Sécurité et stockage dans le cloud : partager vos documents professionnels

Qu’est-ce que le cloud ?

Les petites et moyennes entreprises sont de plus en plus nombreuses à se tourner vers le cloud pour sécuriser le stockage de leurs données et simplifier l’accès et le partage de leurs fichiers. Avant de confier vos documents les plus confidentiels à une technologie de plus en plus complexe, il convient d’en comprendre les avantages, les inconvénients, le prix et les risques.

Le rôle du cloud.

De l’anglais « nuage », le cloud, défini comme tout système de stockage des données à distance. Il permet de supprimer les risques associés au stockage de fichiers et de documents sur un système local, et de confier la sécurisation et la sauvegarde de vos données à un centre de données externe, géré par des prestataires spécialisés dans la cybersécurité.

Comment fonctionne le cloud ?

Les systèmes de cloud consistent à enregistrer vos données et documents dans un serveur décentralisé, protégé par de nombreuses méthodes d’encryptage, de fragmentation et d’authentification multiple.

Pour accéder à ces fichiers, chaque utilisateur peut se connecter à son espace exclusif ou partagé, au moyen d’une connexion internet, et bénéficie d’un niveau d’autorisation personnalisé, vérifiable à l’aide de ses identifiants et mot de passe.

Quelle est l’utilité du cloud pour les petites et moyennes entreprises ?

Un espace collaboratif.

L’espace sur le cloud est accessible par tous les membres de votre équipe dont le compte est autorisé. Ce stockage collaboratif évite l’échange de versions multiples d’un même document par e-mail et simplifie l’organisation de tous les membres d’un même groupe ou projet.

Aucune limite de diffusion.

Complètement modulable, votre espace sur le cloud pourra contenir des dossiers séparés, dont vous autorisez l’accès à plusieurs parties prenantes, comme votre personnel, vos sous-traitants, vos directeurs ou même vos clients.

Pour les partager, il vous suffit de leur donner le lien et les identifiants ou mots de passe nécessaires. Fini les e-mails qui n’arrivent jamais parce que la pièce jointe est trop lourde ou trop importante.

Une meilleure gestion des signatures numériques.

Depuis 2003, la signature numérique a la même valeur légale qu’une signature physique et engage le signataire au même titre que n’importe quel autre type de contrat.

Aujourd’hui, une grande majorité des signatures de contrats de tous types est obtenue par le biais d’outils de gestion de signatures numériques comme Adobe Sign.

L’intégration d’Adobe Sign avec DropBox  harmonise encore plus le processus, avec des fonctionnalités de partage de contrats, de collecte et gestion des signatures et de communication avec les signataires complètement fluides et qui accélèrent grandement le processus.

Le partage et le stockage sécurisé de vos données avec le Cloud Security.

Exposées à un nombre croissant de menaces, les solutions cloud se sont parfois vues associées à une mauvaise presse : brèche de données, rançongiciels, cyberattaques. La fiabilité du système et du fournisseur ainsi que ses pratiques de sécurité sont un élément clé de votre sélection d’un cloud. Il est aussi à noter que la responsabilité est partagée entre le gestionnaire du centre de données, le prestataire du cloud en tant que service, et le client (notamment en termes de gestion des utilisateurs et des identifiants). Suivez les bonnes pratiques de sécurité afin de minimiser les risques d’atteinte à l’intégrité de vos données ou de fuites d’informations confidentielles. 

Le cloud est-il sécurisé ?

La sécurité des données que vous confiez au cloud dépend des barrières mises en place par le fournisseur, qui emploie généralement une myriade de protection physiques et virtuelles, ainsi qu’une équipe d’ingénieurs et d’informaticiens dont le métier est de trouver un équilibre entre la protection de ses serveurs et l’accès aux fichiers par les utilisateurs.

Si on entend régulièrement parler de brèche de données, il faut toutefois savoir qu’elles sont généralement rapidement contrôlées et relativement limitées. Le risque reste moindre comparé à un serveur local et vos recours seront plus sérieux si vous avez affaire à un géant de l’informatique.

Les avantages et les inconvénients du cloud.

La transition vers le cloud permet aux PME d’accéder à plusieurs avantages :

• Un espace de stockage plus important. Contrairement à votre ordinateur ou réseau d’entreprise, les options de stockage sur le cloud offrent une capacité quasiment illimitée. Avec un compte Adobe, vous pouvez ainsi accéder à un vaste espace de stockage  et en donner l’accès à tous les membres de votre équipe qui peuvent en avoir besoin.
• Un partage des documents simplifié. Puisque les fichiers ne sont pas enregistrés sur un ordinateur ou un serveur local, l’accès se fait par le biais d’une connexion internet sécurisée. C’est ce qui permet aux prestataires de proposer des fonctionnalités de partage largement supérieures à celles de votre réseau habituel, comme le partage d’un dossier spécifique avec un sous-traitant externe, ou la mise en place de différentes permissions selon le degré de confidentialité des fichiers.
• Une sauvegarde implicite et automatique. Qui n’a pas vécu ce moment délicat où une catastrophe technologique (parfois suivie d’une odeur de brûlé…) a supprimé toutes vos données de votre disque dur, vous faisant perdre un temps fou à les récupérer. Pour les utilisateurs du cloud, une panne d’ordinateur n’équivaut plus à la destruction des données : celles-ci restent intactes et attendent patiemment la mise en place d’un nouvel appareil sur leur fichier sécurisé, à distance.
•  Des fichiers accessibles à distance. Depuis n’importe quel appareil et à condition d’avoir accès à une connexion internet, vous pourrez télécharger tous les fichiers que vous êtes autorisés à consulter. C’est bien pratique pour obtenir une information rapidement depuis votre téléphone ou tablette, que vous soyez dans le bus, en réunion, en vacances ou à l’entraînement de foot de votre fils.
• L’intégrité des données. Les données stockées sur le cloud sont entre les mains du gestionnaire qui doit garantir qu’elles restent confidentielles et ne soient pas utilisées à des fins commerciales ou politiques. Il est donc essentiel d’avoir la plus grande confiance en votre gestionnaire de cloud, et c’est l’une des raisons pour lesquelles les entreprises choisissent généralement des grands noms de l’informatique, comme Adobe ou Dropbox. 
• Un accès hors connexion parfois limité. Toutes les solutions cloud ne sont pas égales, notamment quant à l’accès à vos fichiers depuis un appareil non connecté à internet. Avec les applications Adobe, une connexion internet n’est exigée que pendant le téléchargement et l’installation, après quoi vous pouvez accéder aux logiciels depuis votre ordinateur qui se chargera de mettre à jour les fichiers lors de votre prochaine connexion.

Comment choisir la meilleure solution cloud pour votre entreprise.

Choisir le meilleur cloud peut être une tâche relativement difficile. Pour vous guider dans votre choix et vous aider à passer au stockage en cloud, il est important de tenir compte de certains facteurs importants :

La croissance de votre entreprise.

Tout chef d’entreprise se doit de faire preuve d’optimisme et d’envisager une croissance rapide de ses opérations. Tout comme vos autres logiciels en tant que service, votre solution cloud doit donc être capable de s’adapter à cette croissance. Vérifiez notamment que les tarifs ne sont pas exponentiels selon le nombre d’utilisateurs ou l’espace de stockage requis.

L’espace de stockage requis.

En fonction de l’activité d’une entreprise et de la taille des fichiers qu’elle utilise, l’espace de stockage nécessaire peut varier. Prenez donc en compte la taille de vos fichiers et basez votre choix selon ce critère. Vous n’aurez pas forcément besoin d’une large capacité de stockage si vous utilisez seulement des fichiers Word ou PDF.

Les pratiques de sécurité du fournisseur.

Comme on l’a vu plus haut, la sécurité de vos données est un élément essentiel de votre réputation et de la confiance de vos clients. Suivant l’activité de votre entreprise, certaines données peuvent être sensibles et méritent une sécurité encore plus accrue. N’hésitez pas à demander des informations détaillées aux fournisseurs quant à leurs pratiques de sécurité.

Le budget. 

Il peut être judicieux de calculer le budget que vous pouvez consacrer à votre cloud avant de partir à la recherche de la meilleure solution.

Comment partager vos documents en toute sécurité avec Adobe Document Cloud.

Partager ses documents professionnels avec le cloud, c’est aussi maximiser sa productivité et augmenter la sécurité des documents. Adobe Document Cloud vous offre plusieurs solutions pour stocker et partager vos documents, en toute sécurité et sérénité.

Le stockage en cloud avec l’intégration Dropbox.

Partager des documents n’a jamais été aussi facile avec le stockage en cloud. Adobe Document Cloud vous offre la possibilité de stocker et de partager tous vos documents professionnels, peu importe la taille. Vous pouvez également partager tout type de document, que ce soient des fichiers Word, Excel ou PowerPoint, et ceci, depuis n’importe quel appareil (smartphone, tablette ou PC). Adobe Document Cloud permet une gestion de document simplifiée : renommez, déplacez ou partagez vos fichiers en un seul clic.

Protéger vos documents avec la protection par mot de passe.

Pour une sécurité Cloud encore plus accrue, vous avez la possibilité d’ajouter une protection supplémentaire à vos fichiers PDF. Plusieurs options s’offrent à vous :

• Protéger votre PDF par mot de passe. Un mot de passe sera demandé lors de l’ouverture, la copie ou l’impression. 
• Rendre le PDF non-modifiable. Cette option permettra d’éviter que les fichiers ne soient falsifiés.
• Autoriser la visualisation d’un document à certains utilisateurs. Vos documents ne seront lisibles que pour les utilisateurs préalablement sélectionnés.

Rendez-vous sur cette page  pour plus d’informations sur les diverses stratégies de protection à adopter.

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