ACROBAT SIGN
提高採購流程彈性的 6 大步驟
企業需透過採購流程取得生產或銷售用的商品，而規劃完善的採購流程，則可確保商品和服務順暢流通。瞭解如何使用數位文件流程簡化您的採購作業。
建立採購合作夥伴關係的快速指南
- 採購合作夥伴關係為提升企業財務效率的最佳方法之一。
- 從服務採購到購買決策，都需透過面面俱到的簡化流程，為採購打下良好根基。
- 採購和購買有何不同？採購代表整體流程；商品購買則為其中一個步驟。
採購可持續推動業務發展
採購流程旨在探索和取得設備、原料、商品，以及其他可用以製作企業成品的項目。一般而言，採購預算可劃分為以下三大領域：
直接：
直接購買與產品相關的商品和機器。
間接：
這些項目都可輔助日常的業務運作，但與您生產的產品無關。辦公用品就是一例。
服務：
服務包括人員編制、軟體租賃，以及企業必備的其他服務。
詳盡的採購管理可以適時滿足業務所需。畢竟，許多企業紛紛發現：在不穩定的供應鏈下，勢必得仰賴穩健的採購流程，才能取得備援和備案。
在不穩定的供應鏈下，效率十足地進行採購
無論您製作何種產品 (簡單或複雜皆然)，效率不彰和成本膨脹都有可能造成不必要的障礙，導致採購流程難以建立。如果採購流程未臻完善，即有可能導致商品與服務未能準時交付，並讓客戶滿意度因而下滑。除此之外，隨著供應鏈管理和預測難度不斷攀升，無論企業規模為何，都需掌握和管理採購作業。
不過，若能運用適當的採購技能和知識，您就可望改善企業運作、建立嶄新關係，並提高旗下每位客戶的滿意度。建議您從下方步驟開始著手。
讓採購流程更臻完善的相關步驟
多數採購流程都會依循相似的流程：
- 首先，必須識別所需的商品和服務，並為其建立預算。
- 接著，則要整理一份供應商清單，並開始進行合約協商。
- 隨後，還需建立購買要求、採購單，或是採購申請書，並將發票傳送給所選廠商。
- 之後，則進入交貨階段。
- 最後，整體流程將從頭來過。
在這個採購生命週期中，您可以採用許多最佳做法來改善整體流程，不過，建議您從以下六個步驟開始著手。
1. 邁向數位化
保存記錄為採購流程中不可或缺的階段，也是評估和審查作業的重要關鍵之一。
如果您尚未將這項流程數位化，現在正是開始著手的最佳時機。透過數位方式保存記錄，可協助您定期核對收據、發票和其他訂購文件，在新增供應商時，更是格外實用。
建議於企業中採用符合業界標準的最新採購工具，藉此更新您的採購策略。如果您已採用電子採購工具，請務必稽核現行的使用情況，以瞭解有待改善之處。您可以製作概念圖，在圖中列出必須做出決策的點和對流程進行分解的點，並透過腦力激盪來做出修正。
2. 將您的文件流程予以升級和最佳化
文件為採購作業的必要環節之一 — 書面記錄為解決各種差異的重要依據，也可確保整個團隊保有一致的共識，並滿足業務所需。
無論要建立交易目錄，或是列舉偏好的廠商，有助於達成目標的文件工作流程將扮演著關鍵要角。
Adobe Acrobat Pro 和 Acrobat Sign 能與熱門的採購軟體、CLM (合約生命週期管理) 工具和 CRM (客戶關係管理) 應用程式進行整合，確保您自始至終享有清晰分明的工作流程。針對轉換和掃描等日常文件工作，Acrobat 也可發揮彈性，將 Microsoft Office 格式、PNG、JPG 和其他影像轉換為 PDF。
3. 定期進行評估和檢閱
所有流程都需透過定期評估來找出弱點和效率不彰，如此才能確實符合需求。
這項作業對採購而言更是格外重要，畢竟，採購流程為企業的主要資金運用途徑之一，當中浪費的每一塊錢，都是重要的企業成本。正因如此，請定期評估自身流程的成效：
交付：
採購的商品是否在所需的時間交付，而且價格最具競爭力？您是否能及時加以運用？過程中是否有發生損耗或停擺？
品質：
密切關注企業生產的成品，可協助您深入掌握採購流程是否得宜。如果產品品質或採購週期時間突然發生變化，請務必捫心自問：此一變化是否源自於採購流程中的變動？
人員：
與負責使用所採購項目的對象進行溝通，為評估流程運作情況的絕佳方法。請仔細留意有關材料和流程的抱怨，這些內容有助於瞭解有待改善之處。
4. 擁抱自動化
採購的重點在於讓企業取得所需的項目，繼而創造利潤。
如果您必須花費大量的時間處理流程、應用程式和繁瑣的工作，或許該試著將流程自動化。
等候簽名是造成採購作業發生延誤的常見原因之一。Adobe Acrobat Sign 可透過數位簽名縮短等候時間。您甚至可以設定提醒，以定期通知收件人有簽名要求和核准作業正等候處理。請新增到期日期，以確保流程如期完成，避免因人為錯誤錯過重要期限。
5. 建立範本資料庫
您可以輕鬆避免一再進行重複工作的問題。
只要使用範本，就能透過簡單無比的方式，重複建立既有採購合作夥伴關係的相關文件。無論使用預先建立的範本還是自行建立範本，Acrobat Pro 都能提供多項工具來協助您修改範本，進而滿足合作夥伴關係的具體需求。
6. 成立採購團隊
團隊合作有助於讓整體流程順暢運行。
井井有條且獲得支援的團隊，可在步調快速的環境中化身一大利器。促成成功業務和有效採購流程的關鍵要素之一，在於定義每個利益相關者的角色，並透過各種方式來支援對方發揮所長，以利做出更明智的決策。您的團隊有助於界定您的供應商關係，因此，請務必確保每位成員都能全力以赴。但請注意，如果組織成員不到十人，可能不會配置此處所提到的多數角色。
在建立團隊時，請務必瞭解每個角色的職責所在。下方列出了採購團隊中的常見角色：
採購人員：
負責挑選廠商和建立採購單。
採購專員：
許多時候，這個角色就如同採購人員一樣，需要直接與不同的廠商進行協調及溝通，並在許多交易中擔任採購人員的代理人。
採購經理：
負責管理和掌管企業中的購買或採購部門，會著重在高層決策和領導等層面。
分析師：
負責追蹤支出活動、確保各方能履行各自的合約內容，並分析整體流程是否有效率不彰和損耗等情況。
使用 Adobe 工具打造更出色的採購流程
無論您負責採購流程中的哪一項作業，勢必少不了簽名。您可以透過 Adobe Acrobat Sign 展開合約生命週期，在安全的位置檢視、傳送、管理和追蹤合約和採購活動。如果您才剛開始接觸採購流程，也能存取龐大的範本資料庫、全方位的教學系列，並透過數百種方式提升整體效率。歡迎進一步瞭解 Adobe Acrobat Sign 如何協助您改善採購流程。
