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Última actualización el
3 may. 2021
El componente de correo electrónico de Adobe Sign para Salesforce es compatible con las cuentas de Microsoft Outlook Web App (OWA), Outlook 2016, Outlook para Mac 2016 y Gmail para empresas que utilizan el navegador Chrome.
Información general
Un administrador de Salesforce debe configurar primero el componente en el lado de Salesforce. A continuación, los usuarios finales solo tienen que habilitar el complemento de correo electrónico, autenticarse en Salesforce y hacer clic en un mensaje de correo electrónico.
El complemento Adobe Sign para Salesforce permite a un usuario hacer clic en cualquier mensaje de correo electrónico dentro de su cliente de correo y generar una lista de acuerdos relacionados según las direcciones de correo incluidas en el mensaje.
También permite enviar nuevos acuerdos o recordatorios, o incluso cancelar un acuerdo directamente desde el cliente de correo electrónico.
Habilitación del cliente de correo electrónico para Outlook
Administración de acuerdos en la ventana del complemento de Outlook
Con el complemento habilitado, puede hacer clic en cualquier correo electrónico y revisar los acuerdos relacionados con los participantes de la conversación.
Nota:
El complemento incluye acuerdos de todas las direcciones de correo electrónico identificadas en el mensaje. Esto incluye a todos los destinatarios del mensaje, incluidos aquellos en copia CC.
Al hacer clic en el icono de Salesforce (en la parte superior del cuerpo del mensaje o en la cinta de Outlook), se abre el panel del complemento y se muestran los acuerdos.
En la parte superior del panel se indica el número de acuerdos encontrados. P. ej., Acuerdos (6)
Hasta cinco acuerdos se muestran de forma predeterminada. Si hay más disponibles, bajo la lista aparece un vínculo Ver todo. Al hacer clic en Ver todo se habilita una ventana cuyo contenido se puede desplazar para revisar la lista completa de acuerdos.
La lista de acuerdos se organiza en función del estado de los mismos. El orden de clasificación es:
- Envío previo / Borrador
- Enviado para firmar / Enviado para aprobar / Esperando firma/aprobación del contrafirmante
- Aprobado / Firmado
- Cancelado / Rechazado / Caducado
Dentro de las secciones, los acuerdos se ordenan por su Fecha de envío, apareciendo arriba lo más recientes.
Al hacer clic en el nombre del acuerdo, se abre una nueva pestaña de Salesforce y se presenta el acuerdo completo.
Acciones disponibles
El panel del complemento no sirve solo para mostrar una lista de acuerdos. Su interfaz de menús le permite crear nuevos acuerdos e iniciar las tareas más comunes.
El botón Enviar nuevo acuerdo destaca bastante, pero justo a la derecha del nombre del acuerdo hay una flecha que abre el menú de lista con acciones adicionales.
En esta lista solo aparecen los elementos de menú aplicables a la situación. Por ejemplo, en un acuerdo con el estado Borrador solo se muestran las opciones Editar y Eliminar.
Precaución:
No aparecen preguntas como “¿Está seguro?”. Las acciones seleccionadas en el menú de lista se ejecutan inmediatamente.
Enviar nuevo acuerdo
Como cabría esperar, el botón Enviar nuevo acuerdo abre Salesforce en una nueva pestaña y da comienzo a un nuevo acuerdo. La dirección del remitente del mensaje se importa automáticamente en la plantilla de acuerdo.
Configure el acuerdo como haría normalmente.
Opción de menú: Editar
Hacer clic en la opción Editar del menú de lista abre una nueva pestaña y abre el acuerdo en Salesforce.
Opción de menú: Eliminar
La opción Eliminar del menú de lista lleva a cabo dos tareas:
- Cancela el acuerdo en Adobe Sign.
- Elimina el registro del acuerdo de Salesforce.
Opción de menú: Firmar
La opción Firmar solo está disponible cuando es su turno para firmar el acuerdo.
Hacer clic en Firmar abre el acuerdo para que pueda revisarlo y aplicar su firma.
Opción de menú: Recordar
Hacer clic en Recordar en el menú de lista envía automáticamente un recordatorio al firmante actual.
Opción de menú: Cancelar
La opción Cancelar del menú de lista cancela la transacción en Adobe Sign y Salesforce.
A diferencia de Eliminar, el registro de Salesforce permanece en la lista de acuerdos de Salesforce con el estado “Cancelado”.
Opción de menú: Ver
La opción Ver abre una nueva ventana donde ver el estado actual del acuerdo.
Nota:
Todas las opciones de menú que no lo trasladan a una ventana de Salesforce informan de la correcta realización de la acción en la parte superior de la lista de acuerdos.
Habilitación del cliente de correo electrónico para Gmail
La extensión Salesforce solo puede agregarse al navegador Chrome, por lo que su funcionalidad depende del uso de este navegador.
Administración de acuerdos en la ventana de Chrome
Con el complemento habilitado, puede hacer clic en cualquier correo electrónico y revisar los acuerdos relacionados con los participantes de la conversación.
Nota:
El componente Adobe Sign incluye acuerdos de todas las direcciones de correo electrónico identificadas en el mensaje. Esto incluye a todos los destinatarios del mensaje, incluidos aquellos en copia CC.
Si hace clic en el icono de flecha de la parte superior derecha de la ventana, se abre el panel del complemento y se muestran los acuerdos.
En la parte superior del panel se indica el número de acuerdos encontrados (en relación con las identidades de correo electrónico adjuntas al mensaje). p. ej., Acuerdos (7)
Hasta cinco acuerdos se muestran de forma predeterminada. Si hay más disponibles, bajo la lista aparece un vínculo Ver todo. Al hacer clic en Ver todo, se habilita una ventana cuyo contenido se puede desplazar para revisar la lista completa de acuerdos.
La lista de acuerdos se organiza en función del estado de los mismos. El orden de clasificación es:
- Envío previo / Borrador
- Enviado para firmar / Enviado para aprobar / Esperando firma/aprobación del contrafirmante
- Aprobado / Firmado
- Cancelado / Rechazado / Caducado
Dentro de las secciones, los acuerdos se ordenan por su Fecha de envío, apareciendo arriba lo más recientes.
Al hacer clic en el nombre del acuerdo, se abre una nueva pestaña de Salesforce y se presenta el acuerdo completo.
Acciones disponibles
El panel del complemento no sirve solo para mostrar una lista de acuerdos. Su interfaz de menús le permite crear nuevos acuerdos e iniciar las tareas más comunes.
El botón Enviar nuevo acuerdo destaca bastante, pero justo a la derecha del nombre del acuerdo hay una flecha que abre el menú de lista con acciones adicionales.
Precaución:
No aparecen preguntas como “¿Está seguro?”. Las acciones seleccionadas en el menú de lista se ejecutan inmediatamente.
En esta lista solo aparecen los elementos de menú aplicables a la situación. Por ejemplo, en un acuerdo en estado Borrador solo se verán las opciones Editar y Eliminar.
Enviar nuevo acuerdo
Como cabría esperar, el botón Enviar nuevo acuerdo abre Salesforce en una nueva pestaña y da comienzo a un nuevo acuerdo. La dirección del remitente del mensaje se importa automáticamente en la plantilla de acuerdo.
Configure y envíe el acuerdo como haría normalmente.
Opción de menú: Editar
Hacer clic en la opción Editar del menú de lista abre una nueva pestaña y abre el acuerdo en Salesforce.
Opción de menú: Eliminar
La opción Eliminar del menú de lista lleva a cabo dos tareas:
- Cancela el acuerdo en Adobe Sign.
- Elimina el registro del acuerdo de Salesforce.
Opción de menú: Firmar
La opción Firmar solo está disponible cuando es su turno para firmar el acuerdo.
Hacer clic en Firmar abre el acuerdo para que pueda revisarlo y aplicar su firma.
Opción de menú: Recordar
Hacer clic en Recordar en el menú de lista envía automáticamente un recordatorio al firmante actual.
Opción de menú: Cancelar
La opción Cancelar del menú de lista cancela la transacción en Adobe Sign y Salesforce.
A diferencia de Eliminar, el registro de Salesforce permanece en la lista de acuerdos de Salesforce con el estado “Cancelado”.
Opción de menú: Ver
La opción Ver abre una nueva ventana donde ver el estado actual del acuerdo.
Todas las opciones de menú que no lo trasladan a una ventana de Salesforce informan de la correcta realización de la acción en la parte superior de la lista de acuerdos.
