Guide pratique et exemples pour rédiger un cahier des charges.
Une communication claire entre le client et le prestataire est essentielle à la réussite d’un projet, surtout lorsqu’il s’agit de la première collaboration entre les deux parties prenantes. Le cahier des charges est un document juridique qui définit clairement le périmètre du projet, ses exigences et sa chronologie.
Découvrez dans cet article pourquoi toutes les entreprises, les prestataires et les travailleurs indépendants devraient créer un cahier des charges, et dans quelle mesure ce document est essentiel à la réussite d'un projet. Apprenez également à créer votre cahier des charges, les éléments à y inclure et nos conseils pour le rédiger au mieux.
Sommaire
Qu’est-ce qu’un cahier des charges ?
Un cahier des charges est un document juridique qui décrit en détail le déroulement à venir d’un projet en cours. Il permet à tout le monde, depuis le client jusqu’au responsable du projet, en passant par les membres de l’équipe et les fournisseurs externes, de bénéficier d’une vision claire des livrables. Elle protège à la fois l’agence et le client.
Les cahiers des charges sont des documents juridiques détaillés qui définissent clairement la quantité de travail à fournir en échange d'une somme d'argent déterminée.
Objectifs et avantages du cahier des charges.
Les projets réussis s’appuient sur un plan d’action clair. Ce type de document définit clairement les exigences, les jalons, les chronologies et tous les éléments essentiels à la réussite du projet. Tous les responsables de projet et membres de l’équipe doivent consulter ce document pour comprendre pleinement les délais de réalisation des objectifs généraux.
Le cahier des charges vise à optimiser la communication et mettre en place des objectifs clairs. Il permet de partager avec l'équipe les attentes en matière de collaboration, les exigences du projet et les critères de qualité, sans oublier les conditions de paiement des personnes qui travaillent sur le projet.
Ce que doit comprendre votre cahier des charges.
Un cahier des charges détaillé inclut :
- Le périmètre du projet
- Les objectifs du projet
- La chronologie et les échéances
- Les livrables prévus
- Les critères d’acceptation
- Le matériel et les logiciels nécessaires
- Les standards de performance
- Les signatures des parties prenantes
Les avantages du cahier des charges.
Un document comme celui-ci est essentiel pour toutes les parties prenantes. Il élimine les risques de malentendus entre les clients et les prestataires en ce qui concerne le travail à fournir et le paiement. Le cahier des charges présente donc de nombreux avantages.
Des livrables détaillés.
Si le projet n'est pas clairement défini, le volume de travail à fournir peut souvent augmenter involontairement, ce qui fait que les clients attendent (ou demandent) plus de travail pour le même prix.
Imaginons par exemple que l’on vous ait engagé pour créer une maquette p. Vous fixez un tarif pour cette maquette uniquement et vous la livrez. Cependant, votre client s’attendait de son côté à recevoir une maquette complète avec un exemple de design et de contenu.
Un document juridique qui définit les livrables empêche un malentendu tel que celui-ci d’arriver. Le client comme le prestataire établissent clairement la nature du travail et du paiement, et les deux parties prenantes savent à quoi s’attendre.
Des délais de livraison définis.
Les cahiers des charges détaillés définissent clairement des échéances pour les livrables et comprennent souvent une chronologie précise pour le projet.
Des modalités de paiement claires.
Une section du cahier des charges doit définir clairement quelles seront les modalités de paiement. Elle précise quand le paiement sera effectué : avant le travail, de manière périodique au fil du projet ou à la livraison de ce dernier. Elle doit également préciser comment et où le paiement sera effectué. Par exemple, par virement électronique sur le compte bancaire britannique du prestataire.
Ainsi, toute question relative à la trésorerie, à la facturation ou aux finances peut être abordée au moment de la signature du contrat, ce qui permet au client et au vendeur de procéder de la manière qui leur convient le mieux.
Guide pratique et exemples : Comment rédiger un cahier des charges.
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Introduction.
Décrivez d’abord la nature du travail demandé et ce qui en est attendu.
Objectif.
Cette section aborde de manière claire des questions telles que :
- À quoi ce projet sert-il ?
- Quels sont les objectifs que nous cherchons à atteindre ?
Périmètre du projet.
Ainsi que le nom l’indique, cette section doit passer en revue les détails du travail à accomplir : quoi, comment et quand ?
Certains responsables y incluent également des détails tels que le matériel et les logiciels requis.
Lieu du projet.
Cette section est importante puisqu’elle aborde le lieu où le projet sera complété. S’agit-il de télétravail ou de travail au bureau ? En cas d'externalisation, mentionnez la ville et le pays où le travail sera effectué. Si le projet peut être effectué en télétravail, précisez-le.
Protection des données personnelles et sécurité.
De nombreux projets en ligne exigent une confidentialité totale, en particulier dans les secteurs de la technologie et du marketing. Soulignez-le et mentionnez votre accès à des serveurs sécurisés si le client exige que vous les utilisiez.
Livrables et délais.
Définissez clairement les livrables. Mentionnez ce qui doit être livré et dans quel délai. Il est souhaitable d'inclure un calendrier détaillant chaque tâche, avec une date d'échéance spécifique. Tous les cahiers des charges ne détaillent pas nécessairement quelles sont les délais à respecter. Cela dépend de la nature du projet et des tâches à accomplir.
Chronologie du projet.
Cette section essentielle décrit le calendrier du projet et définit les délais de livraison de chaque tâche. Il comprend également la date de fin d'exécution prévue et toutes les autres dates clés concernant les livrables.
Tests.
Mentionnez s'il existe des normes et des procédures de tests à respecter pour le projet.
Les critères d’acceptation.
Expliquez ce que l'on attend des livrables pour qu’ils répondent aux « critères de réussite » ou aux indicateurs clés de performance (KPI) spécifiques.
Détails du paiement.
Le paiement doit être décrit en détail : ce qui sera payé et quand. Le paiement sera-t-il effectué avant ou après le rendu des livrables ? Une évaluation est-elle prévue avant que le paiement ne soit effectué ou débloqué ? Ces questions doivent être abordée tôt dans la chronologie du projet.
Eléments divers.
Tout ce qui, selon vous, apportera une valeur ajoutée à la gestion du projet doit être inclus dans ce document. Par exemple, des outils spécifiques à utiliser, des mises à jour à effectuer ou des réunions à planifier et payer.
Bonnes pratiques : Astuces pour la rédaction d'un cahier des charges.
Définissez clairement les termes du secteur.
Il est préférable d’éviter le jargon autant que possible. Rédigez en termes simples et essayez d'éviter tout ce qui pourrait justifier une explication supplémentaire, à moins que vous n'ayez l'intention d'en fournir une. Si vous faites appel à une terminologie spécifique, essayez d’expliquer clairement chaque terme employé. Rédigez votre document en langage courant autant que possible.
Imagerie et éléments graphiques.
Ajoutez des captures d’écran, des images et des éléments graphiques dès que c'est pertinent. Ils permettent de souligner des éléments importants, tels que l'aspect de la version finale du travail, la façon dont les feuilles de calcul doivent être organisées, etc.
Le paiement sera effectué avant le travail, lorsqu’il sera complété ou après révision.
Ce qu’il faut garder à l’esprit lorsque l’on rédige un cahier des charges :
- Conservez le document dans un format de fichier sécurisé.
- Mettez en place une chronologie réaliste.
- Notez toute exigence particulière.
- Mentionnez les exigences du client.
- Indiquez les outils de gestion de projet et de reporting.
- Soumettez le cahier des charges aux membres de votre équipe.
- Précisez les outils à privilégier pour la gestion de projet, l’emailing, la messagerie de travail, le reporting etc.
Tout ce qui, selon vous, apportera une valeur ajoutée à la gestion du projet doit être inclus dans ce document. Par exemple, des outils spécifiques à utiliser, des mises à jour à effectuer ou des réunions à planifier et payer.
Exemple de cahier des charges.
Chaque document est différent. Son aspect et sa taille dépendent du secteur d’activité, du projet, du périmètre du projet, du prestataire, et plus encore. L'échelle et la complexité du projet déterminent souvent l'aspect du fichier final.
Voici quelques secteurs spécifiques qui proposent des exemples précis :
Web design et développement web.
Lorsque l'on travaille avec des produits digitaux, il est essentiel de disposer d'une liste détaillée des tâches à accomplir. Cela s'explique par le fait que ce type de travail digital est souvent réalisé par itérations.
Un cahier des charges est un excellent moyen d'établir ce que l'on attend du prestataire et à quel moment. Les dates d'échéance, les calendriers et les jalons permettront également aux deux parties de savoir quand et comment prévoir la livraison du travail.
Évènementiel.
Dans ce secteur, un dossier doit présenter en détail toutes les exigences, qu'il s'agisse de celles des entreprises ou de celles des particuliers. Cela permettra à l'organisateur de l'événement de savoir précisément ce qui est attendu et d'agir en conséquence.
FAQ cahier des charges.
Quelle est la différence entre un périmètre de projet et un cahier des charges ?
Bien qu’un périmètre de projet et un cahier des charges soient liés et souvent abrégés par « SoW » en anglais, ils comportent des différences. Le périmètre du projet définit les objectifs d'un projet et fournit un aperçu détaillé du travail à effectuer dans un délai précis.
Le cahier des charges, quant à lui, est un plan complet qui détaille les produits à livrer, les exigences, le calendrier et les objectifs : en substance, une description détaillée du projet.
Quel niveau de détail doit comporter un cahier des charges ?
Le niveau de détail que doit comporter votre cahier des charges dépend du secteur d’activité et de la nature du projet. Si vous engagez un travailleur indépendant pour une tâche spécifique, le document peut être bref et simple. Vous pouvez consulter la galerie de modèles de cahiers des charges d’Adobe pour vous lancer.
Lancez l’écriture de votre cahier des charges avec les modèles Adobe.
Le modèle de cahier des charges d’Adobe vous précise les éléments nécessaires.
Quel est le format d'un cahier des charges ?
Étant donnée son importance juridique, ce fichier doit idéalement être enregistré au format PDF. Le document apparaît comme étant officiel et en règle, et il doit pouvoir être modifié et signé par les deux parties prenantes. Vous pouvez facilement créer des PDF modifiables avec Adobe Acrobat.
En savoir plus.
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