Come creare una scheda di progetto

Come creare una scheda di progetto

Cosa comprende la scheda di progetto?

La scheda di progetto precisa cos’è incluso nel progetto in questione e cosa è escluso. Ecco alcuni elementi che generalmente si trovano in una classica scheda di progetto:

• Le attività e gli obiettivi specifici, descritti in un linguaggio chiaro e comprensibile per evitare qualsiasi malinteso.
• I risultati desiderati che specificano chiaramente ciò che il cliente riceverà o otterrà.
• I deliverable, ovvero tutti i prodotti e i servizi previsti dal progetto.
• I limiti, ovvero gli elementi che potrebbero impedire il corretto svolgimento del progetto.
• Una pianificazione che descrive chiaramente lo svolgimento del lavoro, dall’inizio alla fine.
• Le tappe principali che consentono alle parti coinvolte di tenere traccia dei progressi compiuti.
• Le comunicazioni che tengono tutti al corrente dell’evoluzione del progetto e comprendono i report sullo stato di avanzamento, i progressi, le informazioni di natura economica e le persone incaricate dell’esecuzione di ogni attività.
• Il glossario con le espressioni specifiche del settore, gli acronimi e le loro definizioni, al fine di semplificare il gergo settoriale e migliorare la leggibilità.
• I prezzi e le modalità di pagamento che specificano le modalità e le scadenze dei pagamenti.
• La procedura di modifica che definisce il modo in cui le parti coinvolte eseguiranno eventuali modifiche al progetto, compresi i piani di emergenza.
• Le risorse, ovvero gli elementi che serviranno per realizzare il progetto. Ad esempio, quali team vi lavoreranno? Qual è il budget?

Esempi di schede di progetto

A seconda della natura del progetto e del settore di attività, la scheda di progetto può variare da un team all’altro. Ovviamente anche la dimensione del documento varia a seconda dell’ampiezza del lavoro. Ecco alcuni esempi in cui l’utilizzo di una scheda di progetto può rivelarsi pratico per lavoratori autonomi, imprenditori o agenzie:

• Edilizia. Prima di iniziare a lavorare su un immobile, il costruttore deve disporre di una scheda di progetto approvata che contenga un elenco delle attività da svolgere e una cronologia per la loro esecuzione.
• Web design. Stai progettando un sito web o sviluppando un’applicazione? Una scheda di progetto specifica le risorse essenziali da utilizzare.
• Digital Marketing. Se crei contenuti per un cliente, come un articolo o un video promozionale, la scheda di progetto evidenzierà gli obiettivi principali e i risultati attesi.
• Organizzazione di eventi. Definisci le tue esigenze e delega i compiti per conferenze o eventi professionali.

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Modifica la tua scheda di progetto con Adobe Acrobat.

Con l’aiuto dei servizi online di Adobe Acrobat puoi modificare, convertire e condividere file con facilità. Una volta scaricato uno dei nostri modelli gratuiti di scheda di progetto, puoi accedere alla nostra piattaforma online per modificare un PDF e personalizzarlo.

• Carica il documento sulla piattaforma di modifica facendo clic su Seleziona un file o trascinandolo nell’area dedicata.
• Scegli il file che desideri modificare.
• Effettua l’accesso per inserire dei commenti.
• Usa la barra degli strumenti per aggiungere testo o note, per evidenziare sezioni o includere delle immagini.
• Carica il file modificato o ottieni un link per condividerlo e collaborare con le persone interessate da un’unica posizione.

Proteggi la scheda di progetto in formato PDF con una password.

Se il tuo progetto contiene informazioni sensibili, Adobe Acrobat online ti consente di limitare l’accesso e aggiungere una password al documento in pochi clic. Proteggi i tuoi PDF con una password per garantire una maggiore sicurezza quando li condividi sul web.

Quando il documento è pronto, potresti aver bisogno di inviarlo a tutte le parti coinvolte per richiedere la loro approvazione o un feedback. Potresti anche aver bisogno di firmare e compilare una scheda di progetto mentre sei in viaggio.

I vantaggi della scheda di progetto

Compilare la scheda di progetto comporta diversi vantaggi importanti, soprattutto se lavori con colleghi o clienti. La scheda di progetto consente a chi è coinvolto di:

• Concordare i requisiti del progetto.
• Identificare i rischi potenziali e gli ostacoli che possono influire sul successo del progetto.
• Tenere traccia della tabella di marcia per evitare ritardi e conflitti con altri progetti in corso.
• Evitare costi inutili e rispettare il budget previsto.
• Valutare se gli obiettivi sono ragionevoli e le aspettative realistiche.

Quando l’andamento del lavoro inizia a deviare dalla pianificazione iniziale, ad esempio con tempi dilatati o deliverable supplementari aggiunti in corso d’opera, il corretto svolgimento del progetto non è più garantito.

In questo caso, le scadenze vengono posticipate e le attività non corrispondono più a quanto previsto. Nella migliore delle ipotesi, si tratta semplicemente di alcuni deliverable aggiuntivi. Nel peggiore dei casi, il progetto supera il budget previsto o non corrisponde più agli obiettivi definiti inizialmente.

Una scheda di progetto ben redatta e approvata preventivamente può evitare sorprese, ritardi e contrattempi. Comunica le tue aspettative fin dall’inizio e rispetta le condizioni concordate per contribuire al successo del progetto.