Acrobat Sign
文書管理の電子化
ビジネスのプロセスにおいて、紙の文書に依存すると作業が煩雑になります。電子フォーマットに移行することで、職場のワークフローを向上させましょう。
契約システムを電子化したい3つの理由
- 従業員にとって、電子ファイルは紙の文書よりアクセスするのが簡単です
- 文書の電子化と電子署名は、Adobe ScanやAdobe Acrobat Signといったアプリで、簡単にできます
- 契約システムを電子化すると、ワークフローが速くなり、無駄を削減します
契約システムを電子化するとこんな利点が
契約のシステムとは、契約書の準備、署名、実施、契約書の管理、その他の契約書の管理などを会社がおこなう上でのプロセスです。多くの会社が、自宅とオフィスの両方を職場として使う、ハイブリッド形式を取り入れるようになり、従業員が週の何日かはオフィスで、他の日は自宅でリモートワークをすることが一般的になってきました。その結果、重要なビジネスのプロセスを電子化することが不可欠となっています。そうすれば、契約書を準備するにあたり、担当者が1か所に保管された紙の文書にアクセスできずに困る、ということがありません。
電子化が進行する中で、顧客との関係にも影響が見られます。バーチャルミーティングでは、クライアントと実際に会うことが少なくなります。彼らが必要な書類と契約書に、オンラインで署名できるようにする必要があります。
紙の記録を電子データに変換するのは、ビジネスの記録や法規制のために記録を保管する上でも、また災害や物理的なダメージが起きた時のためにも、バックアップとして備えておける、適切な方法と言えます。
文書の管理と電子化とは何か？
文書の電子化と管理とは、デジタルファイルを使って新しい世界を開く、ペーパーレスシステムのことです。例えば、人から人へと渡る承認チェーンを、文書の電子署名でスピードアップするなど、自動化や時間節約の手段、といった機会が得られます。
文書を電子化する最適な方法は？
文書の電子化は、3つの簡単なステップを基本とする、しっかりしたプロセスで始まります。
準備
契約システムを電子化の時代に移行させるには、文書をスキャンすることが肝心です。Adobe Scanのような無料のアプリを使えば、アナログファイルを素早く簡単に電子化して、共有するサーバーやハードドライブにPDFとして保存することができます。Adobe Scanは、光学文字認識（OCR）を使ってページ上にあるすべてのテキストを分析するので、スキャンした文書は完全に検索可能です。
署名
文書を電子化したら、それを重要な関係者に届けることが必要です。Adobe Acrobat Signを使えば、eサインやデジタル署名が必要な場合も、すべての署名プロセスを管理するにも、作業完了までの時間を節約するためにも、文書を適切な場所に届けることができます。
管理
Eサインやデジタル署名をするための、電子化システムが整ったら、あとはAdobeのツールを使って簡単に管理できます。Adobeのオンラインストレージでも、お好みのオンラインストレージシステムでも、Adobe Document Cloudを使って文書を整理すれば、ビジネスに関わるすべての重要な書類を安全に監視し、管理することができます。
ITVが電子契約書を使って、いかに紙と時間の無駄をなくしたか
英国のテレビ局ITV（長期にわたって放送している連続ドラマ 「エマデール」 と 「コロネーションストリート」 の制作局）は、書類について問題を抱えていました。番組のために雇う、多くの監督や作家と毎月契約を交わすのは、年間にすると2万件を超える紙の文書を生み出していました。署名をしてもらうために、契約書を郵送し、それを返送してもらうのに、署名1件につき平均2週間かかっていました。
ITVが契約システムを電子化し、Acrobat Signを使って契約書を処理し始めると、その違いはすぐに明らかになりました。事務処理のスタッフは契約準備にかかる時間が、80％以上節約できたと報告しています。これも、Acrobat Signで自動化したスマート文書で、情報を保存し、自動的にフォームに入力できるようになったおかげです。そして、電子的に文書に署名できるようになると、膨大な数の作家や監督に電子文書として送った契約書のほとんどは、数週間ではなく数日で返ってくるようになりました。全社的に契約の手順を電子化させたITVは、現在では年間340万枚の紙を節約できるようになり、2万ポンド相当の無駄を節約しています。
Acrobat Signで契約システムをシンプルに、スムーズに
会社の文書の電子化が完了したら、それぞれのデジタル文書をライフサイクルの終わりまでしっかりと管理するために、Acrobat Signが必要なツールをすべて提供します。電子署名から強力なパスワード保護、そして暗号化機能まで、Acrobat Signは文書処理をスムーズにし、ペーパーワークを減らし、貴重なリソースを節約する助けとなります。