讓 PDF 表格更加實用

對任何人來說,在表格中填寫個人資訊都是件苦差事,然而,這些表格提供的客戶相關資料,則是維持小型企業營運的重要關鍵。不妨讓文書作業走向無紙化,並建立包含可編輯表格欄位、下拉式選單、核取方塊和許多其他強大功能的 PDF 檔案

為何要改用可填寫的 PDF 表格?

當團隊成員或客戶分散在不同地點時,可填寫的 PDF 檔案有助於提高工作流程的效率。建立可填寫表格來取代紙本合約和文件後,您就可以隨處且立即填寫及簽署表格

此外,以數位方式儲存填寫完成的表格,就能將資料安全地存放在同一處,且可供任何需要的人員取用,只要透過電子郵件就能輕鬆進行分享。您可以在 Mac 和 PC 上開啟 PDF,由於都是可全面自訂的,因此也能快速使用 PDF 編輯器工具拖放文字欄位、變更字體或格式,或者切換範本。

Graphic of creating a fillable PDF form on a laptop computer.
在 Adobe Acrobat 中,若要製作可填寫的 PDF 表格,您可以選擇從零開始、將 Microsoft Word 文件轉換為 PDF 檔案,或上傳智慧型手機中的影像或掃描的紙本文件。Acrobat 運用光學字元辨識 (OCR) 技術,能快速擷取文字,並將其轉換為可編輯、可搜尋的 PDF,讓您更輕鬆地將紙本文件轉換為可填寫的 PDF 表格,並繼續編輯 PDF 欄位,進一步自訂內容。

如何以 Acrobat 建立可填寫的 PDF 表格

在 Adobe Acrobat 中建立專屬表格一點也不難。

A person sitting at a table and using a laptop computer to make a fillable PDF form

  1. 開啟 Acrobat。
  2. 選取檔案或掃描文件。
  3. 新增表格欄位。
  4. 若要變更現有文字方塊或影像,請按一下工具列中的「編輯」。
  5. 儲存可填寫的 PDF。

儲存及分發可填寫的 PDF 表格

表格完成後,您可以使用內部伺服器或電子郵件,直接從 Acrobat 將其分發給收件者。若要透過電子郵件傳送表格,只需按一下右下角的「分發」,並將方法選為「電子郵件」,然後輸入收件者的電子郵件地址 (以半形分號分隔) 即可。

下次需要建立類似文件時,若要使用現有表格做為範本,只需開啟原始檔案,並選擇「另存新檔」就好。請重新命名新檔案並進行任何必要的變更,將其備妥做為下一份可填寫的表格。

Graphic of making a fillable PDF document on a mobile phone

從既有 PDF 文件建立可填寫的 PDF

如果您想要將既有文件變更成可填寫形式,Acrobat 也可提供協助。

1. 按一下「工具」標籤,然後選取「準備表格」。


2. 選取檔案,例如 Word 文件、Excel 工作表或掃描的紙本文件。Acrobat 會自動分析文件並新增欄位。


3. 視需要新增表格欄位及欄位名稱。


4. 使用頂端工具列,並使用右窗格的工具調整版面。


5. 儲存可填寫的 PDF 文件。


加州州立大學富勒頓分校如何透過可填寫的 PDF 表格節省時間及拯救樹木

加州州立大學富勒頓分校的系統管理員有意減輕學生的負擔,而他們的第一步,就是使用 Adobe Acrobat 和 Adobe Acrobat Sign 來簡化繁文縟節。過去,如果學生有意退選課程或變更主修科目,就必須走遍校園,以便在紙本表格上收集簽名。但自從加州州立大學富勒頓分校使用 Acrobat 將文書作業數位化後,現在,學生可以在線上找到及填寫所需表格。PDF 表格製作程式讓職員能夠製作有簽署欄位的文件,自動發送給行政人員進行檢閱及核准,然後轉出並儲存在大學的記錄中。

結果發現,過去需要花費一週以上處理的文書作業,現在可在幾個小時內完成,而根據校方預估,學校的紙張使用量減少 50% 之多。

無論是設計簡單的志工報到表,還是複雜的病患登記表,Adobe Acrobat 都能提供建立互動式表格所需的一切工具與功能,為您的企業帶來助力。

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