Συγγραφή, σχεδιασμός και προώθηση τεχνικών εγγράφων.

Τι είναι το τεχνικό έγγραφο;

Το τεχνικό έγγραφο είναι μια πειστική έκθεση που χρησιμοποιεί αποδεικτικά στοιχεία, γεγονότα και αιτιολογίες για να βοηθήσει ένα επιχειρηματικό κοινό να κατανοήσει ένα συγκεκριμένο θέμα ή ένα συγκεκριμένο πρόβλημα και συνήθως περιλαμβάνει από 3.000 έως 5.000 λέξεις. Τα τεχνικά έγγραφα ενθαρρύνουν το κοινό-στόχο πιθανών πελατών ή συνεργατών (και τους τεχνικούς εμπειρογνώμονες που συνεργάζονται μαζί τους) να λύσουν ένα πρόβλημα με έναν συγκεκριμένο τρόπο ή να καταλήξουν σε ένα συγκεκριμένο συμπέρασμα. Τα τεχνικά έγγραφα αποτελούν συνήθως μέρος των πρώτων ή ενδιάμεσων σταδίων του αγοραστικού κύκλου ενός πελάτη.

Υπάρχουν δύο κύριοι τύποι τεχνικών εγγράφων:

• Ένα ενημερωτικό κείμενο μιλάει για τα οφέλη ενός προϊόντος ή μιας υπηρεσίας και χρησιμοποιεί αποδεικτικά στοιχεία για να εξηγήσει γιατί αυτό το συγκεκριμένο προϊόν ή η υπηρεσία είναι επωφελή για το κοινό-στόχο. Αυτό δεν είναι απαραίτητα ένα έγγραφο σκληρής πώλησης. Αντίθετα, τα αποδεικτικά στοιχεία σχετικά με το προϊόν ή την υπηρεσία θα πρέπει να μιλούν από μόνα τους, όπως αυτό το παράδειγμα τεχνικού εγγράφου.
  
  
• Μια προσέγγιση επίλυσης προβλημάτων προσδιορίζει κοινά προβληματικά σημεία για αυτόν τον κλάδο και προσφέρει λύσεις σε αυτά τα προβληματικά σημεία. Αυτές οι λύσεις θα πρέπει να κατευθύνουν το κοινό στο προϊόν ή στην υπηρεσία που παρέχει η εταιρεία σας. Αυτό το τεχνικό έγγραφο από τη Ventyx είναι ένα παράδειγμα προσέγγισης επίλυσης προβλημάτων.

Σε κάθε περίπτωση, ο σκοπός ενός τεχνικού εγγράφου είναι να επιδείξει την τεχνογνωσία και τις γνώσεις της εταιρείας σας και να παρουσιάσει την ικανότητά σας να δημιουργείτε αξία για τους πελάτες σας. Ενώ τα τεχνικά έγγραφα αποτελούν σε μεγάλο βαθμό μέρος μιας συνολικής στρατηγικής μάρκετινγκ, αφορούν περισσότερο την καλλιέργεια σχέσεων και την οικοδόμηση της εμπιστοσύνης των πιθανών σας πελατών παρά την άμεση αναζήτηση μετατροπών.

Τι πρέπει να περιλαμβάνει ένα τεχνικό έγγραφο.

Μια συνοπτική παρουσίαση.

Τα τεχνικά έγγραφα ξεκινούν με μια σύντομη σύνοψη του θέματος, γνωστής ως συνοπτική παρουσίαση. Αυτή η παρουσίαση θα πρέπει πάντα να περιέχει τα βασικά στοιχεία και τις κύριες ιδέες του τεχνικού σας εγγράφου. Αυτή η ενότητα θα πρέπει να είναι πλήρως προσβάσιμη σε μη τεχνικό κοινό.

Έρευνα που υποστηρίζει το προϊόν ή την υπηρεσία σας.

Τα τεχνικά έγγραφα είναι πειστικά, αλλά δεν είναι πωλήσεις. Ακόμα κι αν ένα τεχνικό έγγραφο αφορά την αποτελεσματικότητα ενός συγκεκριμένου προϊόντος ή υπηρεσίας, το υποστηρίζει με έρευνα, χρήσιμες πληροφορίες και επαληθευμένους αριθμούς και όχι με ρητορείες ή εμπορική προσαρμογή. Θα πρέπει να διαβάζεται περισσότερο σαν ένα εκπαιδευτικό ή ακαδημαϊκό κείμενο παρά σαν κάτι από ένα τμήμα μάρκετινγκ, ακόμα κι αν το έγραψαν εκεί.

Ένα καλό τεχνικό κείμενο παρουσιάζει δεδομένα με τον βέλτιστο δυνατό τρόπο για την επιχείρησή σας και αντιμετωπίζει τα πιθανά προβληματικά σημεία του πελάτη σας. Συχνά θα επικαλεστεί έρευνες τρίτων ή μια μελέτη περίπτωσης που δείχνει αποτελέσματα που υποστηρίζουν την επωνυμία σας και βοηθούν στην καθοδήγηση των πελατών σας όταν λαμβάνουν αποφάσεις αγοράς.

Ένας επαγγελματικός αλλά προσιτός τόνος.

Τα τεχνικά έγγραφα διασχίζουν μια λεπτή γραμμή μεταξύ επιχειρηματικών ιδεών υψηλού επιπέδου και πρακτικών τεχνικών λεπτομερειών. Θα πρέπει να είναι προσβάσιμα στους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων επιχειρήσεων, όπως στελέχη ή επικεφαλής τμημάτων οι οποίοι μπορεί να έχουν καλή κατανόηση υψηλού επιπέδου της τεχνικής πλευράς της επιχείρησής τους, αλλά που μπορεί να μην είναι εξοικειωμένοι με κάθε μικρή τεχνική λεπτομέρεια.

Θα πρέπει επίσης να τα συντάσσετε έχοντας υπόψη ένα τεχνικό κοινό. Οι υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων όπως οι COO ή οι CTO μπορεί κάλλιστα να έχουν τεχνικό υπόβαθρο και τα στελέχη συχνά αναζητούν τη γνώμη τεχνικών εμπειρογνωμόνων πριν καταλήξουν σε μια απόφαση. Επαγγελματίες τεχνικοί θα διαβάσουν το τεχνικό σας έγγραφο και θα πρέπει να είναι αρκετά λεπτομερές και βασισμένο σε γεγονότα ώστε να εκτιμήσουν το περιεχόμενο.

Καθαρός και λειτουργικός σχεδιασμός.

Τα τεχνικά έγγραφα συχνά ενσωματώνουν φωτογραφίες, διαγράμματα και γραφήματα. Ωστόσο, όλα αυτά τα στοιχεία θα πρέπει να περιλαμβάνονται για ενημέρωση και όχι για παρουσίαση. Ο σχεδιασμός του τεχνικού εγγράφου θα πρέπει να είναι καθαρός και επαγγελματικός. Τα οπτικά στοιχεία μπορούν να βελτιώσουν σημαντικά τη σαφήνεια και την δύναμη της πειθους ενός τεχνικού εγγράφου, αλλά θα πρέπει να εξυπηρετούν τον ίδιο ρόλο με τα οπτικά στοιχεία σε μια ακαδημαϊκή εργασία ή ένα τεχνικό άρθρο.

Τα τεχνικά έγγραφα πρέπει πάντα να κυκλοφορούν ως εύκολα προσβάσιμο PDF με δυνατότητα λήψης. Μπορούν να δημιουργηθούν σε πολλά προγράμματα, από οικογένειες προγραμμάτων επεξεργασίας κειμένου έως εφαρμογές σχεδιασμού όπως το Adobe InDesign. Μορφοποιήστε τα όπως θα μορφοποιούσατε μια τεχνική εφημερίδα ή ένα περιοδικό, και όχι όπως μια ανάρτηση ιστολογίου ή άλλο διαδικτυακό στοιχείο. Μπορεί να είναι χρήσιμο να ακολουθήσετε ένα πρότυπο τεχνικού εγγράφου για να διασφαλίσετε ότι πληροίτε αυτά τα κριτήρια.