Begränsa dokumentsynlighet för avtalsdeltagare

Med inställningarna för Begränsad dokumentsynlighet (LDV) kan du inkludera flera filer i ett avtal samtidigt som du väljer vilka mottagare som kan visa varje fil. De valda inställningarna och avtalskonfigurationen avgör om dokumentet är synligt.

Använd LDV för att begränsa åtkomst till dokument baserat på mottagarroller. Några vanliga exempel är:

Försäljningsavtal – interna team granskar eller godkänner avtalen innan de skickas till kunderna.
Ny jobbdokumentation – ytterligare dokument levereras när en kandidat godkänner ett jobb.
HR-dokument – Intern bearbetning krävs för vissa dokument innan de delas med signeraren.

Här är en snabb video som visar användning på avancerad nivå:

Tillgänglighet:

Acrobat Standard och Acrobat Pro: stöds inte
Acrobat Sign Solutions: stöds; inaktiverat som standard
Acrobat Sign för myndigheter: stöds; inaktiverat som standard

Konfigurationsomfattning:

LDV kan aktiveras på konto- och gruppnivå.

Att förstå följande termer gör det enklare att sätta sig in i hur begränsad dokumentsynlighet fungerar:

Användare kontra användar-ID

Användare – Avser alla som har åtkomst till Acrobat Sign via direkt inloggning, federerad autentisering eller integration. En användare kan autentisera med flera e-postadresser, vilket innebär att de kan ha flera användar-ID.
Användar-ID – en systemtilldelad identifierare som identifierar en unik användarprofil i Acrobat Sign. Även om en e-postadress är unik kan användare ändra sin e-postadress, men de kan inte ändra användar-ID. Acrobat Sign associerar logiskt alla resurser med det användar-ID som skapade dem.

Interna och externa parter

Interna parter – användar-ID som tillhör samma Acrobat Sign-konto som avsändarens användar-ID.
- Användare kan tillhöra olika Acrobat Sign-konton även om de arbetar åt samma företag. Acrobat Sign gör inga antaganden baserade på e-postdomäner eller företagsnamn. Systemet räknar endast interna användare om de delar samma konto-ID.
Externa parter – användar-ID som inte tillhör avsändarens Acrobat Sign-konto.
- Om en e-postadress inte visas i kontots användarlista, klassificerar systemet deltagaren som extern.

Så här fungerar dokumentsynlighet

Reglerna för Begränsad dokumentsynlighet (LDV) styr möjligheten för mottagare att visa specifika filer i ett avtal.

LDV-reglerna kan aktiveras på kontonivå och gruppnivå.
Systemet visar bara filinnehåll som uttryckligen har tilldelats en mottagare.
Om du vill tilldela en fil till en mottagare lägger du till minst ett fält för mottagaren var som helst i filen.

Viktig att tänka på

LDV gäller för hela filer och inte enskilda sidor. Om en fil har 40 sidor och mottagaren har ett fält på en sida, kan mottagaren se alla sidor i filen.
Om en fil inte innehåller några tilldelade fält för en mottagare, exkluderar systemet hela filen från mottagarnas vy.
Om ett avtal innehåller flera filer och en mottagare behöver komma åt alla filerna, måste minst ett fält tilldelas i varje fil.
Om du behöver kontrollera åtkomsten per sida, delar du upp dokumentet i separata filer som var och en endast innehåller de relevanta sidorna.

I exemplet till höger finns det två signerare och två dokument i ett avtal.

Signerare 1 ser båda dokumenten eftersom det finns ett fält tilldelat i båda dokumenten (fält 1 och fält 2)

Signerare 2 ser bara dokument 2 eftersom hen inte har ett tilldelat fält i dokument 1.

Dokument 2 är synligt eftersom fält 3 har tilldelats signerare 2.

Obs!

LDV-regler kräver båda av följande villkor:

Flera mottagare – avtalet måste ha fler än en mottagare.
- Mottagarna inkluderar alla som är inblandade i signerings- eller godkännandeprocessen.
- Kopiemottagare räknas inte som mottagare.
Flera filer – avtalet måste innehålla mer än en fil.
- Filer inkluderar alla bilagor som ingår i avtalet, som .doc, .xls, .pdf eller .png.

LDV-reglerna gäller inte för avtalet om något av villkoren inte uppfylls.

Konfiguration

Kontrollerna för den här funktionen kan bedömas genom att navigera till Globala inställningar > Begränsad dokumentsynlighet

Fliken Globala inställningar som visar LDV-kontrollerna.

Undertecknare ser endast filer som innehåller signaturer, initialer eller datainmatningsfält som tilldelats dem är den rotkontroll som möjliggör LDV-upplevelsen och uppsättningen underordnade kontroller. Om denna kontroll är inaktiverad, är LDV som helhet inaktiverad i mottagarupplevelsen.

Alla mottagare och kopiemottagare ser alla filer hela tiden.

Deltagare	Under signeringsprocessen	När avtalet har slutförts
Avsändare	Alla dokument	Alla dokument
Interna mottagare	Alla dokument	Alla dokument
Externa mottagare	Alla dokument	Alla dokument
Intern kopia	Alla dokument	Alla dokument
Extern kopia	Alla dokument	Alla dokument
Extern arkivmottagare	Ej tillämpligt	Alla dokument

Efter aktivering av rot LDV-kontrollen finns det ytterligare tre konfigurationer för att styra synligheten beroende på vilken upplevelse du föredrar:

När endast Signerare kommer endast att se filer som innehåller signatur, initialer eller datapostfält som tilldelats dem är aktiverat:

Avsändaren kan se allt filinnehåll hela tiden
Mottagarna kan bara se de filer som de uttryckligen ingår i vid signering och efter det att avtalet har slutförts
Kopiemottagare kan inte se något filinnehåll.

Deltagare	Vid signering	Slutfört avtal
Avsändare	Alla dokument	Alla dokument
Interna mottagare	Tilldelade dokument	Tilldelade dokument
Externa mottagare	Tilldelade dokument	Tilldelade dokument
Intern kopia	Ingen	Ingen
Extern kopia	Ingen	Ingen
Extern arkivmottagare	Ej tillämpligt	Alla dokument

När Signerare och kopiemottagare i mitt konto kan se alla filer är aktiverat:

Alla interna användar-ID:n (i förhållande till avsändaren) kan se allt filinnehåll.
Externa mottagare kan endast se filinnehållet som de har tilldelats, under signering och efter det att avtalet har slutförts.
Externa kopiemottagare ser inget filinnehåll.

Deltagare	Vid signering	Slutfört avtal
Avsändare	Alla dokument	Alla dokument
Interna mottagare	Alla dokument	Alla dokument
Externa mottagare	Tilldelade dokument	Tilldelade dokument
Intern kopia	Alla dokument	Alla dokument
Extern kopia	Ingen	Ingen
Extern arkivmottagare	Ej tillämpligt	Alla dokument

När Signerare och kopiemottagare kan se alla filer när de får det signerade avtalet är aktiverat:

Mottagarna ser bara tilldelat filinnehåll under signeringsprocessen
Kopiemottagare ser inget filinnehåll under signeringsprocessen

När avtalet har slutförts kan alla mottagare och kopiemottagare se allt filinnehåll.

Deltagare	Vid signering	Slutfört avtal
Avsändare	Alla dokument	Alla dokument
Interna mottagare	Tilldelade dokument	Alla dokument
Externa mottagare	Tilldelade dokument	Alla dokument
Intern kopia	Ingen	Alla dokument
Extern kopia	Ingen	Alla dokument
Extern arkivmottagare	Ej tillämpligt	Alla dokument

Den här konfigurationen aktiverar LDV-regler och tillåter att alla interna användar-ID:n (i förhållande till avsändaren) visar allt filinnehåll under signeringsprocessen.

När avtalet är klart kan alla användare visa allt filinnehåll

Deltagare	Vid signering	Slutfört avtal
Avsändare	Alla dokument	Alla dokument
Interna mottagare	Alla dokument	Alla dokument
Externa mottagare	Tilldelade dokument	Alla dokument
Intern kopia	Alla dokument	Alla dokument
Extern kopia	Ingen	Alla dokument
Extern arkivmottagare	Ej tillämpligt	Alla dokument

Om du planerar att acceptera skriftliga signaturer bör du aktivera det här alternativet, men tänk på att LDV-reglerna inte gäller när en skriftlig signatur är inblandad.

I samtliga fall upphävs LDV-reglerna för avtalet när en skriftlig signatur är inblandad.

Deltagare	Vid signering	Slutfört avtal
Avsändare	Alla dokument	Alla dokument
Interna mottagare	Alla dokument	Alla dokument
Externa mottagare	Alla dokument	Alla dokument
Intern kopia	Alla dokument	Alla dokument
Extern kopia	Alla dokument	Alla dokument
Extern arkivmottagare	Ej tillämpligt	Alla dokument

Använda LDV med REST API v6

Avsändaren kan använda REST API v6 för att uttryckligen bevilja dokumentsynlighet.

REST API v6-anrop ignorerar alla inställningar för dokumentsynlighet i användargränssnittet, eftersom API-anropet åsidosätter inställningar på konto-/gruppnivå.

Det enda överförda beteendet är att avsändaren måste ange en dokumentetikett om ett formulärfält anges för en viss mottagare.

Slutpunkten POST /agreements REST API v6 har tre parametrar som kan användas för att styra dokumentsynlighet.

AgreementInfo

Parameternamn	Typ	Obligatoriskt	Beskrivning
documentVisibilityEnabled	Boolesk	Nej	Valfri parameter för dokumentsynlighet för avtalet. Den här parametern måste anges och ställas in på true för att dokumentsynlighet ska aktiveras.

ParticipantSetInfo

Parameternamn	Typ	Obligatoriskt	Beskrivning
visiblePages	Sträng[]	Nej	En lista över FileInfo.label som ska vara synliga för deltagare i den här deltagaruppsättningen.

CcInfo

Parameternamn	Typ	Obligatoriskt	Beskrivning
visiblePages	Sträng[]	Nej	En lista över FileInfo.label som ska vara synliga för deltagare i den här CC-filen.

HTTP-statuskod

HTTP-statuskod	Orsak	Beskrivning
400	INVALID_PARTICIPANT_SET_VISIBLE_PAGE_LABEL	En eller flera synliga sidetiketter i deltagaruppsättningen är ogiltiga.
400	INVALID_CC_VISIBLE_PAGE_LABEL	En eller flera synliga sidetiketter i CC är ogiltiga.
403	DOCUMENT_VISIBILITY_DISABLED	Aktiverad dokumentsynlighet är inställd på false och därför kan inte filinformationsindex anges för någon deltagaruppsättning eller CC.

Slutpunkten GET /agreements/{agreementId} REST API v6 kan användas för att hämta relationen mellan deltagare och dokument

AgreementInfo

Parameternamn	Typ	Beskrivning
documentVisibilityEnabled	Boolesk	Om det är true aktiveras dokumentsynlighet för det här avtalet.

ParticipantSetInfo

Parameternamn	REST-objekt	Beskrivning
visiblePages	Sträng[]	En lista över FileInfo.label som ska vara synliga för deltagare i den här deltagaruppsättningen.

CcInfo

Parameternamn	REST-objekt	Beskrivning
visiblePages	Sträng[]	En lista över FileInfo.label som ska vara synliga för deltagare i den här CC-filen.

Om GET /agreements/{agreementId} rapporterar status som AVBRUTEN kan det bero på ett eller flera ogiltiga parametervärden för dokumentsynlighet.

Använd GET /agreements/{agreementId}/events för att hämta felorsak.

Felmeddelande	Villkor
fileInfoIndex <FileInfo index> saknas i någon av de participantSets som innehåller <participant email>	<label> måste anges som visiblePages för deltagaren <participant email>

Ovanstående fel loggas med Event.type-värdet AUTO_CANCELLED_CONVERSION_PROBLEM och Event.comment.

Bra att veta

Begränsad dokumentsynlighet och certifikat för digitala signaturer är inte kompatibla.

När LDV är aktiverat tas det digitala signaturobjektet bort från redigeringsmiljön i appen.

Om ett avtal med ett fält för en digital signatur skickas med LDV-regler aktiverade, kommer ett fel att utlösas:

Det digitala signaturfältet <field name> stöds inte på grund av begränsad dokumentsynlighet.

Om Signerare och kopiemottagare i mitt konto kan se alla filer är aktiverat:

Interna mottagare kan bara delegera till en annan intern användare
Externa mottagare kan inte delegera till en intern användare
- Om du försöker göra det visas felmeddelandet ”Kontoadministratören tillåter inte delegering till den här personen”.

LDV är rollagnostiskt.

Om du har en mottagare som inte signerar måste mottagaren ha minst ett fält i varje fil som du vill att hen ska ha åtkomst till.

Om en mottagare inte har några synliga filer (eftersom inga fält har placerats) utlöses ett fel:

Deltagaren <email> (<participant role>) har inget synligt dokument

När ett avtal skickas måste det finnas minst ett obligatoriskt (inte valfritt eller villkorligt) signaturfält för varje mottagare med en signeringsroll.

Om en eller flera signerare inte har ett obligatoriskt signaturfält läggs en extra sida till i slutet av avtalet och ett signaturblock läggs till för varje signerare (och alla signerare kan se den sista sidan).

Få hjälp snabbare och enklare

Ny användare?