Adobe Sign para Salesforce: Flujos automatizados con el creador de procesos

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Información general

El Creador de procesos en Salesforce es una herramienta gráfica muy sencilla que le permite automatizar acciones basadas en la activación de eventos en su entorno de Salesforce.

Los procesos se crean alrededor de un tipo de flujo lógico “si/entonces”, y contienen un evento de activación, al menos una condición y una acción que puede ocurrir en tiempo real y/o como evento programado.

Adobe Sign admite dos tipos de acciones: Actualización de registros y Apex

Cada tipo de acción tiene varias acciones que puede invocar:

  • Enviar
  • Cancelar
  • Eliminar
  • Recordar
  • Actualizar
  • Cargar (plantilla) solo está disponible al utilizar el tipo de acción de Apex

El creador de procesos es una potente herramienta y la descripción completa de cómo funciona queda fuera del alcance y el propósito de este documento.

Este documento resalta las acciones disponibles a través de la versión v20 de Adobe Sign para el paquete de Salesforce.

Si desea obtener más información sobre el creador de procesos en general, hay documentación y una visita interactiva disponible en Salesforce.


Procesos que utilizan “Actualización del estado registro” como tipo de acción

Este método utiliza el tipo de acción Actualizar registro en el creador de procesos de Salesforce para configurar el campo de selección de Acción en segundo plano en el registro del acuerdo para invocar una acción.

Se puede crear un nuevo proceso (y que se inicie según eventos de cambio de registro) que invoque una acción en un acuerdo de Adobe Sign relacionado. Los usuarios pueden controlar cuándo se producirá la acción (por ejemplo, después de qué campo actualizar el registro maestro) y que acuerdos están seleccionados para la acción.

 

Las acciones que se mencionan a continuación se admiten en estos momentos:

  • Enviar
  • Cancelar
  • Eliminar
  • Recordar
  • Actualizar

Aspectos que tener en cuenta:

  • Cualquier error detectado durante el proceso se almacenará en el campo Mensaje de error y se podrá ver en la página correspondiente del Acuerdo
  • Se admiten las acciones planificadas
  • Se admiten los documentos de la biblioteca de Adobe Sign
  • Se pueden seleccionar uno o más acuerdos principales o secundarios
  • Al actualizar un registro de contrato, el registro relacionado es el objeto echosign_dev1
    • El objeto echosign_dev1 está asociado a objetos comunes de Salesforce (cuenta, oportunidad, contacto, etc.). Si los Acuerdos están relacionados con un objeto personalizado, este nombre será único para la organización.

  • Las acciones se activan actualizando el campo de la lista de selección de acción en segundo plano en el registro del acuerdo con el correspondiente valor de acción

Limitaciones:
  • El registro del acuerdo ya debe existir. No se puede crear ni cargar a partir de una plantilla de acuerdo con un tipo de acción Actualizar registros


Procesos que utilizan Apex como tipo de acción

Este método utiliza el tipo de acción de Apex en el creador de procesos de Salesforce para invocar un Método invocable incluido en el paquete administrado para llevar a cabo la acción correspondiente. 

Se puede crear un nuevo proceso (y que se inicie según eventos de cambio de registro) que invoque una acción en un acuerdo de Adobe Sign relacionado.

Se han definido como invocables las acciones siguientes:

  • Acción invocable de carga de plantilla de acuerdo
    • AgreementTemplateLoadInvocableAction.load
      • Pasa los ID de plantilla y de documento maestro y todas las variables de tiempo de ejecución.
      • Pasa un parámetro opcional que permite controlar si la generación de plantillas se ejecuta en modo asíncrono
        • Esto es necesario si la plantilla contiene un documento de la biblioteca de Adobe Sign
      • Devuelve el ID el registro del acuerdo generado o cualquier mensaje de error
        • El error no se muestra a los usuarios que realicen la acción de activación

Al invocar la clase Cargar tipo de acuerdo, hay cuatro opciones de campo que puede configurar:

  • ID de registro principal: ID del registro de Salesforce del objeto con el que el acuerdo debe ser relacionado. 
    • En general, defina el tipo Referencia de campo y el valor “[Object].Id”, en el que el objeto es la Oportunidad, Cuenta, etc.
  • ID de la plantilla del acuerdo: ID del registro de Salesforce para la plantilla del acuerdo que se va a cargar. Configure el tipo en “ID” y el valor del ID del registro
  • Variables de tiempo de ejecución de la plantilla del acuerdo: Destinatarios o documentos de una variable. 
    • Una variable: myRecipient=auserguy@adobe.com 
    • Dos variables: myRecipient=auserguy@adobe.com,myAttachment=00Pf4000002df0q
  • Proceso asíncrono: Opcional, no lo especifique a menos que sea necesario. De forma predeterminada, esta extracción será “false”, por lo que la invocación de la plantilla se ejecutará en el modo de sincronización (es decir, la misma transacción/hilo) 
    • Se establece en “true” si la plantilla del acuerdo carga un documento de la biblioteca de Adobe Sign
    • Asegúrese de que el valor es “false” si el Envío automático es “true” para la plantilla
    • No se puede configurar el envío automático con documentos de la biblioteca de Adobe Sign
    • Tenga en cuenta las limitaciones integradas de Salesforce si el proceso se está invocando por lotes u otro procesamiento asíncrono

 

  • Acción invocable Agreement Cancel
    • AgreementCancelInvocableAction.cancelAgreement
      • Pasa el ID de acuerdo
      • Devolver los mensajes de error
  • Acción invocable Acuerdo Eliminar
    • AgreementDeleteInvocableAction.deleteAgreement
      • Pasa el ID de acuerdo
      • Devolver los mensajes de error
  • Acción invocable Agreement Remind
    • AgreementRemindInvocableAction.sendReminder
      • Pasa el ID de acuerdo
      • Devolver los mensajes de error
  • Acción invocable Acuerdo Enviar
    • AgreementSendInvocableAction.sendAgreement
      • Pasa el ID de acuerdo
      • Devolver los mensajes de error
  • Acción invocable Actualización del acuerdo
    • AgreementUpdateInvocableAction.updateAgreement
      • Pasa el ID de acuerdo
      • Devolver los mensajes de error

Las acciones Cancel, Delete, Remind, Send y Update solo requieren el ID de acuerdo del acuerdo en el que se ejecutarán:


Aspectos que tener en cuenta:

  • Se admiten las acciones planificadas
  • Las plantillas de acuerdo con el envío automático son compatibles (es decir, generar y enviar)
  • Todas las operaciones pueden aceptar varias solicitudes en una invocación
  • Las excepciones se almacenadas en el registro de resultados y se guardan como un error en el registro de errores de Apex para evitar bloquear la ejecución del proceso.
  • El parámetro de la función Carga de plantilla (Procesamiento asíncrono), controla si el proceso de plantilla se produce en el modo de sincronización o asíncrono. El visitante debe especificar si la carga de la plantilla se ejecutará en modo de sincronización o asíncrono 
    • El proceso predeterminado se ejecuta en modo de sincronización. La mayor parte de los procesos deben ejecutarse de forma sincronizada
    • Si se permite el envío automático, el proceso debe estar en modo de sincronización
    • El procesamiento asíncrono notable sería si necesita cargar un documento de la biblioteca de Adobe Sign

 

Limitaciones:

  • La combinación de las plantillas de envío automático y los documentos de la biblioteca de Adobe Sign no se admite debido a una limitación en Salesforce donde un enlace no puede iniciar otro enlace
  • Para cualquier parámetro pasado en la acción invocable, solo se hace referencia a los campos principales (no a los secundarios). No se pueden tomar medidas en los acuerdos secundarios en el registro maestro
  • Los valores devueltos por una invocación desde Apex no pueden consumirse en un creador de procesos. No se admite ninguna acción que devuelva un valor (por ejemplo, obtener información del documento u obtener la URL de firma).


Servicio de cola

Una nueva capa de servicio se ha implementado para invocar las acciones de acuerdo a través de la interfaz de cola de Salesforce. Puede encontrar información práctica sobre la cola aquí. Las acciones invocan la API del servicio principal, que después llama a la API de Adobe Sign. 

Se admiten las siguientes acciones:

  • Enviar
  • Cancelar
  • Eliminar
  • Recordar
  • Actualizar

El echosign_dev1.AdobeSignApiQueueableService global es la clase de Apex de servicio, que toma un parámetro de tipo echosign_dev1.QueueableServiceParameter, que contiene la acción para invocar y el ID del registro del acuerdo:

 

echosign_dev1.AdobeSignApiQueueableService.QueueableServiceParameter param = new echosign_dev1.AdobeSignApiQueueableService.QueueableServiceParameter();
param.actionType = EchoSignApiService.ACTION_TYPE.AGREEMENT_REMIND;
param.agreementId = 'a0I0S000000KwkaUAC';
ID jobID = System.enqueueJob(new echosign_dev1.AdobeSignApiQueueableService(param));
echosign_dev1.AdobeSignApiQueueableService.QueueableServiceParameter param = new echosign_dev1.AdobeSignApiQueueableService.QueueableServiceParameter(); param.actionType = EchoSignApiService.ACTION_TYPE.AGREEMENT_REMIND; param.agreementId = 'a0I0S000000KwkaUAC'; ID jobID = System.enqueueJob(new echosign_dev1.AdobeSignApiQueueableService(param));
echosign_dev1.AdobeSignApiQueueableService.QueueableServiceParameter param = new echosign_dev1.AdobeSignApiQueueableService.QueueableServiceParameter();

param.actionType = EchoSignApiService.ACTION_TYPE.AGREEMENT_REMIND;
param.agreementId = 'a0I0S000000KwkaUAC';

ID jobID = System.enqueueJob(new echosign_dev1.AdobeSignApiQueueableService(param));

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