Comment rédiger et signer un contrat numérique.

Quels que soient les types de prestations ou de produits que propose votre entreprise, nombreuses sont les situations où signer un contrat est indispensable pour protéger les intérêts de toutes les parties. Pour éviter les multiples échanges de papier qui coûtent cher à la planète et prennent du temps, le contrat dématérialisé gagne du terrain. Vous pouvez aujourd’hui compter sur le système de signature numérique de documents PDF pour obtenir, gérer et partager les documents signés et validés.

Qu’est-ce qu’un contrat ?

Un contrat est un document signé par toutes les parties impliquées et qui vise à sécuriser une relation entre deux ou plusieurs personnes physiques ou morales. En d’autres termes, c’est un accord  entre vous et une ou plusieurs personnes. 

Continuez votre lecture pour découvrir comment rédiger un contrat, quel type de contrat choisir, quelles clauses y inclure, quelles sont les implications d’une signature numérique.

Les différents types de contrat.

Chaque situation mérite un type de contrat spécifique et le choix de celui-ci est d’autant plus important, puisqu’il détermine les lois régulant son application. Un contrat de travail sera ainsi soumis au Code du Travail, tandis qu’un contrat de prestation devra respecter les conditions du Code du Commerce. Pour vous guider dans la création de votre contrat, voici une liste des principaux types de contrat qui pourraient être utiles pour votre entreprise.

Le contrat de prestation de services.

Un contrat de prestation de service protège les intérêts des parties impliquées dans un accord commercial. Il définit la nature de l’intervention du prestataire, le prix retenu, la durée de la collaboration, ainsi que les éventuelles obligations du client.

Le contrat de vente de biens.

Surtout utilisé pour la vente de biens immobiliers, le contrat de vente de biens permet de rédiger toutes les conditions régissant de la vente ainsi que les responsabilités du vendeur et de l’acquéreur, telles que l’état dans lequel on s’attend à laisser ou trouver le bien. Il ne faut pas le confondre avec l’acte de vente, qui sera à la charge du notaire.

Le contrat de licence.

Un contrat de licence sert à consentir à un tiers l’usage d’une marque ou d’un produit protégé par des droits commerciaux, des droits d’auteur ou un brevet. Il spécifie les conditions et la durée pendant laquelle le bénéficiaire est autorisé à utiliser le nom, la marque ou la propriété intellectuelle du titulaire. Il peut parfois inclure des clauses d’exclusivité ou des clauses liées à la transmission d’un savoir-faire.

Le contrat de distribution, ou contrat de partenariat.

Aussi connu sous le nom de contrat de franchise, il formalise la relation entre le fabricant d’un produit, le créateur d’une prestation ou le titulaire d’une marque, et ses distributeurs ou ses fournisseurs. Avant de se lancer dans des frais de communication ou d’installation, un distributeur voudra pouvoir compter sur ce contrat et définir notamment les zones géographiques exclusives où il ne rencontrera aucune concurrence, ainsi que le prix d’achat des produits ou les commissions promises par le fabricant.

Le contrat de travail.

Il stipule toutes les conditions qui entourent l’embauche d’un employé, telles que le nombre de congés annuels, les horaires de travail, les éventuels avantages en nature et les attentes de l’employeur. Il doit se conformer au Code du Travail qui aura toujours prévalence.

Les éléments à inclure sur vos contrats.

Que doit inclure un contrat de prestation ? Une question que beaucoup d’entreprises, entrepreneurs et freelances se posent lorsqu’ils se lancent dans la création de leur contrat. Il est vrai qu’il existe des clauses incontournables qui devront être incluses dans les contrats de prestations commerciales, quels qu’en soient les objectifs, mais d’autres seront facultatives. Retrouvez ci-dessous tous les éléments qu’un contrat doit inclure :

• La dénomination détaillée des parties contractantes. Elles comprennent leurs noms et raisons sociales, leurs coordonnées, leurs numéros SIRET ainsi que leur éventuel numéro d’assujettissement à la TVA.
• Le préambule. S’il n’est pas réquisitoire, il reste utile pour présenter en quelques phrases la raison et l’utilité du contrat. En cas de litige, il pourra servir à clarifier les intentions de base des parties prenantes.
• Le prix. On le définit à la fois par la somme d’argent versé au vendeur et par les marchandises ou prestations auxquelles celle-ci correspond. Il est indispensable (un prix nul équivaut à l’annulation de la vente, précis et librement déterminé.
• Les délais. Il peut s’agir d’une estimation du temps de fabrication à compter de la date de commande ou de plusieurs dates fixes sous forme d’échéancier. Cette clause peut également spécifier les conséquences d’un délai non respecté, allant d’une réduction de prix à la rupture du contrat.
• Les obligations des parties. Elles définissent les obligations que les parties contractantes se doivent de respecter.
• Les modalités de résiliation et de sanction. Ces clauses permettent d’annuler un contrat, lorsque l’une des parties n’a pas répondu aux obligations.
• Le lieu, la date et la signature. Bien évidemment, il est nécessaire d’inclure l’endroit et la date où le contrat a été signé, pour faciliter les démarches juridiques en cas de litige.

Cas de force majeur et règlement des litiges.

Ces clauses indispensables spécifient les situations dans lesquelles un prestataire sera dégagé de ses responsabilités, telles que les événements climatiques ou socio politiques extrêmes, ainsi que le tribunal à saisir en cas de litige, un détail particulièrement important pour les transactions internationales susceptibles d’impliquer des lois variables d’un pays à un autre.

Simplifier votre processus avec la digitalisation de vos contrats. 

Les applications Adobe Cloud offrent aux freelances, aux entrepreneurs et aux PME des outils inestimables de rédaction, de création, de signature et de gestion de contrats. Digitaliser un contrat est un processus qui peut permettre de gagner un temps considérable et simplifier la gestion de vos clients, et ceci, en toute sécurité. Continuez votre lecture pour découvrir tous les avantages de la digitalisation de contrat.

Pourquoi digitaliser vos contrats ?

Vous vous demandez peut-être, mais qu’elle est l’utilité de digitaliser ses contrats ? Il est bel et bien clair que la digitalisation des contrats permettra à votre entreprise de bénéficier de nombreux avantages, et notamment de :

• Réduire les coûts et les dépenses sur les timbres, les enveloppes et l’impression (nul besoin d’acheter du papier, des cartouches d’encre, toner ou de nouvelles imprimantes).
  
• Améliorer la productivité et la performance. Fini les longues heures à traiter manuellement tous vos contrats, et dites bonjour à la digitalisation de contrat. Elle vous aidera à gagner un temps considérable. Les tâches administratives, comme la création de contrat et le processus de signature, ainsi que la durée de traitement des contrats seront fortement réduites (contrat signé plus rapidement).
• Réduire les erreurs sur un contrat. Grâce à l’option Fill & Sign , il est possible de guider ses clients sur les différentes sections à compléter, et ainsi éviter les erreurs et les différents allers/retours entre le signataire et vous. 
  

Vous êtes désormais prêt à passer au digital ? Suivez tous nos conseils pour créer, signer et envoyer vos contrats en toute simplicité !

Conseils pour créer, signer et partager vos contrats.

Préparer un modèle de contrat numérique.

Vous avez précédemment découvert tous les éléments à inclure dans vos contrats. Gardez cette liste sous la main et commencez à créer vos propres modèles. En rédigeant vos contrats sous Word ou  Adobe InDesign, vous pouvez préparer des modèles de contrat professionnels, facilement adaptables et réutilisables, éventuellement interactifs grâce aux formulaires dynamiques. Cela permettra d’optimiser votre processus et de modifier un contrat à n’importe quel moment.

Faites signer vos contrats avec la signature électronique.

Avec Adobe Sign, il est possible de signer un contrat électroniquement. Le signataire peut taper sa signature sous forme de texte, la dessiner ou encore insérer une signature manuscrite.

Le processus de signature reste simple. Il suffira à votre signataire de :

1. Sélectionner Accueil > Signer, et de suivre les instructions pour signer et enregistrer le nouveau contrat numérique  signé.
2. Le signataire reçoit également une notification par e-mail et une copie du document définitif, qui sera également conservé dans la section Accueil > Tous les contrats.

Envoyer vos contrats par e-mail.

Une fois votre document rédigé et converti au format PDF, vous pouvez facilement obtenir les signatures des parties prenantes grâce au certificat Adobe Sign. Les destinataires recevront pour cela un courrier électronique. Après signature, vous recevrez, en temps réel, à votre tour un e-mail confirmant la signature. Le suivi des documents en attente se fait aussi sous Adobe DC et vous permet d’envoyer des rappels, si besoin.

Découvrez-en plus sur l’envoi et la signature de PDF ici.

Mieux gérer vos contrats avec Adobe DC.

Tous vos contrats signés et éventuellement modifiés sont conservés dans la section Accueil > Tous les contrats d’Adobe DC, pour une gestion simple et sécurisée. Une copie sera également enregistrée sur Adobe Cloud Document.

La création de modèles adaptés aux différentes situations vous permettra de gagner un temps considérable et d’harmoniser votre processus. Vous n’aurez plus qu’à les envoyer par e-mail aux parties concernées. Une fois signés, ils seront automatiquement conservés sur votre compte (vous recevrez un courrier électronique pour vous en informer).