Sisällönlaatijat eivät todellakaan ole ajatusten lukijoita, ovat he sitten suunnittelijoita, copywritereita tai videograafikoita. Mitä selkeämpi tiivistelmä on, sitä sujuvampaa yhteistyöstä tulee ja sitä parempi mahdollisuus on onnistua ensimmäisellä kerralla täydellisesti tai ainakin mahdollisimman pienillä muutoksilla.

Varmista, että tiivistelmä sisältää tietoja kohdeyleisöstä ja tavoitteet, joita haluat saavuttaa tällä viestinnällä. Selkeät ohjeet äänensävystä, viesteistä sekä grafiikan ulkoasusta ja tunnelmasta ovat tärkeitä. Mahdollisista erityisistä suunnitelmista voi olla hyvin hyödyllistä jakaa esimerkkejä. 

Kerää, organisoi ja jaa ideoita kokeilemalla moodboardin luontia Behancessa. Moodboardit voivat olla saumaton ja yhteistyötä edistävä tapa kerätä viitemateriaalia ja ideoita projekteille sekä esittää sisällönlaatijoille ulkoasun, johon pyrit.

Jos on olemassa joitakin sääntöjä tai brändiin ja äänensävyyn liittyviä ohjeita, joita sisällönlaatijoiden on noudatettava, varmista, että he saavat ne etukäteen. Jos käytät Creative Cloud for Teamsiä, Creative Cloud -kirjastot ovat hieno tapa varmistaa, että jokainen saa käyttöönsä oikeat kirjasimet, kuvat, logot ja väripaletit.

Kun yleisiä resursseja, kuten grafiikkaa, värejä ja merkkityylejä, jaetaan työryhmän kirjastossa, ryhmätyö helpottuu ja projektien välinen yhtenäisyys säilyy vaivattomasti. Resursseja voidaan myös käyttää uudelleen tietokone- ja mobiiliprojekteissa huolehtimatta siitä, että otat väärän version. Lisäksi Adobe Stockin kuvia voidaan jakaa kirjastoissa yhdellä napsautuksella käyttämällä avainsanoja tai visuaalista hakua.

Ellei palautetta hallita huolellisesti, virheitä voi alkaa syntyä, ja aikataulut voivat venyä. Jotta vältetään sekaannus, palaute on kerättävä ja koottava yhteen paikkaan, ennen kuin se jaetaan sisällönlaatijoille. On hyvä idea varmistaa, että annat visuaalisen viitteen, kuten merkityn PDF:n, jokaiselle osallistujalle sen sijaan, että luottaisit muutosten toteutumiseen sähköpostiketjun perusteella. 

Unohda tulostus, merkintä ja skannaus. Adobe Acrobat:n avulla voit tarkistaa ja lisätä kommentteja PDF-tiedostoon millä laitteella ja missä tahansa. Voit jopa seurata, kuka avasi ja tarkisti dokumentit, ja yksinkertaistaa tarkistusprosessia keräämällä ja hallitsemalla palautetta yhdessä paikassa.

Tämä helpottaa kaikkien työskentelyä, erityisesti sisällönlaatijoiden, jotka voivat olla varmoja, että he saavat jokaisen tarkistajan kommentit ja ehdotukset.

Kun sinua pyydetään tarkistamaan jotakin, aina ei ole helppoa tietää, miten tarkistus tehdään. Hyvä palaute on tarkasti määritettyä. Kommentit, kuten ”Tee siitä erottuva” tai ”En pidä siitä”, eivät ole riittävän tarkkoja ollakseen hyödyllisiä. Yritä tunnistaa itseäsi häiritsevä elementti. Onko se copyn sävy vai tietojen tarkkuus? Häiritseekö värien tasapaino? Taitto? Kuvan tyyli?

Palautteen on perustuttava tiivistelmässä kuvattuihin tavoitteisiin. Sisällönlaatijoiden tekemää työtä on arvioitava aina sen mukaan, miten se täyttää nämä tavoitteet, eikä sen, pidätkö siitä henkilökohtaisesti vai et.

Yritä antaa palautetta, joka määrittää ongelman sen sijaan, että kertoisit ratkaisun. Älä yritä korjata sitä itse vaan selitä tarkasti, mikä toimii ja mikä ei. Sitten sisällönlaatijat voivat löytää oikean ratkaisun, ja he tuntevat, että heihin luotetaan ja he pystyvät suoriutumaan itse.

Jos käytät Creative Cloud for Teamsiä, kaikki sisällönlaatijat pääsevät Creative Cloud -kirjastoihin, vaikka he työskentelevätkin Microsoft Officella. Brändin ydinsuunnitteluresurssit ovat käytettävissä Wordissä ja Powerpointissa Adobe Creative Cloudin Wordin ja Powerpointin lisäosien avulla.

Tämä helpottaa asioiden pysymistä yhtenäisenä, koska sisällönlaatijat voivat käyttää brändisuunnitelmia ja kuvia esityksissä, raporteissa, esitteissä, markkinointimateriaaleissa ja sosiaalisen median julkaisuissa.