名を使用する利点の一つに、デジタル署名をした文書は、10年以上再度法的に有効にできるという点があります。多くの場合、それはドラッグ＆ドロップするだけでできます。定期的に文書に署名し、文書を検証する人にとって、これは、署名の信憑性を確認するための追加のセキュリティプロセスを除外できることを意味します。
5. モバイルやウェブ上のプラットフォームも使いやすい
多くのチームがクラウドを使い、オンライン上やリモートで仕事をしています。デジタル署名を取り入れることで、チームまたは組織は、デジタル署名した文書を、モバイルデバイスでもwebでも、従業員が働いている場所に送ることができます。トラストサービスプロバイダー（TSP）発行の、コンプライアンス要件を満たした信用ある証明書に基づく、高度(AdES)な適格(QES) 電子署名を使い、自信を持って署名してください。
署名の成功例とワークフロー自動化の例
Acrobat Signをワークフローに導入すると、大きな利益が見込めます。Acrobat SignとSalesforceを統合して使用しているPGIは、契約書の完成にかかる時間を50％早めました。組織のメンバーが契約書を完成させるまでの時間は、数週間から平均33時間に短縮されています。
サンディエゴ州立大学（San Diego State University）は、新しいスタッフと新入生の受け入れ段階で、デジタルワークフローを導入しました。Acrobat Signと統合することで、手間のかかる作業を減らし、新従業員の研修にかかる時間を66％削減しています。
法律事務所のNovozymesは、世界中に膨大な数の電子契約書を送っています。電子サインを導入してからは、ミスが少なくなった上、契約書完成にかける時間が93％減少しました。
Persolは、各契約書の作成と送信にかかる時間を7分近く削減し、組織全体の処理速度が向上しました。また、文書記録のコンプライアンスが改善したと報告しています。
Acrobat Signはワークフローの自動化を合理化します
セールスチーム、人事部、財務部、マーケティングチーム、その他、電子署名を定期的に使用しアクセスする人たちに、どのような署名ワークフローでも、Acrobat Signは合理化に必要なツールを提供します。Acrobat Signのツールで以下のことができます。
- 署名のプロセスに関係する人のミスを削減
- 契約管理と企画管理の時間を節約
- 契約のターンアラウンドタイムを増やす（通知などの機能を使用）
- オフィスの備品にかかる経費や郵送コストを節約
- 権限管理、パスワード、通知などを使って、全体像を把握しやすくする
こうしたことに加え、Acrobat SignはSalesforce、Workday、Microsoft Office Suite、Google Driveなど、一般的に使われているアプリケーションと統合することができます。
Acrobat Signで時間とコストを節約するのは簡単です。署名プロセスがすぐに、これまでになく能率的になることでしょう。デジタル署名を導入したら、ツールについてさらに学びましょう。