Per limitare l’accesso al file PDF di un accordo, il mittente può richiedere che venga immessa una password per consentirne l’apertura e la visualizzazione ai soli utenti autorizzati.
Quando questa opzione è abilitata, il mittente può impostare nella pagina di composizione una password che verrà richiesta ogni volta che si vorrà visualizzare il PDF. Questo livello di sicurezza aggiuntivo è utile per proteggere i contenuti sensibili.
Prima di inviare l’accordo, il mittente deve definire la password per la visualizzazione del PDF nelle Impostazioni accordo. Non può essere aggiunta o modificata in un secondo momento.
Questa funzione deve essere consentita (o resa obbligatoria) dal gruppo del mittente. Se l’opzione non è disponibile, significa che non è stata abilitata per il tuo gruppo.
Disponibilità:
Questa funzione è disponibile per il livello di servizio Acrobat Sign Solutions.
Configurazione:
Questa funzione può essere configurata solo da un amministratore di Acrobat Sign.
Le opzioni configurabili per questa funzione sono disponibili qui >
Configurare un accordo con visualizzazione protetta
Durante la composizione di un nuovo accordo, il mittente può impostare una password per limitarne l’accesso per la visualizzazione.
Questa funzione viene configurata nella sezione Impostazioni accordo della pagina di composizione:
Protezione obbligatoria
Per alcuni gruppi o documenti potrebbe essere necessario impostare una password per la visualizzazione di tutti gli accordi. In questi casi, l’amministratore del gruppo può rendere obbligatoria la protezione a livello di visualizzazione.
Quando tale protezione è richiesta, nella pagina di composizione è evidenziato il campo Password per renderlo ben visibile. L’accordo potrà essere inviato solo dopo che la password sarà stata impostata.
Due punti da considerare:
- Ogni volta che qualcuno visualizza l’accordo (online o come PDF scaricato), accede al PDF protetto da password e deve immettere la password.
- Adobe non può recuperare le password incorporate come queste. Prima di abilitare questa funzione, assicurati di usare un metodo di archiviazione e recupero sicuro.
Requisiti per la password
I requisiti di sicurezza della password sono definiti dall’amministratore del gruppo da cui viene inviato l’accordo.
- I requisiti per la password compaiono quando si digita nel campo per la password.
- Finché la password non soddisfa tutti i requisiti, il sistema presenta un’icona di avviso rossa.
- Gli elementi della password che non ne soddisfano i requisiti sono visualizzati in rosso; quelli accettabili in verde:
I simboli includono “caratteri speciali”, ad esempio ` ~ ! @ # $ % ^ & * ( ) _ + - = [ ] \ ; ' , . / { } | : " < >?
Gli spazi contribuiscono al conteggio totale di caratteri, ma non sono conteggiati come lettera, numero o simbolo.
Identificare e accedere agli accordi con visualizzazione protetta nella pagina Gestisci
Per gli utenti che hanno accesso all’accordo in Acrobat Sign, un’icona indica che l’accordo è protetto per la visualizzazione. Ogni volta che qualcuno tenta di aprire l’accordo, deve immettere la password prima di poterlo visualizzare.
Quando si tenta di aprire l’accordo, viene richiesto di immettere la password.
Se non si fornisce una password, una notifica segnala che il file è protetto da password:
Punti da considerare
- Archivia le password in modo sicuro. Poiché non è possibile recuperare le password, stabilisci un metodo di archiviazione e recupero sicuro.
- Crea un modello standardizzato. Utilizza un metodo che consenta agli utenti autorizzati di ricostruire le password senza dipendere dal mittente originale (ad esempio, adottando una combinazione di indirizzo e-mail e codice cliente del destinatario).
- Comunica le password in modo sicuro. Non includere mai la password nei campi Messaggio o Messaggio privato. Piuttosto, condividila a voce o tramite un canale sicuro separato.
