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Zuletzt aktualisiert am
30. April 2021
Die E-Mail-Komponente Adobe Sign für Salesforce ist mit Konten von Microsoft Outlook Web App (OWA), Outlook 2016, Outlook für Mac 2016 und Gmail für Unternehmen kompatibel, wenn der Chrome-Browser verwendet wird.
Übersicht
Zunächst muss ein Salesforce-Administrator die Kompoente auf Salesforce-Seite konfigurieren. Danach müssen Endbenutzer das E-Mail-Add-in aktivieren, sich bei Salesforce authentifizieren und auf eine E-Mail klicken.
Das Add-in von Adobe Sign für Salesforce ermöglicht es Benutzern, eine beliebige E-Mail in ihrem E-Mail-Client auszuwählen und basierend auf den darin enthaltenen E-Mail-Adressen eine Liste zugehöriger Vereinbarungen zu erstellen.
Benutzer können darüber hinaus neue Vereinbarungen oder Erinnerungen versenden oder Vereinbarungen direkt über ihren E-Mail-Client abbrechen.
E-Mail-Client für Outlook aktivieren
Vereinbarungen im Outlook-Add-in-Fenster verwalten
Wenn das Add-in aktiviert ist, können Sie auf eine beliebige E-Mail klicken und die Vereinbarungen der im E-Mail-Thread enthaltenen Personen einsehen.
Hinweis:
Das Add-in ermittelt Vereinbarungen für alle in der E-Mail erkannten Adressen. Dies beinhaltet alle Adressen, an die die E-Mail gesendet wurde, sowie die Adressen im CC-Feld.
Wenn Sie auf das Salesforce-Symbol klicken (entweder oberhalb des E-Mail-Textes oder im Outlook-Menüband), wird der Add-in-Bereich geöffnet, in dem Sie die Vereinbarungen einsehen können.
Oben im Bereich wird die Anzahl gefundener Vereinbarungen angezeigt, z. B. Vereinbarungen (6).
Bis zu fünf Vereinbarungen werden standardmäßig aufgeführt. Wenn mehr verfügbar sind, wird der Link Alle anzeigen unterhalb der Liste angezeigt. Wenn Sie auf Alle anzeigen klicken, wird ein Fenster angezeigt, in dem Sie durch die vollständige Liste der Vereinbarungen scrollen können.
Die Vereinbarungsliste wird nach Vereinbarungsstatus sortiert. Die Sortierungsreihenfolge lautet wie folgt:
- Vorsenden/Entwurf
- Zur Signatur versendet/Zur Genehmigung versendet/Warte auf Gegenzeichner bzw. Genehmiger
- Genehmigt/Signiert
- Abgebrochen/Abgelehnt/Abgelaufen
Innerhalb der Bereiche werden Vereinbarungen nach dem Sendedatum sortiert – die zuletzt versendete Vereinbarung steht hierbei ganz oben.
Klicken Sie auf einen Vereinbarungsnamen, um Salesforce in einer neuen Registerkarte zu öffnen und die vollständige Vereinbarung anzuzeigen.
Verfügbare Aktionen
Das Add-in bietet mehr als nur eine Liste der Vereinbarungen. Mit der menübasierten Oberfläche können Sie neue Vereinbarungen erstellen und viele häufige Aufgaben durchführen.
Neben der Schaltfläche Neue Vereinbarung senden befindet sich rechts neben dem Vereinbarungsnamen ein Pfeilsymbol, über das sich ein Menü mit zusätzlichen Aktionen öffnen lässt.
Es sind nur Menüelemente verfügbar, die im aktuellen Kontext genutzt werden können. Eine Vereinbarung mit dem Status „Entwurf“ bietet beispielsweise nur die Optionen Bearbeiten und Löschen.
Vorsicht:
Bei der Optionsauswahl werden Sie nicht gefragt, ob Sie sicher sind. Die in der Menüliste ausgewählte Aktion wird umgehend ausgeführt.
Neue Vereinbarung senden
Über die Schaltfläche Neue Vereinbarung senden wird Salesforce auf einer neuen Registerkarte geöffnet und es wird eine neue Vereinbarung angelegt. Die Adresse des E-Mail-Absenders wird automatisch in die Vereinbarungsvorlage importiert.
Konfigurieren Sie die Vereinbarung wie gewohnt.
Menüoption: Bearbeiten
Klicken Sie in der Menüliste auf Bearbeiten, um eine neue Registerkarte zu öffnen, auf der die Vereinbarung in Salesforce angezeigt wird.
Menüoption: Löschen
Die Option „Löschen“ der Menüliste erfüllt zwei Aufgaben:
- Vereinbarung in Adobe Sign abbrechen
- Vereinbarungsdatensatz in Salesforce löschen
Menüoption: Signieren
Die Option Signieren ist nur verfügbar, wenn für die Vereinbarung aktuell Ihre Signatur erforderlich ist.
Wenn Sie auf Signieren klicken, wird die Vereinbarung zur Prüfung und anschließenden Signatur geöffnet.
Menüoption: Erinnern
Wenn Sie in der Menüliste auf Erinnern klicken, wird umgehend eine Erinnerung an den aktuellen Unterzeichner gesendet.
Menüoption: Abbrechen
Durch die Menüoption Abbrechen wird die Transaktion in Adobe Sign und Salesforce abgebrochen.
Im Gegensatz zu Löschen bleibt der Salesforce-Datensatz mit dem Status „Abgebrochen“ in der Salesforce-Vereinbarungsliste enthalten.
Menüoption: Ansicht
Mit der Option Ansicht öffnen Sie ein neues Fenster, in dem Sie die aktuelle Phase der Vereinbarung einsehen können.
Hinweis:
Bei sämtlichen Menüoptionen, durch die Sie nicht zu einem Salesforce-Fenster umgeleitet werden, wird oben in der Vereinbarungsliste der Erfolgsstatus der durchgeführten Aktion angezeigt.
E-Mail-Client für Gmail aktivieren
Die Salesforce-Erweiterung kann nur zum Chrome-Browser hinzugefügt werden. Die Funktion ist also nur im Chrome-Browser verfügbar.
Vereinbarungen im Chrome-Fenster verwalten
Wenn das Add-in aktiviert ist, können Sie auf eine beliebige E-Mail klicken und die Vereinbarungen der im E-Mail-Thread enthaltenen Personen einsehen.
Hinweis:
Die Adobe Sign-Komponente ermittelt Vereinbarungen für alle in der E-Mail erkannten Adressen. Dies beinhaltet alle Adressen, an die die E-Mail gesendet wurde, sowie die Adressen im CC-Feld.
Klicken Sie oben rechts im Fenster auf das Pfeilsymbol, um den Add-in-Bereich zu öffnen und die Vereinbarungen anzuzeigen.
Oben im Bereich finden Sie die Anzahl der Vereinbarungen, die für die E-Mail-Adressen aus der ausgewählten E-Mail gefunden wurden, z. B. Vereinbarungen (7).
Bis zu fünf Vereinbarungen werden standardmäßig aufgeführt. Wenn mehr verfügbar sind, wird der Link „Alle anzeigen“ unterhalb der Liste angezeigt. Wenn Sie auf Alle anzeigen klicken, wird ein Fenster angezeigt, in dem Sie durch die vollständige Liste der Vereinbarungen scrollen können.
Die Vereinbarungsliste wird nach Vereinbarungsstatus sortiert. Die Sortierungsreihenfolge lautet wie folgt:
- Vorsenden/Entwurf
- Zur Signatur versendet/Zur Genehmigung versendet/Warte auf Gegenzeichner bzw. Genehmiger
- Genehmigt/Signiert
- Abgebrochen/Abgelehnt/Abgelaufen
Innerhalb der Bereiche werden Vereinbarungen nach dem Sendedatum sortiert – die zuletzt versendete Vereinbarung steht hierbei ganz oben.
Klicken Sie auf einen Vereinbarungsnamen, um Salesforce in einer neuen Registerkarte zu öffnen und die vollständige Vereinbarung anzuzeigen.
Verfügbare Aktionen
Das Add-in bietet mehr als nur eine Liste der Vereinbarungen. Mit der menübasierten Oberfläche können Sie neue Vereinbarungen erstellen und viele häufige Aufgaben durchführen.
Neben der Schaltfläche Neue Vereinbarung senden befindet sich rechts neben dem Vereinbarungsnamen ein Pfeilsymbol, über das sich ein Menü mit zusätzlichen Aktionen öffnen lässt.
Vorsicht:
Bei der Optionsauswahl werden Sie nicht gefragt, ob Sie sicher sind. Die in der Menüliste ausgewählte Aktion wird umgehend ausgeführt.
Es sind nur Menüelemente verfügbar, die im aktuellen Kontext genutzt werden können. Eine Vereinbarung mit dem Status „Entwurf“ bietet beispielsweise nur die Optionen Bearbeiten und Löschen.
Neue Vereinbarung senden
Über die Schaltfläche Neue Vereinbarung senden wird Salesforce in einer neuen Registerkarte geöffnet und es wird eine neue Vereinbarung angelegt. Die Adresse des E-Mail-Absenders wird automatisch in die Vereinbarungsvorlage importiert.
Konfigurieren und senden Sie die Vereinbarung wie gewohnt.
Menüoption: Bearbeiten
Klicken Sie in der Menüliste auf Bearbeiten, um eine neue Registerkarte zu öffnen und die Vereinbarung in Salesforce zu öffnen.
Menüoption: Löschen
Die Option „Löschen“ der Menüliste erfüllt zwei Aufgaben:
- Vereinbarung in Adobe Sign abbrechen
- Vereinbarungsdatensatz in Salesforce löschen
Menüoption: Signieren
Die Option Signieren ist nur verfügbar, wenn für die Vereinbarung aktuell Ihre Signatur erforderlich ist.
Wenn Sie auf Signieren klicken, wird die Vereinbarung zur Prüfung und anschließenden Signatur geöffnet.
Menüoption: Erinnern
Wenn Sie in der Menüliste auf Erinnern klicken, wird umgehend eine Erinnerung an den aktuellen Unterzeichner gesendet.
Menüoption: Abbrechen
Durch die Menüoption Abbrechen wird die Transaktion in Adobe Sign und Salesforce abgebrochen.
Im Gegensatz zu Löschen bleibt der Salesforce-Datensatz mit dem Status „Abgebrochen“ in der Salesforce-Vereinbarungsliste enthalten.
Menüoption: Ansicht
Mit der Option Ansicht öffnen Sie ein neues Fenster, in dem Sie den aktuellen Status der Vereinbarung einsehen können.
Bei sämtlichen Menüoptionen, durch die Sie nicht zu einem Salesforce-Fenster umgeleitet werden, wird oben in der Vereinbarungsliste der Erfolgsstatus der durchgeführten Aktion angezeigt.
