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Comment rédiger une offre commerciale dans les règles ?
La préparation d’une offre commerciale pour convaincre un prospect de votre capacité à répondre à ses besoins et exigences fait partie du quotidien d’une entreprise. Dans cet article, nous vous aidons à soigner à la fois le fond et la forme.
Les bases d’une proposition commerciale
L’offre commerciale désigne toute proposition visant à convaincre un prospect que l’entreprise, le produit ou la prestation constitue le meilleur choix. Elle détaille notamment les avantages en matière de prix, de choix, d’expérience et de savoir-faire, de garanties ou encore de ressources humaines. À la différence d’un business plan, son objectif est la signature d’un contrat spécifique, public ou privé.
Les types et exemples d’offres commerciales
Selon le secteur dans lequel vous travaillez, les produits ou prestations que vous proposez et le degré de concurrence auquel vous faites face, vous pourrez envisager plusieurs types d’offres commerciales. On distingue toutefois deux catégories : les offres commerciales sollicitées ou spontanées. • Offre commerciale sollicitée : elle peut prendre la forme d’appels d’offres formalisés, notamment dans le cadre des marchés publics, ou simplement d’un contact de la part d’un prospect. • Offre commerciale spontanée : connue aussi sous le nom de démarchage, elle présente la difficulté supplémentaire de n’être fondée sur aucune requête spécifique d’un client ou d’une client et doit donc créer un besoin ou présenter des arguments comparatifs favorables par rapport au fournisseur actuel.
Les éléments constitutifs d’une offre commerciale intéressante
Certains éléments sont systématiquement attendus dans une offre commerciale. Les candidatures à un appel d’offres dans le cadre d’un marché public répondent en outre à des procédures et documentations structurées et, depuis 2018, les dossiers papier ne sont plus acceptés et les contrats sont entièrement dématérialisés. Les documents seront donc de préférence fournis au format PDF. Quelles que soient sa forme et sa nature, une offre doit présenter des données convaincantes de manière claire et structurée et inclut généralement les documents suivants :
Lettre d’introduction
Elle doit vous permettre de vous présenter et de décrire la société pour laquelle vous travaillez et, dans le cas d’une offre spontanée, d’expliquer en quoi votre candidature est intéressante : savoir-faire et expérience de vos équipes, tarifs, politiques internes notamment sur la sécurité et le bien-être du personnel, le climat ou encore les garanties apportées.
Page de garde
Un bon dossier d’offre comporte une page de garde sur laquelle figurent généralement la date de l’offre, votre nom et celui de votre société, le logo de votre marque et un titre résumant succinctement le contenu de l’offre.
Résumé
Il récapitule les grandes lignes de votre offre et se rédige généralement en dernier. Il peut notamment décrire les atouts de votre entreprise dans le contexte de la prestation ou du produit concerné, les objectifs de l’offre et les raisons qui portent à croire en son succès.
Table des matières
Elle permet de simplifier la lecture de votre proposition, mais aussi de résumer les éléments intégrés au dossier. Rédigez-la de façon à faciliter la lecture pour chaque service, en indiquant clairement quelles parties de la proposition intéresseront l’équipe marketing, où trouver les éléments financiers et, pour le service des ressources humaines, quelles politiques sanitaires ou climatiques sont en place au sein de votre société.
Description du problème
Même si le problème à résoudre peut sembler évident, le formuler noir sur blanc est une occasion de montrer que vous comprenez ce que votre client ou votre cliente recherche.
Solutions et stratégies proposées
Le moment est venu de faire une offre détaillée et visant à résoudre le problème, en tirant parti des atouts décrits plus haut. Optez pour une démarche méthodique, éventuellement sous forme de feuille de route chronologique ou de problèmes et solutions.
Témoignages, études de cas et CV
Incluez un maximum de documents susceptibles de démontrer que vous savez de quoi il retourne : les témoignages de la clientèle existante ou d’anciens employeurs valent leur pesant d’or en matière de crédibilité, surtout si le client ou la cliente ne vous connaît pas encore. Dans le cadre d’un appel d’offres, les CV des membres de votre équipe vous seront d’ailleurs demandés.
Informations tarifaires
C’est le moment de détailler vos tarifs, en fonction des options, des produits, des services ou des volumes proposés. L’avantage de travailler avec des documents électroniques est que vous pouvez facilement programmer une feuille de calcul, avec un tarif total facile à adapter en fonction des options choisies par le client ou la cliente. Les éléments inconditionnels du cahier des charges Dans le cas d’une candidature à un marché public, le cahier des charges spécifie les éléments obligatoires à inclure dans le dossier, tels que le cahier technique, les formulaires standardisés (D1 à D6) ou encore le mémoire financier. Vérifiez que votre dossier est complet avant de le convertir au format PDF, car ce secteur est intraitable.
Conditions générales de vente
Indispensables à toute activité commerciale, elles définissent généralement les détails de chaque transaction entre un client ou une cliente générique et la société. Dans le cadre d’une offre commerciale individuelle, vous pouvez les personnaliser en adaptant les délais, les garanties ou encore les options de paiement. Cette partie est normalement rédigée par le service juridique ou par un cabinet juridique externe, selon la taille et les moyens de votre entreprise.
Espace réservé aux signatures
Un bon fournisseur pense à tout, même à la signature. C’est d’ailleurs un signe d’optimisme et de confiance dans votre proposition. Pour les dossiers dématérialisés, il faudra prévoir un système de signature électronique comme Acrobat Sign, qui vous permettra également de recevoir une notification immédiate, dès que votre client ou votre cliente signera le contrat.
Dématérialisation des offres commerciales
Non seulement c’est désormais le format attendu par la clientèle, mais la création de modèles d’offres commerciales permet aussi de gagner du temps en envoyant un document électronique que votre client ou votre cliente pourra signer en quelques secondes et retourner instantanément. Avec Adobe Acrobat Pro, vous pouvez assurer un suivi des signatures et des conditions juridiques convenues, harmoniser vos offres et fluidifier l’ensemble de vos procédures commerciales. L’entreprise de demain est digitale. À vous de prendre les devants.
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