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Adobe Acrobat Sign
ドキュメントワークフローとは
新しく追加される文書から保管まで、滑らかなドキュメントフローシステムは、生産性を劇的に高めます。Acrobat Signを使いながら、定評のあるツールやビジネスプロセスの活用する方法を学びましょう。
ドキュメントワークフローとは何か？
ドキュメントワークフローとは、文書が組織の中をどのように通過して行くかを管理するシステムです。ワークフロー（文書管理システムのような技術で、効果をさらに高めることが可能）がきれいに設計されていると、経営者、従業員、職場の仲間が、最高に効率良く作業をする必要がある時に、確実にすべての文書にアクセスでき、コントロールし、管理することができます。
ワークフローのプロセスを開発する前に、自分の組織が現在置かれている状況について、見直してみましょう。
ワークフローの見直し
何かを執筆する際の、「誰が、何を、いつ、どこで、なぜ」という典型的な問いかけは、しっかりとしたドキュメントワークフローについて、アイディアを出し合う時にも役に立ちます。以下のような点を考慮し、フローチャートにしてみましょう。
- 組織の中で誰が文書にアクセスする必要があるか？機密情報の場合、アクセスする権限とセキュリティのバランスをどのように取るか？関係のあるステークホルダーに知らせるための通知があるか？
- ワークフローにはどのような種類の文書が適切か？
- 新しい文書はいつワークフローに入り、それはどのくらいの期間で通過すべきか？
- 文書はどこに保管し、そのシステムをどのように整理するか？メタデータ、バージョンコントロール、その他のデジタル文書のコントロール方法を使用するか？
- 特定の文書に、なぜこのようなステップを踏むのか？
例えば、売買契約書のテンプレートがあるとします。営業チームは、様々な種類やバージョンがある、このような契約書へのアクセス権限の管理を必要としています。契約書は、営業チームのメンバーが、取引の見込みがあって契約書を必要とした時にワークフローに入ります。そのため、どこからでもアクセスできなければなりません。Adobe Document Cloudにこの文書を保管しておけば、営業チームのリーダーがアクセスの管理権限を保持しながら、営業チームに簡単にアクセス権限を付与できます。そうすればチームは、取引が成立したらすぐに契約書を作成することができます。
当然かもしれませんが、プロセスをドキュメントワークフロー（例えば、文書で）を使って明確にしておけば、面倒な手続きで時間を無駄にすることなく、誰もが同じ認識で作業にあたることができます。しかも、すべてを文書化するということは、プロセス自動化の進行状態を測定する、KPI（重要業績評価指標）を向上させる助けともなります。
堅実なワークフロー管理へのステップ
自分の組織のニーズが理解できたら、合理化に向けてシステムのデザインを実際に始めましょう。すべてのドキュメントワークフローを、受領、保管、取り出しの3つのパートに分けます。
文書の受領を自動化
ワークフローに追加する必要のあるアイテムを確認したら、文書がどこに送られる必要があるかを追跡する、ドキュメントワークフローを作成することができます。例えば、求人情報を出している場合、求職者から送られてくる文書は、便利かつ安全で、該当部署で雇用にあたるマネージャーだけが閲覧できるような場所に保管しなければなりません。
自動化は、プロセスをスピードアップし、非効率な要素をなくすためのひとつの方法です。新しく追加される電子文書を、それぞれ分類してチェックしていくのは、大変な作業です。これはかつて、ファイリング担当者がすべてやっていました。しかし今は、この面倒な作業を、ラベルやフィルターの作成と、入ってくる文書を受領する自動プロセスを作成することによって、簡単にこなすことができます。例えば、Eメールの題名を読み、前もって設定しておいたフォルダーに自動的に仕分けするフィルターを使えば、簡単にそのEメールを見つけることができ、ワークフローのスピードを一気に上げることができます。
保管がポイント
物理的に存在する物は、すべて場所をとります。文書の保管も例外ではありません。電子文書でも紙の文書でも、最も難しいことの一つは、そういった文書をただ保管することではなく、それを効率よく保管することです。
Adobe Document Cloudのような強力なクラウドストレージを使うと、ペーパーレスにするのが簡単なあまり、ファイルを整理しないまま保管したくなることがあるでしょう。しかし、ドキュメントワークフローをきちんと整備するには注意が必要です。ある文書を特定の場所に保管するための理由を共通認識として持っておけば、チームメンバーは、その文書が必要な時に、その理由を遡っていけば文書を見つけることができます。文書をストレージ内の適切な場所に保管するためのルート作りは、ワークフローを自動化する上での重要な部分です。
ストレージから取り出した後の文書をどうするべきか、また、様々な種類の文書やファイルをより良い方法で保管するにはどうしたらよいか、などをチームの人達と検討してください。そうすれば、エラーを防ぐための自動化プロセスを思いつくはずです。
瞬時に検索
ドキュメントワークフローの優秀さは、文書の検索システムに左右されます。ここでいう検索とは、それほど多くの面倒なステップを踏まずに文書を取り出せるという意味です。もしMicrosoft Wordを使っているなら、プロジェクトに必要な文書にどれだけ簡単にアクセスできるか判断してみましょう。いくつかのフォルダーとアクセススクリーンを通過しなければなりませんか？提案書は必要な時にすぐに使えますか？そうでない場合、検索システムを改良しなければなりません。
Acrobat Signは、数多くの統合機能、簡単に使えるダッシュボード、業績指標など、いろいろな機能を備えています。
適切なツールを得る
Acrobat Signを文書管理ワークフローの根幹として使えば、共同作業がこれまでになく簡単にできます。Acrobat Signはドキュメントワークフローの全体像を可視化します。自動アラートもその一部で、未完了のタスクを通知し、プロジェクト管理と承認プロセスを、さらに簡単にしてくれます。
他ツールと統合ができ、SharePointを含むすべてのMicrosoftアプリケーションを使った共同作業ができます。Salesforce、Workday、ServiceNowといったその他のサービスも、Acrobat Signと統合できます。
測定のためのダッシュボードが必要な時も、自動化、ドキュメントフローのコントロール、新プロセスのスタート、またはドキュメントワークフローの最適化が必要な時も、Acrobat Signがそのためのツールをお届けします。
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タイトル
ドキュメントワークフローとは
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ドキュメントワークフローのレイアウトに取り組む女性
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