Adobe Acrobat Sign
契約ライフサイクル管理ソリューション
適切なツールとリソースがあれば、契約の管理はとどこおりのない、シームレスなプロセスとなります。契約ライフサイクル管理を使って、障害を避け、承認までの時間を一気に短縮させる方法を学びましょう。
契約ライフサイクル管理とは？
雇用契約から不動産のリースまで、契約はビジネスを運営する上で、重要な部分を占めています。契約ライフサイクル管理（CLM）は、契約書の作成から締結まで、契約の追跡と整理をするためのプロセスです。CLMのソフトウェアを使えば、あらゆる契約書の作成、署名、更新のプロセスを合理化することができます。
契約ライフサイクル管理ソリューションを使う利点
CLMソフトウェアを使うと、ビジネスの時間、リソース、コストを節約できます。契約管理システムを電子化することで、紙の費用とオフィスのコストを節約できます。電子契約ワークフローでは、署名を集める時間を短縮できます。その結果、事務処理コストを削減でき、契約業務がより効率的になり、会社を法的な賠償責任から保護できます。CLMでは、会社の収入予測を立てるのも楽になります。財務プランを前もって立てることができれば、会社とチームがさらに成長できる分野を明確にすることも可能です。
電子契約管理から始める
契約ライフサイクル管理の主要ステップ
どの契約ライフサイクル管理のソフトウェアを使っていても、契約書の作成と更新の主要なプロセスはどれも同じです。CLMソリューションの構築からメンテナンスまでのプロセスを学び、電子署名がいかにそのプロセスをいっそう楽にしてくれるか、ご覧ください。以下の７つのステップに従い、契約書を作成し管理してください。
1. テンプレートの作成
新しい契約書の草稿を書く前に、Adobe Acrobat ProまたはMicrosoft Wordのようなプログラムで、契約書のテンプレートを作成しましょう。テンプレートを作成して保存しておくことで、契約書のリポジトリーを作ることができ、次に卸売契約書や賃貸契約書が必要になったとき、すぐにそれを使うことができます。組織内の誰もが閲覧できる一元的な格納先があれば、時間を節約し、ワークフローを合理化することができます。
2. 契約書の作成
テンプレートを作成または選択したら、実際の契約内容を入力し始めましょう。これには価格、サービス、タイムライン、場所などが含まれます。CLMソフトウェアによっては、以前使ったフォームの基準をもとに、自動的に契約内容を入力するものもあります。
3. 契約書の確認
契約内容を記入したら、それを確認します。クライアントや顧客に文書を送信する前に、必ず主要なプロジェクト関係者やチームがそれを確認するようにしましょう。これは、料金、タイムライン、インセンティブなどが、相手を納得させられる条件であることを確認する時でもあります。クライアントをめぐって他社と競合している場合は、自分のオファーが際立つようにしましょう。
4. 契約の承認
契約書を適切な人の手に、なるべく早く渡すことが重要です。CLMソフトウェアなら、このプロセスは自動化されています。事務担当者が契約書をメールで送るという手作業をする代わりに、システムが自動的にそれをしてくれます。
5. 契約書の署名と締結
契約書を送信すると、クライアントは電子署名を使って署名し、契約が締結されます。その後、CMLソフトウェアが契約書を印刷、ファックス、郵送、保管します。
6. 契約の履行を確認
契約書が完成したら、CLMソフトウェアで契約期間中、履行について確認することができます。そこから契約書自体や顧客関係などについて、知見を得ることができます。ソフトウェアのダッシュボードを使用、設定し、サイクルタイムを追跡してリスクを分析してください。そうすることで、契約ライフスタイルの透明性がさらに高まります。
7. 契約の期間満了と更新
契約書の期間満了が迫り、ビジネスに問題が生じたり収益に影響が出たりしないように注意しましょう。自動的に契約を更新し、署名を取得することができます。それぞれの契約や、クライアントの重要な節目に通知か警告が来るよう設定します。顧客が契約対象となる機会を見逃したり賠償責任を負ったりすることなく、シームレスに契約更新できるよう、十分な時間をとって通知しましょう。
電子署名で契約管理システムの効率を上げる
契約プロセスの電子化は時間を節約しますが、本当に物事をスピードアップさせるのは電子署名です。紙の文書や、スキャンした文書をやり取りする複雑なメール作業の代わりに、電子サイン機能があるCLMを使ってプロセスを自動化し、承認時間を早め、エラーをなくしましょう。電子サインを依頼する通知は、顧客のメールの受信箱に表示され、契約承認のための所要時間を短縮させます。
Acrobat Signを使って契約ライフサイクル管理のプロセスを合理化
Acrobat Signの電子サインプロセスなら、電子フォームを送信してワークフローのスピードをさらに速めた上で、リクエストした署名の進捗状況をモニターすることができます。また、ステークホルダーの割り当て、受信者への通知設定、期限が近づいたことを知らせる通知などを設定できます。Acrobat Signのモバイルアプリを使うと、クライアントや顧客は、どこにいても安全に保護された状態で契約を承認することができます。
さらに、Acrobat ProとAcrobat Signはシームレスに統合されているので、契約書のテンプレート、過去の署名、その他の関係書類へ即座にアクセスできます。契約ライフサイクル管理に必要なものをすべて1か所に集めることで、文書の承認を得る一方で、時間とリソースを節約できます。
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