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Ultimo aggiornamento il
3 mag 2021
Il componente e-mail di Adobe Sign per Salesforce è compatibile con Microsoft Outlook Web App (OWA), Outlook 2016, Outlook per Mac 2016 e con gli account Gmail per le aziende che utilizzano il browser Chrome.
Panoramica
Un amministratore Salesforce deve prima configurare il componente dal lato di Salesforce. Una volta completata questa operazione, gli utenti finali devono solo abilitare il componente aggiuntivo dell'e-mail, effettuare l'accesso a Salesforce e fare clic su un messaggio e-mail.
Il componente aggiuntivo di Adobe Sign per Salesforce consente all'utente di fare clic su qualsiasi e-mail all'interno del proprio client e-mail e di produrre un elenco degli accordi correlati in base agli indirizzi e-mail inclusi nell'e-mail selezionata.
Gli utenti possono anche inviare nuovi accordi e promemoria o persino annullare un accordo direttamente dal proprio client e-mail.
Abilitazione del client e-mail per Outlook
Gestione degli accordi nella finestra del componente aggiuntivo per Outlook
Con il componente aggiuntivo abilitato, puoi fare clic su qualsiasi e-mail e visualizzare gli accordi collegati agli utenti che fanno parte del thread delle e-mail.
Nota:
Il componente aggiuntivo include gli accordi per tutti gli indirizzi e-mail identificati nell'e-mail. Sono inclusi tutti gli utenti a cui l'e-mail è stata inviata o che erano inseriti nella casella Cc.
Facendo clic sull'icona di Salesforce (nella parte superiore del corpo del messaggio o nella barra multifunzione di Outlook) si apre il pannello del componente aggiuntivo e vengono visualizzati gli accordi.
Nella parte superiore del pannello, viene indicato il numero degli accordi trovati, ad esempio, Accordi (6)
Per impostazione predefinita, vengono elencati fino a cinque accordi e, se è presente un numero maggiore di accordi, viene visualizzato il collegamento Visualizza tutto in fondo all'elenco. Facendo clic sul collegamento Visualizza tutto viene attivata una finestra a scorrimento in cui è possibile esaminare l'elenco completo degli accordi.
L'elenco degli accordi è ordinato in base allo stato degli accordi. L'ordinamento è:
- Pre-invio/Bozza
- Inviato per firma/Inviato per approvazione/In attesa del controfirmatario/Approvazione
- Approvato/Firmato
- Annullato/Rifiutato/Scaduto
All'interno delle sezioni, gli accordi vengono ordinati in base all'opzione Data invio, a partire dalla data più recente.
Facendo clic sul nome di un accordo si apre una nuova scheda in Salesforce e viene visualizzato l'intero accordo.
Azioni disponibili
Il pannello del componente aggiuntivo offre più di un elenco degli accordi. Utilizzando l'interfaccia del menu, è possibile creare nuovi accordi e avviare le attività più comuni.
Il pulsante Invia nuovo accordo è ben visibile, ma subito a destra del nome dell'accordo è presente una freccia che consente di aprire l'elenco del menu per visualizzare le azioni aggiuntive.
Nell'elenco del menu sono riportate soltanto le voci di menu che è possibile selezionare. Ad esempio, un accordo allo stato di bozza presenta solo le opzioni Modifica ed Elimina.
Attenzione:
L'opzione “Intendi eseguire quest'operazione?” non è disponibile. Le azioni selezionate dall'elenco del menu vengono eseguite immediatamente.
Inviare un nuovo accordo
Come si potrebbe supporre, il pulsante Invia nuovo accordo consente di aprire Salesforce in una nuova scheda e di avviare un nuovo accordo. L'indirizzo del mittente dell'e-mail viene importato automaticamente nel modello di accordo.
Configura l'accordo normalmente.
Opzione di menu: Modifica
Facendo clic sull'opzione Modifica nell'elenco del menu, viene avviata una nuova scheda e si apre l'accordo in Salesforce.
Opzione di menu: Elimina
L'opzione Elimina nell'elenco del menu consente di completare due operazioni:
- Annulla l'accordo in Adobe Sign
- Elimina il record dell'accordo da Salesforce
Opzione di menu: Firma
L'opzione Firma è disponibile solo quando è il proprio turno di firmare l'accordo.
Facendo clic su Firma, si apre l'accordo per esaminarlo e applicare la propria firma.
Opzione di menu: Promem.
Facendo clic su Promem. nell'elenco del menu, viene inviato immediatamente un promemoria al firmatario corrente.
Opzione di menu: Annulla
L'opzione Annulla nell'elenco del menu annulla la transazione in Adobe Sign e in Salesforce.
A differenza dell'opzione Elimina, il record di Salesforce rimane nell'elenco di accordi di Salesforce con lo stato “Annullato”
Opzione di menu: Visualizza
L'opzione Visualizza apre una nuova finestra che consente di visualizzare lo stato corrente dell'accordo.
Nota:
Tutte le opzioni del menu che non reindirizzano l'utente a una finestra di Salesforce, segnalano il completamento dell'azione effettuata nella parte superiore dell'elenco degli accordi.
Abilitazione del client e-mail per Gmail
L’estensione Salesforce può essere aggiunta solo al browser Chrome, perciò la sua funzionalità si basa sull’uso di Chrome.
Gestione degli accordi nella finestra di Chrome
Con il componente aggiuntivo abilitato, puoi fare clic su qualsiasi e-mail e visualizzare gli accordi collegati agli utenti che fanno parte del thread delle e-mail.
Nota:
Il componente di Adobe Sign include gli accordi di tutti gli indirizzi e-mail identificati nell'e-mail. Sono inclusi tutti gli utenti a cui l'e-mail è stata inviata o che erano inseriti nella casella Cc.
Facendo clic sull'icona freccia nella parte superiore destra della finestra si apre il pannello del componente aggiuntivo e vengono visualizzati gli accordi
Nella parte superiore del pannello, viene indicato il numero di accordi trovato (in rapporto alle identità di indirizzo e-mail collegate all’e-mail). Esempio: Accordi (7)
Per impostazione predefinita, vengono elencati fino a cinque accordi; se è presente un numero maggiore di accordi, in fondo all’elenco viene visualizzato il collegamento Visualizza tutto. Quando fai clic sul collegamento Visualizza tutto viene attivata una finestra a scorrimento in cui puoi esaminare l’elenco completo degli accordi.
L'elenco degli accordi è ordinato in base allo stato degli accordi. L'ordinamento è:
- Pre-invio/Bozza
- Inviato per firma/Inviato per approvazione/In attesa del controfirmatario/Approvazione
- Approvato/Firmato
- Annullato/Rifiutato/Scaduto
Nelle varie sezioni, gli accordi vengono ordinati in base all’opzione Data invio, a partire dalla data più recente.
Quando fai clic sul nome di un accordo, si apre una nuova scheda in Salesforce e viene visualizzato l’intero accordo.
Azioni disponibili
Il pannello del componente aggiuntivo offre più di un elenco degli accordi. Utilizzando l'interfaccia del menu, è possibile creare nuovi accordi e avviare le attività più comuni.
Il pulsante Invia nuovo accordo è ben visibile; inoltre, se fai clic sulla freccia a destra del nome dell’accordo, si apre un menu in cui sono elencate altre azioni.
Attenzione:
L'opzione “Intendi eseguire quest'operazione?” non è disponibile. Le azioni selezionate dall'elenco del menu vengono eseguite immediatamente.
Nell'elenco del menu sono riportate soltanto le voci di menu che è possibile selezionare. Ad esempio, un accordo allo stato di bozza presenta solo le opzioni Modifica ed Elimina.
Invia nuovo accordo
Il pulsante Invia nuovo accordo consente di aprire Salesforce in una nuova scheda e di avviare un nuovo accordo. L'indirizzo del mittente dell'e-mail viene importato automaticamente nel modello di accordo.
Configura e invia l'accordo normalmente.
Opzione di menu: Modifica
Quando fai clic sull’opzione Modifica nel menu, viene avviata una nuova scheda e si apre l’accordo in Salesforce.
Opzione di menu: Elimina
L'opzione Elimina nell'elenco del menu consente di completare due operazioni:
- Annulla l'accordo in Adobe Sign
- Elimina il record dell'accordo da Salesforce
Opzione di menu: Firma
L’opzione Firma è disponibile solo quando è il proprio turno di firmare l’accordo.
Quando fai clic su Firma, l’accordo si apre e puoi esaminarlo e applicarvi la tua firma.
Opzione di menu: Promemoria
Quando fai clic sull’opzione Promemoria nel menu, viene inviato immediatamente un promemoria al firmatario corrente.
Opzione di menu: Annulla
L’opzione di menu Annulla consente di annullare la transazione in Adobe Sign e in Salesforce.
A differenza di Elimina, il record di Salesforce rimane nell’elenco degli accordi di Salesforce con lo stato “Annullato”.
Opzione di menu: Visualizza
L’opzione Visualizza apre una nuova finestra che consente di visualizzare lo stato corrente dell’accordo.
Tutte le opzioni del menu che non reindirizzano l'utente a una finestra di Salesforce, segnalano il completamento dell'azione effettuata nella parte superiore dell'elenco degli accordi.
