כתיבה, עיצוב וקידום של מסמכי White Paper.

מהו מסמך White Paper?

מסמך White Paper הוא מאמר שנועד לשכנע את הקוראים באמצעות הוכחות, עובדות והסברים, ולעזור לקהל עסקי להבין נושא ספציפי או בעיה מסוימת. אורכו הממוצע של המסמך הוא בין 3,000 ל-5,000 מילים. מסמכי White Paper מעודדים את קהל היעד של הלקוחות או השותפים הפוטנציאליים (והמומחים הטכניים שעובדים איתם) לפתור בעיה בדרך מסוימת או להגיע למסקנה ספציפית. מסמכי White Paper משתלבים בדרך כלל באמצע מחזור הרכישה של הלקוח.

יש שני סוגים עיקריים של מסמכי White Paper:

• מסמך רקע מתאר את היתרונות של המוצר או השירות ומשתמש בהוכחות כדי להסביר למה המוצר או השירות המסוים יעניק יתרון לקהל היעד. המסמך הזה הוא לא בהכרח כלי מכירה ישיר. המסמך מציג עובדות לגבי המוצר או השירות שמדברות בעד עצמן, כמו בדוגמה הזאת ל-White Paper.
  
  
• גישה של פתרון בעיות תזהה את נקודות הכאב הנפוצות בתעשייה מסוימת ותציע דרכים לפתור אותן. הפתרונות האלו יכוונו את הקהל למוצר או לשירות שהחברה שלכם מספקת. ה-White Paper של Ventyx הוא דוגמה לגישה של פתרון בעיות.

בשני המקרים, המטרה של מסמך White Paper היא להציג את המומחיות והידע של החברה שלכם ולהמחיש את היכולת שלכם להעניק שירות בעל ערך ללקוח. מסמכי White Paper מהווים חלק מרכזי באסטרטגיית השיווק הכוללת של העסק אך תכליתם היא יותר לטפח את מערכת היחסים ולבנות את האמון עם לקוחות פוטנציאליים מאשר להשיג המרות ישירות.

מה כולל מסמך White Paper.

תקציר מנהלים.

מסמכי White Paper ייפתחו בהסבר קצר של הנושא, שמוכר בתור 'תקציר מנהלים'. התקציר צריך תמיד לכלול את המסקנות העיקריות והרעיונות המרכזיים של ה-White Paper. מקטע זה צריך להיות נגיש במלואו לקהל שאינו טכני.

מחקר שמשקף את היכולות של המוצר או השירות.

מסמכי White Paper הם מסמכים שנועדו לשכנע אבל לא נועדו למכור. אמנם מסמך White Paper מדבר על היעילות של מוצר או שירות מסוים, אך הוא מציג את הטיעונים באמצעות מחקר, מידע מועיל ונתונים יבשים ולא באמצעות רטוריקה או מיתוג. עדיף שהסגנון של המסמך יהיה של טקסט לימודי או אקדמי מאשר של טקסט שנוצר על ידי המחלקה השיווקית, גם אם היא זו אשר כותבת את המסמך.

מסמך White Paper טוב יציג את הנתונים בצורה האופטימלית לעסק ויפנה אל נקודות הכאב של הלקוחות הפוטנציאליים. בדרך כלל, הוא ידגים מחקר או מקרה בוחן של צד שלישי אשר מציג תוצאות שתומכות במותג ועוזר לכם לכוון את ההחלטות של הלקוחות לגבי הרכישה.

טון מקצועי אך נגיש.

מסמכי White Paper בדרך כלל כתובים בסגנון שמשלב רעיונות בשפה עסקית-גבוהה ופרטים טכניים מרצפת הייצור. המסמכים צריכים להיות נגישים למקבלי החלטות עסקיות, כגון מנהלים או ראשי מחלקות שיש להם הבנה טובה ומקיפה של הצד הטכני בעסק שלהם אבל שאולי לא בקיאים במיוחד בכל הפרטים הטכניים הקטנים.

מומלץ גם להתחשב בקהל הטכני כאשר כותבים את המסמכים. מקבלי החלטות כמו מנהלי תפעול או מנהלי טכנולוגיות ראשיים יכולים להיות בעלי רקע טכני ולעיתים קרובות, המנהלים ישאלו לדעתם של המומחים הטכניים לפני קבלת ההחלטה. מומחים טכניים יקראו את מסמך ה-White Paper שהכנתם ולכן התוכן צריך להיות מפורט ומבוסס על עובדות ברמה מספקת שתרשים אותם.

עיצוב נקי ופונקציונלי.

מסמכי White Paper משלבים בדרך כלל צילומים, תרשימים ואינפוגרפיקה. עם זאת, התכלית של כל האלמנטים האלו היא לספק ידע לקוראים ולא רק להציג אלמנטים חזותיים. עיצוב של White Paper צריך להיות נקי ומקצועי. אלמנטים חזותיים יכולים לשפר את ההבנה וכוח השכנוע של מסמכי White Paper אבל המטרה שלהם צריכה להיות דומה לאלמנטים חזותיים במאמרים אקדמיים או טכניים.

תמיד כדאי להפיק מסמכי White Paper בפורמט PDF נגיש להורדה. אפשר ליצור אותם במספר תוכנות החל במעבדי תמלילים וכלה ביישומים של עיצוב כגון Adobe InDesign. עצבו את המסמכים בסגנון שדומה יותר ליומן טכני או לסיכום תקופתי מאשר לפוסט בבלוג או לנכס מקוון. תבנית של White Paper יכולה לעזור לכם לוודא שהמסמך עונה על כל הקריטריונים.