Come aprire, visualizzare e lavorare con il formato PAdES
Per autenticare un documento legale o aziendale importante non è più necessaria una firma a mano o un sigillo di cera: è disponibile il formato PAdES. In questa guida, ti illustreremo come utilizzare questo standard per apporre firme elettroniche in modo rapido e sicuro.
Cos’è un file PAdES?
Il formato PAdES è uno standard tecnico per i documenti PDF e fa riferimento a un insieme di condizioni ed estensioni per le firme elettroniche utilizzabili in questi documenti. Indispensabile in azienda, il formato PAdES consente di apporre un timbro digitale unico e sicuro al tuo documento.
Firmare manualmente documenti cartacei spesso non è una soluzione abbastanza flessibile o efficiente: ecco perché i PDF digitali sono diventati l’opzione più affidabile per numerose persone e aziende in tutto il mondo.
Che cosa significa PAdES?
PAdES è un acronimo che sta per PDF Advanced Electronic Signatures, cioè firme elettroniche avanzate su PDF. Con “avanzate” ci si riferisce ai rigorosi metodi di sicurezza e convalida garantiti da questo formato.
Storia del formato PAdES
Il concetto di firma elettronica costituisce una parte fondamentale della storia dei PDF ed è stato introdotto per la prima volta con la versione PDF 1.3 nel 1999. È stato un grande passo avanti, ma sono stati riscontrati alcuni problemi di interoperabilità, specialmente tra Paesi che avevano standard diversi.
Dopo l’approvazione della Direttiva sui servizi di identificazione elettronica, autenticazione e servizi fiduciari (eIDAS) per standardizzare le firme elettroniche nell’Unione Europea e nel Mercato unico europeo, il formato PAdES ha introdotto una serie di nuove funzionalità per soddisfare questa normativa e ridurre il rischio di problemi interpretativi.
Le firme PAdES sono legalmente vincolanti nell’Unione Europea e svolgono spesso un ruolo importante nella condivisione e nella verifica di firme elettroniche sia in ambito business-to-consumer che business-to-business.
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A cosa servono i file PAdES
Verifica dell’identità
Una delle principali finalità dei file PAdES è l’autenticazione, perché consentono di fornire una firma elettronica unica associata a un certificato che dimostra che tale firma è autentica e non è stata manomessa.
Gestione di documenti nei flussi di lavoro
In ambienti professionali, i file PAdES vengono usati per mantenere traccia in modo digitale di chi ha redatto e rivisito un documento e di chi ha in carico la sua approvazione o la supervisione generale.
Prevenzione delle frodi
Grazie alle sue funzionalità avanzate di identificazione, il formato PAdES aiuta a prevenire la diffusione di documenti falsificati. Se da un lato, infatti, l’utente finale può verificare chi ha creato e firmato il documento, dall’altro questi file forniscono anche misure di sicurezza per impedire agli utenti non autorizzati di visualizzare o modificare il contenuto.
È importante notare che le firme PAdES possono essere utilizzate solo su file PDF. Ciò significa che, se lavori con altri formati come DOCX, XLSX o HTML, devi trovare un sistema di firma alternativo. Naturalmente, puoi anche convertire facilmente i file in PDF online, per poi applicare una firma PAdES.
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Vantaggi del formato PAdES
- Sicurezza. Oltre alla firma unica, il certificato fornito con i file PAdES aggiunge un livello ulteriore di sicurezza a beneficio degli utenti.
- Longevità. I file PAdES sono caratterizzati dalla Long Term Validation (validazione a lungo termine), che consente alle firme di rimanere accessibili anche su software obsoleti. Ciò significa in futuro tale il PDF potrà essere autenticato in qualsiasi momento, anche se l’algoritmo alla base del documento non funziona più.
- Accessibilità. Poiché è possibile leggere i file PAdES utilizzando il semplice lettore di PDF Adobe Acrobat, chiunque può utilizzarli senza la necessità di acquistare software aggiuntivi.
- Vincoli legali. Le firme PAdES sono legalmente vincolanti nell'Unione Europea e negli USA.
Come aprire un file PAdES
Il modo più facile per aprire un file PAdES è utilizzare Adobe Acrobat. Segui questi semplici passaggi:
- Apri il tuo PDF utilizzando Adobe Acrobat.
- Clicca sul pannello dedicato alle firme elettroniche.
- Visualizza le informazioni sulla firma per controllare i dati della firma PAdES.
Come creare e modificare un file PAdES
Per apporre una firma elettronica PAdES devi prima creare un certificato digitale. Puoi farlo utilizzando Adobe Sign, seguendo questi semplici passaggi:
- Apri il PDF con Adobe Acrobat
- Fai clic su Tutti gli strumenti e seleziona Richiedi firme elettroniche
- Seleziona la tua firma elettronica e fai clic su Continua (se non disponi di una firma elettronica, puoi selezionare Configura qui una nuova identità digitale)
- Seleziona Firma elettronica.
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Domande frequenti sui file PAdES
Come si crea una firma PAdES?
Puoi creare una firma PAdES utilizzando Adobe Acrobat o Adobe Sign. Per farlo devi caricare le informazioni richieste, creare una firma e autenticarla prima di poterla applicare ai documenti PDF.
Qual è la differenza tra PAdES e CAdES?
Il formato CAdES è simile a PAdES e viene utilizzato per firmare documenti non in formato PDF. Tuttavia, per utilizzarlo regolarmente hai bisogno di software e applicazioni specifiche. La versatilità e la diffusa compatibilità dei PDF, senza tralasciare gli elevati livelli di sicurezza di questo formato, lo rendono una scelta molto apprezzata.
Cos’è un PAdES PDF?
Un PAdES PDF è un file PDF che contiene una firma elettronica PAdES. Ciò consente agli utenti di verificare i proprietari e i firmatari di un determinato documento, che viene tracciato e reso più sicuro. Segue lo standard Electronic Identification, Authentication and Trust Service (eIDAS).
Cos’è un certificato PAdES?
Un certificato PAdES è un documento utilizzato per autenticare una firma in una PDF. È legato in modo univoco a una determinata identificazione digitale, garantendo così un ulteriore livello di sicurezza per i documenti digitali.
Qual è la differenza tra PAdES e XAdES?
XAdES è un formato simile a PAdES che, invece di utilizzare PDF o documenti binari, opera su file XML.