Adobe Acrobat Sign
जानें कि कैसे इलेक्ट्रॉनिक डॉक्युमेंट्स आपके पार्टनर्स के लिए आसान और सिक्योर एक्सेस को पक्का करते हुए बिज़नेस प्रोसेस और फ़ाइलिंग सिस्टम को स्ट्रीमलाइन कर सकते हैं।
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इलेक्ट्रॉनिक डॉक्युमेंट्स को इस्तेमाल करने के फ़ायदे
PDFs कैसे डॉक्युमेंट मैनेजमेंट को ज़्यादा सिक्योर बनाते हैं
इलेक्ट्रॉनिक डॉक्युमेंट्स के प्रकार
कैसे Adobe Acrobat Sign ई-डॉक्स को भरना और साइन करना आसान बनाता है।
ई-डॉक की सफलता की इन स्टोरीज़ को देखें।
Acrobat Sign की मदद से ई-डॉक्स को अपने स्ट्रैटेजिक प्लान का हिस्सा बनाएँ।
इलेक्ट्रॉनिक डॉक्युमेंट या ई-डॉक, एक डिजिटल फ़ाइल है, जो फ़िज़िकल कॉपी या प्रिंटआउट की जगह लेती है। PDF की तरह ई-दस्तावेज़ को शेयर करना, व्यवस्थित करना और उस पर सहयोग करना आसान है, चाहे टीमें एक ही कार्यालय में हों या दुनिया भर में बिखरी हुई हों। वे सिक्योर हैं, और आप उन्हें किसी भी डिवाइस से देख सकते हैं, रिव्यू कर सकते हैं और साइन कर सकते हैं, और उनकी प्रोग्रेस को ट्रैक कर सकते हैं।
कागज़ कुछ भी कर सकता है, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ बेहतर कार्य कर सकते हैं। कागज़ कार्यालय के परिसर में रहता है, जबकि आप क्लाउड-आधारित संग्रहण के लिए कभी भी और कहीं भी ई-दस्तावेज़ का उपयोग कर सकते हैं। यह व्यवस्थित, हमेशा उपलब्ध और सुरक्षित इलेक्ट्रॉनिक वर्कफ़्लो व्यावसायिक प्रक्रियाओं को चालू रखेगा और आपकी कंपनी के बेहतर परिणाम में मदद करेगा।
पेपरलेस होने से पैसे और भौतिक भंडारण स्थान की बचत होती है, और अद्यतन दस्तावेज़ों के पुनर्मुद्रण से अतिरिक्त लागत में कमी आती है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ सहयोग को भी आसान बनाते हैं और ग्राहक सेवा में सुधार करते हैं, प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित करने में मदद करते हैं और व्यवसाय करने की आपकी क्षमता को तेज़ करते हैं। साथ ही, आप ई-दस्तावेज़ों में विशिष्ट शब्दों, वाक्यांशों या विवरणों की खोज करके समय बचा सकते हैं।
गोपनीय ई-दस्तावेज़ जैसे अनुबंध, इनवॉइस, खरीद आदेश, मानव संसाधन फ़ॉर्म, और रिलीज़ को फ़ॉयरवॉल के पीछे संग्रहीत और संरक्षित किया जा सकता है, और फ़ाइल के हटने और खराब होने से बचाने के लिए बैकअप लिया जा सकता है। इन ई-साइन वाले डॉक्युमेंट्स की सिक्योरिटी बढ़ाने के लिए इन्हें पासवर्ड के ज़रिए तब भी लॉक किया जा सकता है, जब आप कॉन्ट्रैक्ट्स या कॉन्फ़िडेंशियल डिजिटल फ़ॉर्म्स को फटाफट प्रोसेस करने के लिए बिज़नेस की रफ़्तार से आगे बढ़ रहे हों।
यहाँ कुछ सबसे सामान्य प्रकार के ई-डॉक्स दिए गए हैं।
कॉन्ट्रैक्ट्स और प्रपोज़ल्स से लेकर यूज़र गाइड और मनुस्क्रिप्ट तक, आप किसी भी Microsoft Word डॉक्युमेंट या टेक्स्ट फ़ाइल को ऐसे PDF में कनवर्ट कर सकते हैं, जिसे शेयर करना, एनोटेट करना या साइन करना आसान होता है।
आप PowerPoint फ़ाइलों और अन्य स्लाइड प्रज़ेंटेशन्स को कनवर्ट कर सकते हैं, ताकि आप उन्हें प्रज़ेंट करने के बाद रिसोर्स के रूप में भेज सकें। इन फ़ाइलों को किसी भी कंप्यूटर या मोबाइल डिवाइस पर आसानी से देखा जा सकता है, जिससे आपके ऑडियंस के लिए जानकारी को देखना और भी ज़्यादा आसान हो जाता है।
स्प्रेडशीट्स में नंबर्स और डेटा को बेहतरीन तरीके से ट्रैक किया जाता है, और स्प्रेडशीट्स को आसानी से पढ़े जाने वाले PDFs में कनवर्ट करके डेटा को देखना ज़्यादा आसान हो जाता है, जो कि किसी भी स्क्रीन में फिट हो सकते हैं, जिससे ज़्यादा से ज़्यादा जानकारी को सिक्योर तरीके से शेयर करना आसान हो जाता है।
इमेजेज़ को PDFs में कनवर्ट करके, आप आसानी से स्टोर की जाने वाली इमेजेज़, फ़ोटोज़ व ऐसी ही कई अन्य चीज़ों का सर्च और शेयर किया जा सकने वाला डेटाबेस बना सकते हैं।
ई-सिग्नेचर्स कानूनी तौर पर बाइंडिंग होते हैं, जब डॉक्युमेंट्स पर साइन करने की बात आती है, तो ई-डॉक्स को बेहतर माना जाता है। पारंपरिक कागज़ी दस्तावेज़ों पर हस्ताक्षर की तुलना में ई-हस्ताक्षर कहीं अधिक सुरक्षित हैं। ई-हस्ताक्षर में ऐसी जानकारी होती है, जिससे आप इस बारे में पता लगा सकते हैं कि दस्तावेज़ पर किसने हस्ताक्षर किए, और उन्होंने उस पर कब और कहाँ हस्ताक्षर किए। आप अनुबंधों, आवेदन फ़ॉर्म, नई नियुक्ति के ऑनबोर्डिंग फ़ॉर्म, गैर-प्रकटीकरण अनुबंध, विक्रेता ऑनबोर्डिंग दस्तावेज़, साथ ही प्रस्तावों के लिए अनुरोध, परिवर्तन प्राधिकरण, और सरकारी लाभ नामांकन फ़ॉर्म में हस्तलिखित हस्ताक्षरों को बदलने के लिए ई-हस्ताक्षर का उपयोग कर सकते हैं। आसान, अधिक सुरक्षित और लागत बचाने वाले, ई-हस्ताक्षर ई-डॉक ट्रिपल खतरा हैं।
इन व्यवसायों ने इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों और Acrobat Sign के साथ महत्वपूर्ण समय बचाया।
Acxiom दुनिया भर के मार्केटर को डेटा प्रदान करता है, जो उन्हें लक्षित बिक्री और मार्केटिंग अभियान बनाने की सुविधा देता है। मांग अधिक है, और कंपनी आगे बढ़ रही है। दस्तावेज़ और अनुबंध के अनुभव को आसान और तेज़ बनाने के लिए, Acxiom ने कई साल पहले एक ई-हस्ताक्षर समाधान लागू करना शुरू किया था। यह ऐसी सफलता है, जिसके कारण Acxiom ने सभी डिपार्टमेंट्स को Acrobat Sign Solutions पर स्विच कर दिया है। Salesforce टीम Acrobat Sign का इस्तेमाल करके एक महीने में लगभग 200 क्लाइंट चेंज रिक्वेस्ट्स जारी करती है, लेकिन Salesforce के भीतर सभी रिकॉर्ड कामय रखती है।
इस बीच, Acxiom में HR, नई प्रतिभाओं को तेज़ी से Workday में इंटीग्रेटिड Acrobat Sign Solutions पर ऑनबोर्ड कर रहा है। सीनियर ह्यूमन रिसोर्सेज़ मैनेजर Kathy Brand कहते हैं, "कॉन्ट्रैक्ट से संबंधित एडमिनिस्ट्रेशन पर हम जो समय बचा रहे हैं, उसे ग्लोबल रिक्रूटमेंट और कर्मचारियों की ज़रूरतों को पूरा करने में फिर से निवेश किया जा रहा है"।
एक कॉन्फ़्रेंसिंग कंपनी से एक बिज़नेस प्रोवाइडर प्रदाता के रूप में आगे बढ़ना कोई आसान उपलब्धि नहीं है, और यह एक एंटरप्राइज़-वाइड कॉन्ट्रैक्ट मैनेजमेंट सिस्टम के बिना और भी मुश्किल हो जाता है। लेकिन Salesforce के साथ Acrobat Sign Solutions इंटीग्रेशन को अपनाने के बाद, PGi ने कॉन्ट्रैक्ट पूरा होने के समय को कई हफ्तों से घटाकर औसतन 33 घंटे कर दिया है।
एकीकरण से अनुबंधों को पूरा करने की पूरी प्रक्रिया में पहली बार PGi को दृश्यता मिली है। IT, CRM ऑपरेशंस और टेक्नोलॉजी के डायरेक्टर Cody Royster कहते हैं कि "Acrobat Sign और Salesforce इंटीग्रेशन, एनालिटिक्स करने की सुविधा देता है, जिससे हम प्रॉसेस में कमियों को देख सकते हैं और जान सकते हैं कि कैसे हम अपने कामकाज के तरीकों में सुधार करके उन्हें ठीक कर सकते हैं"।
PGi, कॉन्ट्रैक्ट में बदलावों को मंजूरी देने और यूरोपियन यूनियन के जनरल डेटा प्रोटेक्शन रेग्युलेशन (GDPR) के लिए यूरोपियन ग्राहकों की सहमति प्राप्त करने के लिए Acrobat Sign Solutions का इस्तेमाल करता है। इसके अलावा, कंपनी के सेल्स रिप्रज़ेंटेटिव्स हमेशा जानते हैं कि उनके प्रदर्शन को कैसे मापा और पुरस्कृत किया जाता है, क्योंकि नए और मौजूदा कर्मचारी Acrobat Sign Solutions के ज़रिए कमीशन पैक और संशोधित कमीशन शर्तों पर साइन करते हैं।
अब पहले से कहीं अधिक, आपकी कंपनी को भविष्य के लिए प्लान बनाते समय व्यावसायिक रुकावट को कम करने और व्यवसाय की निरंतरता बनाए रखने की आवश्यकता है। यह वित्तीय सेवाओं और सरकार, साथ ही स्वास्थ्य देखभाल और जीवन विज्ञान जैसे अत्यधिक विनियमित उद्योगों के लिए विशेष रूप से महत्वपूर्ण है। सुरक्षा और अनुपालन कभी भी अधिक महत्वपूर्ण नहीं रहे हैं, खासकर जब कर्मचारी तेज़ी से दूर से काम करने के लिए आगे बढ़ रहे होते हैं।
आसानी से ई-हस्ताक्षर भेजें, हस्ताक्षर करें और ट्रैक करें, अपने व्यवसाय को एक बेहतर भागीदार बनाएं, इससे आपके पैसे बचने के साथ-साथ ग्राहक और क्लाइंट के संबंधों में सुधार होता है। कुछ ही क्लिक में किसी भी डॉक्युमेंट में झटपट इलेक्ट्रॉनिक सिग्नेचर्स करें।
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