Afsendere kan kræve en adgangskode for at begrænse adgang til en aftale-PDF, hvilket sikrer, at kun autoriserede brugere kan åbne den.
Når funktionen er aktiveret, kan afsendere indstille en adgangskode på oprettelsessiden, der skal angives for hver PDF-visning. Denne ekstra sikkerhed hjælper med at beskytte følsomt indhold.
Afsendere skal definere adgangskoden til PDF-visning i Aftaleindstillinger, før aftalen sendes. Den kan ikke tilføjes eller ændres senere.
Denne funktion skal tillades (eller kræves) af afsenderens gruppe. Hvis muligheden ikke er tilgængelig, er den ikke blevet aktiveret for din gruppe.
Tilgængelighed:
Denne funktion er tilgængelig i serviceniveauet Acrobat Sign-løsninger.
Konfiguration:
Kun en Acrobat Sign-administrator kan konfigurere denne funktion.
De konfigurerbare indstillinger for denne funktion kan findes her >
Konfigurer en visningsbeskyttet aftale
Når der oprettes en ny aftale, kan afsenderen indstille en adgangskode for at begrænse visningsadgang.
Dette er konfigureret i sektionen Aftaleindstillinger på oprettelsessiden:
Påkrævet beskyttelse
Nogle grupper eller dokumenter kan kræve en visningsadgangskode for alle aftaler. I disse tilfælde kan gruppeadministratoren gennemtvinge visningsbeskyttelse.
Når dette er påkrævet, fremhæver oprettelsessiden feltet Adgangskode for at sikre synlighed. Aftalen kan ikke sendes uden at indstille denne adgangskode.
To ting at huske på:
- Hver gang nogen ser aftalen – online eller som en downloadet PDF – får de adgang til den adgangskodebeskyttede PDF og skal angive adgangskoden.
- Adobe kan ikke gendanne integrerede adgangskoder som disse. Før du aktiverer funktionen, skal du sørge for, at du har en sikker metode til at gemme og hente adgangskoder.
Adgangskodekrav
Kravene til adgangskodens styrke defineres af administratoren af den gruppe, hvorfra aftalen sendes.
- Adgangskodekravene vises, mens du skriver i adgangskodefeltet.
- Systemet viser et rødt advarselsikon, indtil adgangskoden opfylder alle krav.
- Utilfredse adgangskodeelementer vises med rødt, og acceptable elementer bliver grønne:
Symboler inkluderer "specialtegn" såsom ` ~ ! @ # $ % ^ & * ( ) _ + - = [ ] \ ; ' , . / { } | : " < >?
Mellemrum tæller som tegn i det samlede antal tegn, men tælles ikke som et bogstav, tal eller symbol.
Identificer og tilgå visningsbeskyttede aftaler på Administrer-siden
Brugere, der har adgang til aftalen i Acrobat Sign, vil se et ikon, der angiver, at den er visningsbeskyttet. Hver gang nogen prøver at åbne aftalen, skal de angive adgangskoden, før de kan se den.
Hvis man forsøger at åbne aftalen, bliver man bedt om at angive adgangskoden.
Hvis der ikke angives en adgangskode, vises der en notifikation på skærmen om, at filen er beskyttet med adgangskode:
Ting at overveje
- Gem adgangskoder sikkert. Eftersom adgangskoder ikke kan gendannes, skal du oprette en metode til at gemme og hente dem.
- Opret et standardiseret mønster. Brug en metode, der tillader autoriserede brugere at rekonstruere adgangskoder uden at være afhængige af den oprindelige afsender (f.eks. en kombination af modtagerens mail og kundenummer).
- Kommuniker adgangskoder sikkert. Inkluder aldrig adgangskoden i felterne Meddelelse eller Privat meddelelse. Du skal i stedet dele det mundtligt eller via en separat sikker kanal.
