Avsändare kan kräva ett lösenord för att begränsa åtkomsten till ett PDF-avtal, vilket säkerställer att endast godkända mottagare kan öppna det.
När det här alternativet är aktiverat kan avsändare ange ett lösenord på redigeringssidan, vilket gör att ett lösenord krävs för varje PDF-visning. Den här extra säkerheten hjälper till att skydda känsligt innehåll.
Avsändare måste definiera lösenordet för PDF-visning i Avtalsinställningarna innan avtalet skickas. Det kan inte läggas till eller ändras senare.
Den här funktionaliteten måste godkännas (eller krävas) av avsändarens grupp. Om alternativet inte är tillgängligt har det inte aktiverats för din grupp.
Tillgänglighet:
Funktionaliteten är tillgänglig på tjänstenivån Acrobat Sign Solutions.
Konfiguration:
Endast en Acrobat Sign-administratör kan konfigurera den här funktionen.
Konfigurerbara alternativ för den här funktionen finns här >
Konfigurera ett avtal med skyddade läsningsmöjligheter
När ett nytt avtal skapas kan avsändaren ange ett lösenord som begränsar vem som kan läsa det.
Detta kan konfigureras i avsnittet Avtalsinställningar på redigeringssidan:
Obligatoriskt skydd
Vissa grupper eller dokument kan kräva ett visningslösenord för alla avtal. I dessa fall kan gruppadministratören tillämpa begränsningar på vem som kan läsa avtalet.
När detta krävs markerar redigeringssidan fältet Lösenord för att säkerställa att det syns. Avtalet kan inte skickas utan att ange det här lösenordet.
Två saker att tänka på:
- Varje gång någon läser avtalet – online eller som en hämtad PDF-fil – får de tillgång till den lösenordsskyddade PDF-filen och måste ange lösenordet.
- Adobe kan inte återställa inbäddade lösenord som dessa. Innan funktionaliteten aktiveras ska du se till att ha en säker lagrings- och åtkomstmetod.
Krav på lösenord
Standarderna för starka lösenord definieras av administratören för gruppen som avtalet skickas från.
- Lösenordskrav visas när du skriver i lösenordsfältet.
- Systemet visar en röd varningsikon tills lösenordet uppfyller alla krav.
- De delar av lösenordet som inte är giltiga visas i rött medan de godtagbara visas i grönt:
Symboler inkluderar ”specialtecken” såsom ` ~ ! @ # $ % ^ & * ( ) _ + - = [ ] \ ; ' , . / { } | : " < >?
Mellanslag räknas som tecken när get gäller det totala antalet tecken, men inte som en bokstav, siffra eller symbol.
Identifiera och få åtkomst till visningsskyddade avtal på sidan Hantera
Användare som har tillgång till avtalet i Acrobat Sign ser en ikon som anger att det är visningsskyddat. Varje gång någon försöker öppna avtalet måste denne ange lösenordet innan det kan läsas.
När avtalet öppnas uppmanas du att ange lösenordet.
Om du inte anger ett lösenord visas ett meddelande på skärmen om att filen är lösenordsskyddad:
Saker att tänka på
- Lagra lösenord på säkert sätt. Upprätta en metod för lagring och återhämtning eftersom lösenord inte kan återställas.
- Skapa ett standarderat mönster. Använd en metod som tillåter godkända användare att återskapa lösenord utan att förlita sig på den ursprungliga avsändaren (t.ex. en kombination av mottagarens e-postadress och kundnummer).
- Kommunicera lösenord på säkert sätt. Inkludera aldrig lösenordet i fälten Meddelande eller Privat meddelande. Du kan istället dela det verbalt eller via en separat och säker kanal.
