Cos’è il formato PDF/A e come si apre, visualizza e modifica questo tipo di file
Il formato PDF/A è stato progettato per l’archiviazione a lungo termine dei file PDF. In questa guida scoprirai cosa è esattamente un file PDF/A e come crearne uno, oltre ai numerosi vantaggi che caratterizzano questo formato.
Cos’è un file PDF/A?
Il PDF/A è il formato standard adottato in tutto il mondo per l’archiviazione di documenti elettronici e permette di visualizzare i documenti nel loro aspetto originale su diversi software. La differenza tra un PDF standard e un PDF/A è che quest’ultimo non può includere elementi che lo rendano inadatto all’archiviazione a lungo termine.
È anche autosufficiente, nel senso che include in sé tutte le informazioni relative a contenuto, font e colori. Ciò significa che il documento può essere visualizzato e riprodotto esattamente come era stato creato in origine, a prescindere dal dispositivo utilizzato.
Che cosa significa PDF/A?
PDF sta per Portable Document Format, ossia formato di documento trasferibile, ed è uno standard affidabile per la visualizzazione e lo scambio di documenti su qualunque piattaforma. L’estensione “A” sta per “archivio”: il PDF/A assicura che il suo contenuto sia conservato nella forma originale per i decenni a venire.
Storia del formato PDF/A
Il formato PDF/A è stato reso pubblico nell’ottobre 2005 dall’International Standards Organisation (ISO) come nuovo formato di riferimento per l’archiviazione dei documenti elettronici.
Nel maggio 2002 era stata avviata un'iniziativa da parte dell'Association for Information and Image Management (AIIM), della National Printing Equipment Association (NPES) e dell'organo amministrativo della Corte degli Stati Uniti con l’obiettivo di creare un formato standardizzato per l’archiviazione dei documenti in formato elettronico
Dopo tre anni di collaborazione tra aziende e organizzazioni internazionali, è stato rilasciato il formato PDF/A.
Il PDF/A, o ISO 19005, è stato rapidamente accettato a livello internazionale come standard per l’archiviazione a lungo termine, secondo le specifiche del PDF.
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A cosa servono i file PDF/A?
I file PDF/A si utilizzano come i PDF standard, ma sono particolarmente indicati per documenti che devono essere archiviati in un formato a prova di tempo.
A mantenere il formato originale
Il formato PDF/A garantisce che la formattazione originale del documento rimanga la stessa nel tempo e che l’accesso al file sia semplice e uniforme, indipendentemente dal dispositivo utilizzato.
Ad apporre la firma digitale su un documento
Il PDF/A è il formato migliore per registri e documenti firmati digitalmente perché consente di apporre una firma elettronica specificando solo alcuni requisiti minimi. In questo modo i registri e i documenti potranno essere firmati in modo digitale anche in futuro, utilizzando le nuove tecnologie che si svilupperanno.
Per dissertazioni e articoli scientifici
Il PDF/A è ampiamente adottato nel settore accademico perché consente di visualizzare in modo corretto i caratteri speciali utilizzati nelle formule matematiche e nelle lingue antiche, dal momento che tutti questi simboli sono incorporati all’interno del file. Alcune istituzioni accademiche accettano solo tesi e dissertazioni in formato PDF/A.
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Vantaggi del formato PDF/A
Leggi tutti i vantaggi del formato PDF/A: alcuni potrebbero esserti utili per il tuo prossimo progetto.
- Integrazione a livello mondiale. Si possono archiviare informazioni in qualunque alfabeto, come arabo, giapponese o cirillico, perché il formato PDF/A assicura che i testi siano visualizzabili correttamente su qualunque dispositivo.
- Conservazione a lungo termine. Lo scopo dei file PDF/A è la conservazione digitale a lungo termine ed è utile per biblioteche, banche e altri archivi.
- Capacità di riutilizzo. Questo specifico formato di file PDF ti permette di riutilizzarne facilmente il contenuto, è anche relativamente semplice da convertire in Word, HTML o EPUB.
Come aprire un file PDF/A
Per aprire un file PDF sul tuo computer o in un’applicazione, devi solamente fare doppio clic sull’icona del file. In ambiente Mac potrebbe essere necessario andare su File e selezionare Apri per scegliere l’opzione Acrobat.
Per convertire un file PDF in formato PDF/A devi prima eliminare ogni caratteristica del documento incompatibile con questo formato, come gli elementi audio o video. Se stai utilizzando Adobe Acrobat, prova la funzione Verifica preliminare per convertire il PDF in PDF/A.
Come creare e modificare un file PDF/A
Creare un file PDF/A è facile, ti basta un word processor. Cerca nel menu la voce Stampa o Salva e seleziona l’opzione PDF/A. Ricordati anche di cambiare le impostazioni del PDF in PDF/A.
Per modificare un PDF/A con Adobe Acrobat, segui questi passaggi:
- Apri il file PDF/A.
- Vai al pannello laterale e seleziona Modifica un PDF.
- Utilizza gli strumenti di modifica per sistemare il contenuto: puoi aggiungere o cambiare il testo usando le voci dell’elenco Aggiungi contenuto oppure spostare e ridimensionare le immagini utilizzando le voci dell’elenco Modifica pagina.
- Rinomina e Salva il file.
Versioni del formato PDF/A
PDF/A-1.
Il formato PDF/A si basa sulla versione originale PDF 1.4 e ha due livelli di conformità:
- Il PDF/A-1a è conforme al Livello A e soddisfa tutti i requisiti specificati. Consente al software di tecnologia assistiva di migliorare l'accessibilità per utenti con disabilità fisiche.
- Il PDF/A-1b ha un livello di conformità inferiore con requisiti minimi, al fine di garantire che l'aspetto visivo del file sia preservato nel tempo.
PDF/A-2.
Reso pubblico nel luglio 2011 come nuovo standard denominato ISO 32001-1, questo formato include nuove funzionalità oltre a tutte quelle già presenti nelle versioni precedenti, fino alla 1.7. Tra le sue caratteristiche c’è il supporto di JPEG2000, utile per i documenti scannerizzati, e il possesso di requisiti specifici per i metadati XMP personalizzati.
PDF/A-3.
Questo formato PDF/A include tutti i requisiti del Livello 2 e consente di incorporare ulteriori file nei documenti conformi a PDF/A, come ad esempio XML, CSV e formati per word processor.
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Domande frequenti sui File PDF/A
Come si possono visualizzare i file PDF/A su Mac?
Visualizzare un PDF/A su Mac è semplice: ti basta avviare l’app Anteprima e aprire il PDF. Puoi selezionare la modalità di visualizzazione che preferisci, ad esempio tramite miniature, sfogliando una pagina alla volta o scorrendo il documento senza interruzioni.
Come convertire i PDF in PDF/A
Se vuoi convertire un PDF in PDF/A segui questi passaggi.
- Quando hai finito di elaborare il tuo PDF seleziona Strumenti e quindi Applica standard PDF.
- Fai clic su Salva come e scegli l’opzione PDF/A.
- Seleziona la destinazione dove salvare il file PDF/A.
Qual è la differenza tra i formati PDF/A e PDF/E?
Mentre il formato PDF/A assicura che il file sia adatto all'archiviazione a lungo termine, l’obiettivo del PDF/E è rendere il documento utile per finalità tecniche. Il PDF/E è il formato standard per la condivisione di documenti tecnici ed è spesso utilizzato nei flussi di lavoro dei settori edile e manifatturiero
Come capire se un PDF è un file PDF/A?
Con Adobe Acrobat puoi scoprire le proprietà specifiche di un PDF seguendo questi passaggi:
- Vai su Menu > Proprietà del documento
- Seleziona la scheda Descrizione e fai clic su Metadati aggiuntivi.
- Vai sulla scheda Avanzate per visualizzare le proprietà.
Qual è il principale vantaggio principale del formato PDF/A?
Il principale vantaggio del formato PDF/A è la sua idoneità all'archiviazione a lungo termine, una caratteristica che lo rende ideale per conservare documenti digitali per lunghi periodi di tempo. Questa caratteristica è particolarmente utile in contesti quali banche, biblioteche, compagnie assicurative, enti governativi e archivi.