Comment faire une facture ?

Qu'est-ce qu’une facture ?

Une facture est un document qui liste les produits et/ou les prestations de services qu'une entreprise fournit à un client, et qui établit l'obligation pour le client de payer l'entreprise en contrepartie de ces produits vendus et/ou des services rendus.

Ce document comptable, commercial et juridique doit donc obligatoirement être établi dès lors qu’un professionnel procède à une prestation de services ou une vente de produits. Ayant une valeur juridique, la facture permet d’attester de la transaction et de sa nature, notamment en cas de litige.

C’est donc un document qui a toute son importance pour le client, mais aussi pour le chef d’entreprise, puisqu’il permet de fixer les délais de paiement et les taux d’intérêt en cas de retard ou de facture impayée.

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Il est bon de noter ici que les factures peuvent être créées et envoyées par l’entreprise elle-même ou par un organisme tiers. Cela dépend généralement de la taille de l’entreprise et du volume de factures à traiter.

Les différents types de factures.

S’il y a de nombreux points et mentions obligatoires à ne pas oublier sur ces documents afin qu’ils soient conformes, il convient d’abord de vous présenter les différents types de facture.

Votre choix pour un type de facture plutôt qu’un autre peut dépendre de plusieurs critères. On pense notamment aux conditions de paiement négociées au préalable avec votre client, ou encore, à la durée estimée du projet, entre autres.

Facture ordinaire.

On l’appelle aussi « facture définitive » ou encore « facture véritable », c’est le type de facture que l’on rencontre le plus. Elle est émise à la livraison du bien ou à la fin de la prestation de services. C’est le document définitif.

Facture Pro forma.

Contrairement à la facture véritable, la facture Pro forma, elle, est provisoire. Voyez-la un peu comme un devis. Ainsi, ce type de facture n’a pas de valeur juridique, mais sert plutôt à informer le client du prix et des conditions vente. Vos clients pourraient en avoir besoin pour justifier la contraction d’un crédit financier en vue de réaliser cet achat par exemple.

Elle peut aussi être particulièrement utile pour être autorisé à exporter ou importer certains produits.

Facture d’acompte.

Vous établirez ce type de facture si vous veniez à percevoir une partie du montant final avant la livraison du produit ou avant la fin de la prestation de services.

Lorsque le bien sera livré ou le service accompli, vous pourrez alors créer la facture de clôture, sur laquelle cette avance devra apparaître et être déduite du montant total de la facture.

Facture de situation.

On parle de facture de situation, de facture intermédiaire ou encore de facture d’avancement lorsqu’un échelonnement des paiements est mis en place en fonction de l’avancement d’un projet. Ce type de facture est souvent utilisé dans le secteur du BTP et dans les agences marketing.

Elles vous permettent, à vous, entrepreneur, de facturer au fur et à mesure de l’avancement, plutôt qu’à la livraison du projet. Cela peut être particulièrement intéressant pour des projets s’étalant sur plusieurs mois.

Facture de clôture.

Une fois votre projet, votre service, ou votre produit livré et une fois que toutes les factures de situation ou d’acompte ont été établies, il convient de créer une facture de clôture reprenant la liste de ces factures établies en amont, et le solde à payer.

Facture d’avoir.

Vous pourriez être amené à modifier ou à annuler une facture spécifique, pour plusieurs raisons. Ce type de facture permet de la rectifier ou de faire apparaître un remboursement du paiement de la facture initiale.

Facture de régularisation.

Ce type de facture est généralement utilisé dans les secteurs impliquant des estimations de consommation, comme les fournisseurs d’énergies par exemple. Elle permet, comme son nom l’indique, de régulariser la différence entre le montant de l’abonnement mensuel ou trimestriel et la consommation réelle.

Qui utilise les factures ?

Les factures sont notamment utilisées par les petites entreprises et les travailleurs indépendants. Du moment où votre entreprise fabrique, vend quelque chose ou offre un service à quelqu’un, il faudra créer une facture, afin d’être payé. Voici quelques exemples d’entreprises où la facture est couramment utilisée :

• Les commerces en ligne. Si vous vendez des produits en ligne, vous aurez probablement besoin d’une facture pour faire un suivi de vos stocks et de votre comptabilité.
• Les freelances. Ce n’est pas un secret, les freelances ont tendance à travailler sur de multiples projets. Les factures vont leur permettre de gérer les projets et de garantir un paiement chaque fois qu’un projet sera terminé.
• Commerces et travailleurs indépendants. Quand on vend des produits et services et qu’on est indépendant, il est important de facturer le client afin de correctement faire le suivi des profits et de la comptabilité.
• Les petites entreprises. Elles peuvent facturer leurs produits et services auprès des clients grâce à une facture.

Comment créer une facture.

Les mentions obligatoires des factures et la valeur juridique de ces documents peuvent vite impressionner et devenir une tâche anxiogène pour les auto-entrepreneurs et les freelances.

Gardez ce pense-bête sous le coude quand l’heure est venue de vous pencher sur votre facturation. Il vous sera des plus utiles pour créer une facture conforme, et ce, facilement et rapidement.

Les mentions obligatoires des factures.

Pour être conformes, vos factures doivent faire apparaître, au minima :

• Votre nom et votre adresse (ainsi que votre nom de marque éventuel)
• Votre numéro SIREN
• La date à laquelle la facture est émise
• Le numéro de facture (il doit être unique et respecter une certaine chronologie)
• Le nom et les coordonnées de votre client
• Le montant total de la facture
• La nature des biens vendus ou des services fournis
• Le taux de TVA applicable (ou la mention « TVA non applicable – article 293 B du CGI » dans le cas où vous bénéficiez de la franchise de TVA)
• Les conditions de paiement (les modes de paiement, les délais, etc.)

Les mentions obligatoires sur une facture sont susceptibles d’évoluer dans le temps et en fonction de la législation. Ainsi, nous vous conseillons de vérifier fréquemment la législation en rigueur, notamment sur le site du Service Public.

Quand envoyer la facture à votre client ?

Qu’il s’agisse de prestation de services ou de vente de biens, la facture doit normalement être créée et remise au client dès la livraison du bien, du projet ou dès que le service est exécuté. Il s’agit en fait de remettre au client la facture le plus rapidement possible.

Cependant, nous l’avons vu, les factures peuvent être échelonnées, notamment lors de longs projets. Cela vous permet notamment de ne pas à avoir à attendre la fin d’une mission ou d’un projet (qui pourrait durer des mois) avant de commencer à percevoir l’argent relatif à cette prestation.

Envoyer des factures par e-mail à ses clients.

À l’heure où de nombreux entrepreneurs passent à la digitalisation et au « zéro papier », bon nombre de factures sont envoyées aujourd’hui par e-mail. Il faut dire que le gain de temps et d’argent en passant à la facturation électronique est particulièrement intéressant.

La législation autorise aussi bien les factures envoyées aux clients sur format papier que sous format électronique par e-mail. Peu importe l’option que vous choisirez, il y a des points importants à connaître :

Factures au format papier.

Pour le format papier, la facture doit être imprimée en double exemplaire. Une copie sera à envoyer par voie postale à votre client (ou remise en main propre), et l’autre, que vous garderez pour vos archives.

Factures au format électronique.

Pour ce qui est des factures au format électronique et de leur envoi par e-mail, le Code Général des Impôts stipule que cela est conforme et suffisant « dès lors que l’authenticité de leur origine et l’intégrité de leur contenu sont garanties au moyen d’une signature électronique. »

Il faudra ainsi veiller à signer électroniquement vos factures et à les envoyer au format PDF. Pensez aussi à protéger vos documents PDF afin que leur contenu soit verrouillé et non modifiable. Adobe Acrobat est donc l’outil parfait, puisqu’il vous permet d’ajouter un mot de passe à vos PDF, afin de les protéger. Pour ce faire, sélectionnez l’option Protéger à l’aide d’un mot de passe dans le menu. Vous pouvez également rendre vos documents PDF non modifiables, il vous suffit  d’aller dans le menu Options avancées> Protection par mot de passe, de cocher Restreindre la modification et l’impression du document et de sélectionner Aucune pour Modifications autorisées. 

Optimisez votre processus de facturation.

L’auto-entrepreneur porte souvent plusieurs casquettes, dont celle du gestionnaire comptable. De ce fait, le processus de facturation est souvent une tâche qui lui incombe. Mais pas forcément celle qui semble la plus simple.

Cependant, grâce aux bons outils, la création de factures au rendu professionnel et soigné peut être un vrai jeu d’enfant et se faire très rapidement. Voici quelques astuces qui devraient vous aider à accélérer la création, l’envoi, et la gestion de vos factures électroniques.

Un modèle de facture à portée de main.

Mentions obligatoires et légales, taux de TVA, tableau récapitulatif, formules de calcul, identité et adresse de votre entreprise : certaines informations figureront toujours sur vos factures, peu importe la nature des biens et des services vendus, et les montants de ceux-ci. Commencez alors par créer un modèle de facture recensant toutes ces informations. En plus de faciliter votre processus, cela vous laisse plus de temps à consacrer à d’autres tâches, et par conséquent, à faire grandir votre entreprise.

Vous n’aurez plus qu’à copier ce document et à renseigner les informations variables (comme le nom et l’adresse du client, la date, le numéro de facture, la liste des biens ou services, etc.).

Des factures à l’image de l’entreprise.

Afin que vos factures profitent d’un rendu des plus professionnels, veillez à mettre votre modèle de facture à votre charte. Il s’agira ainsi d’y apposer votre logo, les couleurs utilisées sur votre site web ainsi que des polices spécifiques. Rappelez-vous : une facture n’a pas à être ennuyeuse et monotone.

Soulignons cependant ici qu’oser être créatif dans ses factures, ce n’est pas non plus utiliser 12 polices et couleurs différentes. N’oubliez pas que pour qu’elle soit conforme, une facture doit être parfaitement claire et lisible.

Des envois permettant un meilleur traçage.

Lorsque vous envoyez votre facture, veillez à bien renseigner l’objet de l’e-mail, par exemple “Facture N°20451 – Avril 2021”. Il vous sera ainsi bien plus aisé de retrouver cette facture spécifique au besoin, notamment en utilisant la barre de recherche de votre boîte mail.

Vous intégrez un nouveau produit dans votre catalogue ? Vous proposez de nouvelles options dans vos services ? Alors cela devra faire l’objet d’un autre e-mail. Lorsque vous communiquez vos factures par e-mail à vos clients, il est vivement conseillé de s’en tenir aux informations relatives à la facture.

Un meilleur suivi grâce aux logiciels de gestion de facturation.

Il est primordial de disposer d’un fichier, de préférence fait avec un tableur, qui recense toutes vos factures (numéros de factures, dates d’émission et de paiement, montants, etc.). Cela en facilitera grandement le suivi et vous permettra de remarquer d’un coup d’œil les retards de paiement.

Si vous travaillez avec de gros volumes de factures et multipliez les clients, alors un logiciel de gestion de facturation ou de comptabilité peut s’avérer indispensable.

Quel que soit le type de produits et services que votre entreprise propose, vous avez désormais tous les atouts en main pour créer des factures facilement. Grâce à un processus de facturation simplifié, vous pouvez vous concentrer sur le développement de votre entreprise.