Digitalisation et dématérialisation de documents : vers le zéro papier

Qu'est-ce que la dématérialisation des documents ?

On parle de dématérialisation de documents lorsque l’on supprime le format papier (de ses factures, devis, archives et courriers par exemple) pour le remplacer par des documents au format numérique. Lorsque vous numérisez une facture (autrement dit, que vous la scannez), il s’agit notamment de dématérialisation.

Mais la dématérialisation peut également être « native ». C’est le cas, par exemple, des notes de service rédigées sur ordinateur et envoyées par e-mail sous format PDF. Il s’agit bien de dématérialisation native, puisque le document a directement été créé au format numérique. Si en revanche, cette note de service avait été rédigée de manière manuscrite, sur papier, et placardée dans le hall, puis scannée : on parlerait ici de dématérialisation, mais non native.

La digitalisation des documents englobe aussi la notion d’archivage et de stockage de ceux-ci, généralement sur des serveurs pour les moyennes et grosses entreprises, et sur des ordinateurs pour les petites entreprises et les auto-entrepreneurs. 

Quels document peut-on dématérialiser ?

Si au sein des entreprises et auprès des micro-entrepreneurs, la dématérialisation des documents concerne en premier lieu les documents comptables et les factures, il n’y a en fait aucune limite aux types de documents que vous pouvez dématérialiser.

Ainsi, en plus des documents comptables et des factures, les documents commerciaux peuvent aussi être dématérialisés, et notamment les fiches clients, les bons de commande ou encore les devis. En fait, chaque service de l’entreprise peut dématérialiser ses documents : des contrats fournisseurs utilisés par le service des achats, en passant par les bulletins de paie et les contrats de travail réalisés par le service Ressources Humaines.

Vous pourriez d’ailleurs vous demander, et à juste titre, si une copie numérique est aussi légitime aux yeux de la loi qu’un original manuscrit. Nulle crainte à avoir ici, la dématérialisation est encadrée par la loi et les documents au format numérique disposent de la même valeur que les documents manuscrits, sous réserve de certaines conditions (et notamment que l’on puisse identifier la personne dont ils émanent, entre autres.)

Pourquoi dématérialiser les documents d’entreprise ?

Les petites, moyennes et grandes entreprises ont tout intérêt à dématérialiser leurs documents. Entre la réduction des coûts, le gain de temps, l’impact limité sur la planète et bien plus encore : les avantages à passer au tout numérique sont bien nombreux.

La dématérialisation demande souvent quelques ajustements en termes d’organisation, notamment au commencement. Mais dès lors que le processus est en place, la gestion, l’édition, l’archivage et le partage de documents en sont grandement facilités.

Continuez votre lecture et découvrez certains des principaux avantages de la dématérialisation de documents.

Une meilleure organisation des documents.

Passer au « Zéro papier » est toujours synonyme de gain de temps. Peut-être pas au début, car il faut certes toujours un petit temps d’adaptation lorsqu’il s’agit de changer sa façon de travailler. Mais une fois le système mis en place, vous gagnerez un temps considérable.

Mises bout à bout, les heures consacrées au tri, à l’impression, au recyclage, à l’expédition et au classement des documents papiers peuvent facilement représenter des journées entières de travail.

Une organisation sans papier, à contrario, vous permet de numériser et de classer rapidement vos documents, mais aussi de retrouver en toute simplicité et en un tournemain un document spécifique, notamment grâce à la fonction de recherche de votre ordinateur, tablette ou smartphone. Comprenez, vous n’aurez pas besoin de fouiller manuellement pendant des heures dans vos archives papier.

Une productivité accrue, des collaborations plus fluides.

La dématérialisation des documents permet donc de gagner un temps considérable, l’information recherchée étant à portée de clic. C’est aussi un excellent moyen d’automatiser certains documents récurrents et d’améliorer la collaboration au sein de votre entreprise.

L’envoi des documents et leur traçabilité sont également facilités, ce qui vous permet à vous, à vos partenaires ou encore à vos collaborateurs d’y avoir accès à distance, et ceci, rapidement.

Adobe Acrobat permet notamment de signer des contrats, de créer des factures, de verrouiller des PDF, de modifier des documents et bien plus encore, et ce, facilement, et à tout moment. D’ailleurs, on n’envisage tout bonnement pas le travail à distance et le home office d’aujourd’hui sans la dématérialisation des documents et un système permettant de gérer au mieux celle-ci.

La fin des archives volumineuses.

Qui dit archives numérisées dit gain de temps, mais aussi gain de place ! Fini les archives poussiéreuses qui encombrent les placards et les bannettes.

En libérant de la place dans vos placards, vous pourrez  désencombrer votre bureau et votre espace de travail, pour le rendre plus épuré. N’oublions pas que cela aussi contribue à votre productivité, votre environnement de travail étant alors plus propice à la concentration.

Une réduction des coûts non négligeable.

Les cartouches d’encre et toner occupent généralement une grande place dans les dépenses d’entreprises. Entre les économies sur ceux-ci, sur le papier, sur l’entretien et la réparation des imprimantes ainsi que sur les envois postaux : la dématérialisation des documents permet une réduction des frais dont il serait dommage de ne pas profiter.

Un enjeu pour la planète.

La production de papier est l’un des véritables fléaux de la planète. En plus de la déforestation qu’elle cause, elle est aussi responsable de rejets de gaz à effet de serre et a une part de responsabilité dans le réchauffement climatique. Bien que l’on recycle de plus en plus dans les bureaux, la plupart du papier finit en général dans une décharge. Sans parler des cartouches d'encre qui contiennent des substances non renouvelables et nuisibles pour la planète.

Des documents plus sécurisés.

Les documents papier sont exposés à de nombreux risques : ils peuvent être mal libellés, rangés à la mauvaise place, égarés, jetés, modifiés, voire détruits lors d’un incendie ou d'une catastrophe naturelle.

La dématérialisation permet notamment de protéger les documents et de les doter de certains dispositifs. Une fois au format numérique, ils peuvent facilement être cryptés, classés et sauvegardés en toute sécurité sur des serveurs ou dans le cloud.

Plus de flexibilité.

Vous décidez de changer votre logo ? Vous apportez des changements dans les mentions légales de vos devis ? Alors vous pourrez appliquer ces changements le jour même ! Cela est beaucoup plus délicat dans le cas où vous utilisez du papier à en-tête pré-imprimé pour vos documents.

Comment mettre en place la dématérialisation ?

La dématérialisation de l’ensemble des documents de l’entreprise peut sembler être une tâche particulièrement lourde. S’il est vrai que tout est relatif et que cela dépend de la taille de l’entreprise, la mise en place de la dématérialisation peut se faire assez rapidement et facilement, à condition de bien s’organiser et de respecter certaines étapes clés.

Il s’agira notamment de :

• Définir quels seront les documents à numériser.
• Scanner les documents.
• Archiver ces documents une fois au format numérique.
• Utiliser un système de gestion électronique des documents (GED)
• Disposer d’un stockage cloud.

Dématérialisation de documents : ce qu’il vous faut savoir

La dématérialisation semble donc être une direction à prendre pour toute entreprise désireuse de réduire ses frais et de booster sa productivité tout en étant soucieuse de son impact sur l’environnement.

Mais avant de vous lancer tête baissée dans la dématérialisation et le « zéro papier », lisez ce qui suit.

Assurer la sécurité des données

Il y a une question souvent soulevée lorsque l’on aborde la dématérialisation des documents, c’est la sécurité des données. Nous avons tous entendu parler des cyber-attaques et certains entrepreneurs peuvent être réticents à l’idée de déposer des documents confidentiels dans le cloud.

Soulignons ici toutefois que la perte de données et les failles de sécurité sont largement évitées avec des logiciels appropriés.

Les normes RGPD ou encore des réglementations locales ou sectorielles devront également être respectées. Ici aussi, optez pour une solution Cloud sans failles afin d’avoir l’esprit tranquille quant à la protection de vos données.

S’adapter au nouveau système.

Si la dématérialisation peut demander un certain investissement au départ, il est aussi bon de garder en tête qu’elle peut demander un temps d’ajustement.

La dématérialisation se fera évidemment plus ou moins facilement en fonction de la taille de votre entreprise et de la quantité d’archives. Pour les micro-entrepreneurs et les freelances, cela peut aller très vite.

En revanche, si vous avez de nombreuses équipes et collaborateurs, il est alors indispensable de former ces derniers au nouveau mode de fonctionnement et à son utilisation. Il en va de la réussite et de la stabilité de votre système interne de gestion des documents.

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