Come aprire, visualizzare e modificare un file MSG
A seconda del tipo di attività che svolgi, probabilmente trascorri gran parte delle ore di lavoro a ricevere e inviare email. Riceviamo in media 120 email al giorno, ma ci siamo mai chiesti come mai le email funzionano in modo così efficiente?
Se utilizzi Microsoft Outlook, i file MSG giocano un ruolo importante: in questa guida ti spieghiamo cos’è questo formato e come utilizzarlo.
Cos’è un file MSG?
Anche se il testo effettivo delle email che invii e ricevi costituisce una parte importante di Outlook, inteso come sistema, Microsoft utilizza il formato MSG anche per salvare informazioni aggiuntive. Queste possono includere:
- Messaggi
- Appuntamenti
- Riunioni
- Contatti
- Attività
La funzione principale di tutti i file MSG è facilitare la condivisione di informazioni tra gli utenti di Microsoft Outlook. I programmi che utilizzano MAPI (Messaging Applications Programming Interface, cioè l’interfaccia di programmazione delle applicazioni di messaggistica di Microsoft) supportano anche il formato MSG.
Per cosa sta MSG?
MSG è l’abbreviazione della parola “message” (messaggio). Per questo potrebbe crearsi un po’ di confusione quando si utilizzano file MSG per condividere anche attività e dati dei contatti, ma tutte queste informazioni sono comprese sotto la sigla MSG.
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Storia del file MSG
I file MSG sono comparsi per la prima volta con l’introduzione di Microsoft Office 2003. Nonostante siano state introdotte versioni successive di Office, il formato MSG è rimasto integrato nel sistema Outlook da allora.
MSG è ora il formato predefinito per tutti gli utenti di Outlook e, più specificamente, si incontra quando i messaggi vengono inoltrati come allegati o salvati su un computer. Dalla sua introduzione, Microsoft ha lanciato più di 10 versioni diverse del file MSG.
Prima di Outlook 2003, questo software di posta elettronica utilizzava il file PST (o Personal Store) per salvare le informazioni.
A cosa servono i file MSG?
I file MSG hanno una serie di utilizzi all’interno del sistema di Microsoft Outlook. La loro funzione principale è inviare informazioni tra gli utenti, ma i tipi di informazioni possono variare.
- Email: il file MSG di un’email, molto probabilmente il motivo principale per cui utilizzi Microsoft Outlook, ti consente di condividere diversi campi email contemporaneamente. Tra questi vi sono la data, il destinatario e il mittente, oltre all’oggetto e al corpo del messaggio, più eventuali allegati.
- Appuntamenti e riunioni: questi file MSG condividono i dettagli di una riunione o di un appuntamento, inclusi ora, luogo e, se necessario, il messaggio stesso.
- Contatto: questi file MSG vengono utilizzati per inviare i dettagli del contatto scelto, inclusi il nome completo, l’indirizzo email e il numero di telefono.
- Attività: quando invii un file MSG che contiene informazioni sull’attività, condividi le sue date essenziali, il messaggio e il livello di priorità.
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Vantaggi e svantaggi dei file MSG
Come avviene con qualunque tecnologia, ci sono vantaggi e svantaggi da considerare quando si lavora con il formato MSG.
Vantaggi
- Molteplici utilizzi.
I file MSG sono versatili: possono servire per condividere la posizione di una riunione così come per inviare un PDFvia email. Ciò significa che nessuno deve preoccuparsi di inviare il tipo di file corretto e può aggiornare, informare e invitare con un semplice clic. - Dimensioni ridotte del file.
Rispetto a file simili come il formato EML, il file MSG è relativamente piccolo. Dato che riceviamo un gran numero di email ogni giorno, se le dimensioni dei file fossero troppo grandi, l’hard disk si riempirebbe velocemente. Con il formato MSG non devi preoccuparti che i file occupino troppo spazio.
Svantaggi
- Non supportato nelle versioni più vecchie di Microsoft Outlook.
Sebbene siano pochi gli utenti di versioni Outlook precedenti al 2003, non sarebbero comunque in grado di aprire un file MSG. Se stai contattando qualcuno che utilizza una versione più vecchia di Outlook, potresti dover trovare un altro modo per organizzare riunioni o condividere file. - Supportato solo da Outlook.
Analogamente a quanto abbiamo detto sulla non compatibilità del file MSG con le versioni precedenti al 2003, questo tipo di formato non può essere utilizzato da altri programmi. I file MSG talvolta contengono dati specifici di Outlook che non possono essere aperti altrove. Questa è una limitazione rispetto a file come l’EML, che possono essere aperti praticamente da ogni programma di posta elettronica.
Come aprire un file MSG
Se hai Microsoft Outlook, aprire un file MSG è estremamente semplice. Ti basta fare doppio clic sul file per aprirlo. Se Outlook non è l’applicazione predefinita per i file MSG, segui questi passaggi:
- Fai clic con il tasto destro sul file MSG che desideri aprire e trova “Apri con”.
- Nella lista di applicazioni trova Microsoft Outlook.
- Seleziona Outlook e clicca su “Ok”.
Come creare un file MSG
Creare un file MSG è semplice: ti basta trascinare un elemento in Microsoft Outlook in una cartella aperta o sul desktop. Da lì, Outlook salverà l’email, l’attività, l’appuntamento o il contatto come un file MSG nella posizione da te scelta. Il nome del file verrà preso dall’oggetto del tuo elemento, ma puoi scegliere di modificarlo.
Puoi anche salvare l’elemento scelto in Outlook andando su “File”, poi su “Salva con nome” e scegliendo la posizione del file che preferisci.
Come convertire un file MSG in PDF
Convertere un file MSG in PDF è molto semplice.
- Il convertitore PDF online di Adobe è facile da utilizzare ed è compatibile con molti tipi di file basati su testo. Ti basterà semplicemente trascinare e rilasciare oppure caricare dal tuo computer il file che desideri convertire.
- In alternativa fai clic con il tasto destro del mouse sul tuo file MSG per aprirlo e poi scegli “File”, seguito da “Salva come”, e seleziona il salvataggio come documento HTML. Puoi quindi salvare nuovamente il file HTML come documento Word (DOCX) e utilizzare il convertitore online gratuito da Word a PDF di Adobe.
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File MSG: domande frequenti
Con quale programma si apre un file MSG?
Il programma principale per aprire il file MSG è Microsoft Outlook. Tuttavia esistono anche applicazioni di terze parti in grado di riconoscere e aprire i file MSG: puoi trovarle online.
Come si apre un file MSG in Chrome?
Se desideri aprire un file MSG nel tuo browser Google Chrome, dovrai prima trasformarlo in HTML. Per farlo, vai su File, Salva come e seleziona il percorso del file desiderato. Prima di premere Salva, seleziona il formato HTML. Così dovresti riuscire ad aprire il tuo file di posta elettronica in Chrome.
Gmail è in grado di aprire file MSG?
Purtroppo, Gmail non è in grado di aprire i file MSG e non esiste neanche una soluzione chiara o facile per importare direttamente questo tipo di file. Poiché i file MSG sono progettati per funzionare specificamente con Microsoft Outlook, potrebbe servirti un convertitore in grado di trasformare i file MSG in un tipo di file compatibile con Gmail.
Come si importa un file MSG in Outlook?
I file MSG si aprono automaticamente in Outlook e non è necessario importarli. Quindi, se possiedi già Microsoft Outlook, i file MSG si apriranno naturalmente nel programma senza problemi.
Come si apre un file MSG in Outlook per Mac?
Se hai Outlook per Mac, avrai notato che l’applicazione non apre automaticamente i file MSG. Tuttavia, la versione web di Outlook ti consente di aprirli: per visualizzare i tuoi file MSG su Outlook.com, inviali come allegato al tuo account Outlook e aprili online.