Redigere uno statement of work: guida pratica ed esempi

Una comunicazione chiara tra cliente e fornitore è essenziale per il successo di un progetto, soprattutto quando si tratta della prima collaborazione tra le due parti. Lo statement of work (letteralmente “dichiarazione di lavoro”) è un documento legale che definisce chiaramente le caratteristiche, le esigenze e le tempistiche di un progetto.

In questo articolo scoprirai perché tutte le aziende, i fornitori e i lavoratori autonomi dovrebbero creare uno statement of work e in che misura questo documento è essenziale per il successo di un progetto. Imparerai anche come creare uno statement of work e quali elementi includere con i nostri consigli per scriverlo al meglio.

Ecco cosa imparerai

Che cos’è uno statement of work?

Uno statement of work è un documento legale che descrive in dettaglio lo svolgimento di un progetto in corso. Consente a tutti, dal cliente al project manager, dai dipendenti fino ai collaboratori esterni, di avere una visione chiara di ciò che deve essere prodotto e tutela sia l’azienda sia il cliente.

Gli statement of work sono documenti legali dettagliati che definiscono chiaramente la quantità di lavoro da svolgere in cambio di una determinata somma di denaro.

Obiettivi e vantaggi dello statement of work

Il successo dei progetti si basa su una pianificazione chiara. Questo tipo di documento definisce chiaramente i requisiti, le tappe, la cronologia e tutti gli elementi essenziali per un lavoro ben fatto. Tutti i project manager e i membri del team devono poter consultare questo documento per conoscere le tempistiche di raggiungimento degli obiettivi generali.

Lo statement of work mira a ottimizzare la comunicazione e a stabilire obiettivi chiari. Permette di condividere con il team le aspettative, le esigenze e i criteri di qualità, senza dimenticare le condizioni di pagamento per le persone che lavorano al progetto.

Cosa comprende lo statement of work

Uno statement of work dettagliato include:

La scheda di progetto
Gli obiettivi del progetto
Le tempistiche e le scadenze
I deliverable previsti
I criteri di successo
Hardware e software necessari
Gli standard di performance da rispettare
Le firme delle parti

L’insieme di tutti questi elementi descrive ogni dettaglio del progetto.

I vantaggi dello statement of work

Un documento di questo tipo è essenziale per tutte le parti interessate. Elimina il rischio di fraintendimenti tra i clienti e i fornitori i merito al lavoro da svolgere e alle condizioni di pagamento. Lo statement of work presenta quindi numerosi vantaggi.

Deliverable dettagliati

Se il progetto non è chiaramente definito, l’ambito potrebbe essere involontariamente dilatato, con il risultato che i clienti si aspettano (o richiedono) una quantità maggiore di lavoro senza aumentare il compenso.

Immagina, ad esempio, di aver ricevuto l’incarico di creare il wireframe di un minisito. Fissi un prezzo per il solo wireframe e lo consegni. Tuttavia, il cliente si aspettava di ricevere un modello completo con un esempio di design e contenuto.

Redigere un documento legale che definisce in modo chiaro ciò che verrà consegnato impedisce che si verifichino malintesi di questo tipo. Il cliente e il fornitore stabiliscono chiaramente la natura del lavoro e del pagamento, ed entrambe le parti interessate sanno cosa aspettarsi.

Tempi di consegna definiti

Gli statement of work dettagliati definiscono chiaramente le scadenze per i deliverable e spesso includono una tempistica precisa delle varie fasi di lavoro.

Modalità di pagamento chiare

Una sezione dello statement of work deve definire chiaramente quali saranno le modalità di pagamento. Deve specificare quando verrà effettuato il pagamento: prima dell’inizio dei lavori, periodicamente nel corso del progetto o alla consegna. Deve inoltre specificare come e dove verrà effettuato il pagamento. Ad esempio, tramite bonifico bancario sul conto del fornitore.

In questo modo, qualsiasi questione relativa al flusso di cassa, alla fatturazione o alle finanze può essere affrontata alla firma del contratto, consentendo al cliente e al fornitore di procedere nel modo che ritengono più opportuno.

Guida pratica ed esempi: come creare uno statement of work

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Modelli di statement of work

Modelli di scheda di progetto

Introduzione

Descrivi innanzitutto la natura del lavoro richiesto e cosa ci si aspetta da esso.

Obiettivi

Questa sezione affronta in modo chiaro questioni come:

A cosa serve questo progetto?
Quali sono gli obiettivi che cerchiamo di raggiungere?

Scheda di progetto

Questa sezione deve passare in rassegna i dettagli del progetto da svolgere: cosa, come e quando.

Alcuni project manager includono anche dettagli come hardware e software richiesti.

Luogo di lavoro

Questa sezione è importante perché definisce il luogo in cui verrà svolto il progetto. Si lavorerà a distanza o in ufficio? In caso di esternalizzazione, indica la città e il paese in cui verrà svolto il lavoro. Se il progetto può essere svolto da remoto, ciò deve essere specificato.

Protezione dei dati personali e sicurezza

Molti progetti online richiedono un alto livello di riservatezza, in particolare nei settori della tecnologia e del marketing. Sottolinea questo aspetto e menziona l’utilizzo di server sicuri se il cliente lo richiede.

Consegne e scadenze

Definisci chiaramente i deliverable, indicando cosa deve essere consegnato ed entro quale termine. È auspicabile includere un calendario contenente tutte le attività, ciascuna con una data di scadenza specifica. Non tutti gli statement of work specificano necessariamente le scadenze da rispettare, dipende dalla natura del progetto e dalle attività da svolgere.

Tempistiche del progetto

Questa sezione fondamentale descrive il calendario del progetto e definisce i tempi di consegna di ogni attività. Include anche la data di completamento prevista e tutte le altre date di consegna importanti.

Test

Indica se esistono standard e procedure di test da rispettare per il progetto.

Indicatori di prestazione

Spiega cosa ci si attende dai deliverable affinché soddisfino specifici “criteri di successo” o indicatori chiave di prestazione (KPI).

Condizioni di pagamento

Il pagamento deve essere descritto in dettaglio: quali somme verranno corrisposte e quando. Il pagamento verrà effettuato prima o dopo la consegna dei deliverable? È prevista una revisione prima che il pagamento venga effettuato o sbloccato? Queste domande devono essere affrontate fin dalle prime fasi di definizione del progetto.

Varie ed eventuali

Tutto ciò che ritieni possa apportare valore aggiunto alla gestione del progetto deve essere incluso in questa sezione. Ad esempio, gli strumenti specifici da utilizzare, gli aggiornamenti da fornire o le riunioni da programmare e finanziare.

Buone pratiche: suggerimenti per la stesura di uno statement of work

Devi redigere uno statement of work? Questi suggerimenti essenziali ti aiuteranno a iniziare con il piede giusto.

Definisci chiaramente i termini di settore

È preferibile evitare il più possibile l’utilizzo del gergo specialistico. Scegli un linguaggio semplice e cerca di evitare tutto ciò che potrebbe richiedere un’ulteriore spiegazione, a meno che tu non intenda includerla: se usi termini settoriali, cerca di spiegare chiaramente ogni termine utilizzato. Per quanto possibile, scrivi il documento nel linguaggio corrente.

Immagini ed elementi grafici

Aggiungi screenshot, immagini ed elementi grafici, se opportuno. In questo modo puoi evidenziare gli elementi importanti, come l’aspetto della versione finale del progetto, il modo in cui devono essere organizzati i fogli di calcolo, ecc.

Consigli per la stesura di uno statement of work

Conserva il documento in un formato di file sicuro.
Prevedi tempistiche realistiche.
Includi eventuali esigenze particolari.
Menziona le esigenze del cliente.
Indica gli strumenti di project management e reporting.
Invia lo statement of work ai membri del tuo team.
Specifica gli strumenti da privilegiare per la gestione del progetto, le conversazioni via e-mail, la messaggistica istantanea, il reporting ecc.

Esempi di statement of work

L’aspetto e le dimensioni di uno statement of work dipendono dal settore di attività, dal progetto, dall’ambito del progetto, dal fornitore e da altri fattori, per questo ogni documento sarà diverso. La scala e la complessità del progetto spesso determinano l’aspetto del file finale.

Ecco alcune aree specialistiche con esempi precisi:

Web design e sviluppo web

Quando si lavora con prodotti digitali, è essenziale disporre di un elenco dettagliato delle attività da svolgere perché questo tipo di lavoro viene spesso svolto in fasi iterative.

Uno statement of work è un ottimo modo per stabilire cosa ci si aspetta dal fornitore e quando. Le date di scadenza, i calendari e le tappe consentiranno inoltre a entrambe le parti di sapere quando e come organizzare la consegna del lavoro.

Organizzazione di eventi

In questo settore il documento deve delineare in dettaglio tutti i requisiti del cliente, siano essi aziendali o personali. Questo aiuterà l’organizzatore dell’evento a capire con precisione le aspettative del cliente per agire di conseguenza.

Domande frequenti sugli statement of work

Qual è la differenza tra scope of work e statement of work?

Sebbene lo scope of work (scheda di progetto) e lo statement of work siano correlati ed entrambi abbreviati in "SoW", questi documenti presentano delle differenze. La scheda di progetto definisce gli obiettivi di un progetto e fornisce una panoramica dettagliata del lavoro da svolgere entro un determinato periodo di tempo.

Lo statement of work, invece, è un piano completo che contiene i prodotti da consegnare, i requisiti, le tempistiche e gli obiettivi: in sostanza, fornisce una descrizione dettagliata del progetto.

Quale livello di dettaglio deve avere uno statement of work?

Il livello di dettaglio di uno statement of work dipende dal settore di attività e dalla natura del progetto. Se si assume un collaboratore esterno per un compito specifico, il documento può essere breve e semplice. Prendi spunto dalla galleria di modelli di statement of work di Adobe.

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Qual è il formato di file di uno statement of work?

Data la sua importanza legale, questo documento dovrebbe essere salvato in formato PDF. Il documento avrà così l’aspetto di un documento ufficiale e legalmente valido che può essere modificato e firmato da entrambe le parti interessate. Puoi creare PDF modificabili facilmente con Adobe Acrobat.