Menulis, merancang, dan mempromosikan laporan resmi.

Apa itu laporan resmi?

Laporan resmi adalah esai persuasif yang menggunakan bukti, fakta, dan alasan untuk membantu audiens usaha memahami topik atau masalah tertentu, dan biasanya panjangnya antara 3.000 dan 5.000 kata. Laporan resmi mendorong audiens target mereka dari calon pelanggan atau mitra (dan pakar teknis yang bekerja dengan mereka) untuk memecahkan masalah dengan cara tertentu atau sampai pada kesimpulan tertentu. Laporan resmi biasanya merupakan bagian dari tahap awal atau pertengahan siklus pembelian pelanggan.

Ada dua jenis utama laporan resmi:

• Latar belakang berbicara tentang manfaat produk atau jasa dan menggunakan bukti untuk menjelaskan alasan produk atau jasa tersebut menguntungkan bagi audiens target. Ini belum tentu merupakan dokumen penjualan yang sulit. Sebaliknya, bukti tentang produk atau layanan harus dapat berbicara sendiri, seperti contoh laporan resmi ini.
  
  
• Pendekatan solusi-masalah mengidentifikasi pain point atau titik kesulitan umum untuk industri tersebut dan menawarkan solusi untuk kesulitan tersebut. Solusi tersebut harus mengarahkan audiens ke produk atau layanan yang disediakan perusahaan Anda. Laporan resmi dari Ventyx ini adalah contoh pendekatan solusi masalah.

Dalam kedua kasus tersebut, tujuan laporan resmi adalah untuk menunjukkan keahlian dan pengetahuan perusahaan Anda dan untuk menunjukkan kemampuan Anda dalam menciptakan nilai bagi pelanggan Anda. Meskipun laporan resmi merupakan bagian dari strategi pemasaran secara keseluruhan, laporan resmi lebih tentang memupuk hubungan dan membangun kepercayaan dengan klien potensial Anda daripada mencari pelanggan baru secara langsung.

Apa yang harus disertakan dalam laporan resmi.

Ringkasan eksekutif.

Laporan resmi dimulai dengan pernyataan singkat dari materi, yang dikenal sebagai ringkasan eksekutif. Ringkasan ini harus selalu berisi poin penting dan ide-ide utama dari laporan resmi Anda. Bagian ini harus dapat diakses oleh audiens non-teknis.

Penelitian yang mendukung produk atau layanan Anda.

Laporan resmi bersifat persuasif, namun bukan promosi penjualan. Bahkan jika laporan resmi adalah tentang kemanjuran produk atau layanan tertentu, sajikan dengan riset, informasi yang berguna, dan angka-angka yang nyata daripada retorika atau branding. Laporan resmi harus dapat dibaca lebih seperti teks pendidikan atau akademis daripada sesuatu yang ditulis departemen pemasaran, sekalipun memang mereka yang menulisnya.

Laporan resmi yang baik menyajikan data dengan cara yang paling optimal untuk usaha Anda dan membahas potensi masalah pelanggan Anda. Sering kali, ini berarti dibutuhkan riset pihak ketiga atau studi kasus yang menunjukkan hasil yang mendukung merek Anda dan membantu mengarahkan pelanggan Anda saat membuat keputusan pembelian.

Nada yang profesional namun mudah diakses.

Laporan resmi menunjukkan batas tipis antara ide usaha tingkat tinggi dan detail teknis di lapangan. Laporan resmi harus dapat diakses oleh pengambil keputusan usaha seperti eksekutif atau kepala departemen yang mungkin memiliki pemahaman tingkat tinggi yang baik tentang sisi teknis usaha mereka, tetapi yang mungkin tidak terbiasa dengan setiap detail teknis.

Anda juga harus menulisnya dengan mempertimbangkan audiens teknis. Pengambil keputusan seperti COO atau CTO mungkin memiliki latar belakang teknis, dan eksekutif sering kali mencari masukan dari pakar teknis sebelum mengambil keputusan. Tenaga profesional teknis akan membaca laporan resmi Anda, dan harus cukup setail dan berdasarkan fakta agar mereka dapat menghargai isinya.

Desain yang rapi dan fungsional.

Laporan resmi sering menggabungkan fotografi, grafik, dan infografik. Namun, semua elemen ini harus disertakan untuk menyuguhkan informasi, bukan untuk mengilustrasikan; desain laporan resmi harus rapi dan profesional. Elemen visual dapat sangat meningkatkan pemahaman dan kekuatan persuasif laporan resmi, tetapi semuanya harus memiliki peran yang sama seperti elemen visual dalam makalah akademis atau artikel teknis.

Laporan resmi harus selalu dirilis sebagai PDF yang dapat diunduh dan mudah diakses. Laporan remsi dapat dibuat di berbagai program dari aplikasi pengolah kata sampai aplikasi desain seperti Adobe InDesign. Format seperti jurnal teknis atau jurnal berkala, bukan posting blog atau aset online lainnya. Sebaiknya ikuti templat laporan resmi untuk memastikan Anda memenuhi kriteria ini.