OCR: qué es, para qué sirve y sus ventajas
¿Quieres buscar rápidamente una palabra específica en un artículo de periódico impreso? ¿O registrar y catalogar automáticamente las facturas escaneadas? Tal vez tengas un contrato en papel del que desee copiar un determinado pasaje y pegarlo en otro documento sin tener que escribirlo de forma laboriosa.
Una herramienta con función OCR te ayudará con todas estas tareas. En este artículo descubrirás exactamente cómo funciona esta tecnología, qué ventajas te ofrece y cómo puedes utilizarla tú mismo.
Un teléfono inteligente escanea una nota escrita a mano y utiliza OCR para convertirla en un archivo de texto digital.
Índice de contenidos:
- Qué es el OCR y por qué es importante
- Cómo funciona el reconocimiento óptico de caracteres
- Ventajas del OCR
- Usos prácticos del OCR
- Aplicaciones de la tecnología OCR
- El software OCR ideal para uso profesional
- OCR aplicado a personas invidentes o con discapacidad visual
- Preguntas frecuentes sobre Optical Character Recognition - (OCR)
Qué es el OCR y por qué es importante
El OCR (del inglés Optical Character Recognition), o lo que se conocemos como reconocimiento óptico de caracteres, es una herramienta que nos permite digitalizar textos u otros formatos para almacenarlos en forma de datos, generalmente con un fin laboral o personal.
Gracias a esta herramienta podemos identificar elementos como imágenes, símbolos o incluso caracteres en distintos idiomas y tener la posibilidad de digitalizarlos de la forma óptima, rápida y eficiente.
Podemos utilizarlo en diferentes casos como puede ser pasar un póster a una versión totalmente digital y editable o simplemente cualquier documento que contenga formato de texto o imágenes podemos realizar esa digitalización a través del OCR.
Los programas de OCR se utilizan principalmente en la gestión de documentos. Sin embargo, también los encontramos en otros ámbitos, como el comercio en línea o la ciencia.
El trasfondo de la tecnología: los archivos de imagen suelen guardarse en formato JPEG y suelen consistir en una colección de muchos píxeles individuales. Sin embargo, éstos sólo contienen la información para la reproducción gráfica de las imágenes, lo que significa que las palabras y números contenidos en las imágenes no son reconocidos como tales por el ordenador. En otras palabras, no se puede copiar, buscar o editar el texto de la imagen.
Aquí es exactamente donde entra en juego el OCR, ya que esta tecnología convierte la imagen en un formato de texto como Word o Excel. Pero ¿cómo funciona exactamente? Te lo explicamos detalladamente.
Cómo funciona el reconocimiento óptico de caracteres
En general, el OCR se basa en el principio de reconocimiento de patrones (Pattern Recognition), que también se utiliza en el reconocimiento de voz y facial. Simplificando, el reconocimiento de patrones en relación con los textos consiste en identificar automáticamente letras, números y signos de puntuación mediante una comparación con una base de datos, y en combinarlos en palabras y oraciones coherentes.
La tecnología OCR garantiza que el texto de los archivos de imagen (como los documentos escaneados) sea reconocible por la computadora y, por lo tanto, pueda editarse.
Mientras que en el pasado se desarrollaban fuentes específicas para el reconocimiento automático de texto, diseñadas para ser capturadas de manera rápida y confiable mediante lectores OCR especiales, hoy en día el reconocimiento de caracteres se basa principalmente en algoritmos y en la inteligencia artificial (IA). Ahora permiten reconocer en ocasiones la escritura a mano. Estos ya permiten, en algunos casos, el reconocimiento de la escritura a mano.
Las distintas fases del proceso OCR
El proceso más actual de reconocimiento de texto OCR basado en algoritmos e inteligencia artificial puede dividirse en cinco fases:
1. Análisis de la disposición:
Para que el programa de OCR pueda identificar caracteres individuales, primero hay que preparar la imagen para el procedimiento de procesamiento propiamente dicho. Esto incluye formatear la foto o el escaneado en blanco y negro para que el texto se distinga lo mejor posible del fondo. Durante la zonificación, los elementos individuales de la composición, como párrafos, títulos o tablas, se identifican como tales.
2. Segmentación:
Antes de que el programa pueda descodificar las letras individuales y combinarlas en palabras y frases, primero debe distinguir los bloques de texto de los elementos gráficos de un documento o imagen. Para ello, en la fase de segmentación se identifican línea por línea las distintas líneas de texto con las letras y palabras correspondientes.
3. Reconocimiento de caracteres:
En este paso, el software interpreta los caracteres utilizando el método de reconocimiento de patrones. Para ello, compara cada carácter previamente identificado con una base de datos. Características como la altura, la anchura o la estructura general del carácter pueden compararse con candidatos potencialmente coincidentes de la biblioteca. A partir de ahí, el programa elabora un análisis para determinar de qué letra, número o signo de puntuación se trata.
Los programas OCR utilizan el reconocimiento de patrones para identificar letras en archivos de imágenes. Al comparar caracteres de la base de datos, el programa crea un análisis de qué palabras son.
4. Post-Procesamiento:
Hoy en día, la mayoría de los programas de OCR realizan también un tipo de autocorrección tras el reconocimiento inicial del texto. El reconocimiento inteligente de caracteres (ICR) se utiliza para mejorar la precisión del resultado de la traducción.
5. Codificación:
En el último paso, el programa convierte el resultado final del reconocimiento de texto en un nuevo formato de archivo. De este modo, el formato de píxel original se convierte en un documento de texto editable en un formato como Word, Excel o PDF.
ICR como un desarrollo añadido de OCR
En el software OCR moderno suele utilizarse en la fase posterior al posterior lo que se conoce como “reconocimiento inteligente de caracteres” (ICR), lo que puede verse como un desarrollo posterior del OCR.
Por ejemplo, si no disponemos de un análisis de contexto, hay muchas posibilidades de que la inteligencia artificial pueda confundir erróneamente la letra “O” con el número “0”. Si la palabra original fuese “ópera” pasaría a ser “0pera”. Otro caso podría ser la letra B con el número “8”. La tecnología ICR se encarga de corregir estos errores gracias también a su aprendizaje automático.
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Ventajas del OCR
Ahorro de tiempo y esfuerzo
Las ventajas del OCR en el reconocimiento automático de texto incluyen un considerable ahorro de tiempo y esfuerzo. Imagine recibir un extenso contrato escaneado de un colega. Sin OCR, buscar información específica requeriría revisar todo el texto manualmente. Sin embargo, al convertir el documento escaneado en un archivo editable usando OCR, la búsqueda de términos específicos se simplifica enormemente. Además, tras la conversión, copiar y pegar texto en otro lugar es una tarea fácil y rápida.
Optimización de la gestión documental
Si utilizas un sistema de gestión documental (DMS) equipado con OCR, puedes hacer la captura y catalogación de documentos más eficiente. El OCR facilita el almacenamiento automático de documentos escaneados o recibidos por correo electrónico, permitiéndote organizarlos directamente en la carpeta adecuada o asignarlos a los colegas correspondientes. Además, el OCR posibilita la extracción automática de datos específicos, como importes de facturas o números de clientes, mejorando significativamente la eficiencia en la contabilidad.
Edición y personalización
Con el software OCR, también aseguras la posibilidad de editar el texto de un documento, foto o imagen escaneada a tu gusto. Si tienes un documento en papel con errores tipográficos o partes que deseas cambiar, ya no es necesario reescribir el texto manualmente. Gracias al software OCR, puedes digitalizarlo automáticamente y luego realizar las modificaciones necesarias. Programas como Adobe Acrobat incluso mantienen el diseño, formato y fuentes originales, permitiéndote adaptar textos escaneados o fotografiados con solo unos pocos clics y mínimo esfuerzo.
Escanee fácilmente un texto y luego continúe editándolo fácilmente sin volver a escribir todo línea por línea: OCR puede ahorrarle mucho trabajo.
Descubre además otros beneficios que tiene el OCR y cómo puede optimizar el tiempo en innumerables ocasiones:
Reconocimiento del idioma
La herramienta OCR de Adobe Acrobat es capaz de reconocer el texto de manera predeterminada y puede identificar el idioma. Esto permite modificarlo al que desees.
2. Utiliza la fuente disponible del sistema
Durante el proceso de convertir el archivo a editable, muestra qué fuente es la que está instalada, la cuál es muy similar a la de origen.
3. Transforma tus archivos en un instante
Descubre la forma más rápida y sencilla de cómo usar OCR o cómo convertir un PDF a Word con Adobe. Te ofrecemos nuestra guía experta para que cada paso sea claro y sin complicaciones. Convierte tus archivos en un abrir y cerrar de ojos con nuestra ayuda experta.
Como puedes observar, el OCR es muy útil y puede utilizarse tanto en el ámbito personal como en el laboral. Esta herramienta nos ayuda a optimizar y reducir nuestro trabajo manual en cualquier sector como puede ser banca, áreas administrativas en instituciones o logística.
Usos prácticos del OCR
La tecnología OCR podremos utilizarla en nuestro día a día para procesos como los siguientes:
- Convertir PDF a Word online mediante OCR
- Convertir documentos escaneados en papel editables PDF
- Editar imágenes o texto mediante OCR en archivos PDF
- Convertir archivos PDF a Excel.
- Convertir archivos PDF a Power Point, JPG, TIFF o PNG
- Crear archivos PDF a partir de documentos e imágenes
- Eliminar, reordenar, rotar, insertar o extraer páginas
- Comprimir archivos
- Combinar varios archivos o dividir un archivo
Edición rápida de documentos escaneados con OCR
- Primero abre el documento PDF en Acrobat
- Ve a “Herramientas > “Editar PDF”. Tras realizar esta acción, se aplicará de manera automática el OCR. Con ello, tendrás una copia plenamente editable. La herramienta mostrará el idioma reconocido y además te brindará la opción de cambiarlo si lo necesitas o deseas.
- Si quieres hacer alguna modificación, puedes hacer clic en el elemento del texto y escribir o borrar.
- Por último, si vas a guardarlo, tienes que hacer clic en “Archivo > Guardar cómo” e indicar un nombre.
Como puedes ver, es un proceso sencillo, pero si necesitas ayuda acerca para ello, puedes solicitar ayuda en el Centro de ayuda de Adobe Acrobat.
Aplicaciones de la tecnología OCR
El OCR ha trascendido su uso tradicional en entornos de oficina, especialmente en contabilidad y gestión documental, para abarcar amplios ámbitos de aplicación. Esta tecnología ha demostrado ser indispensable no solo en contextos profesionales, sino también como una herramienta crucial para mejorar la accesibilidad de personas invidentes o con discapacidad visual. En definitiva, el OCR se ha convertido en un aliado versátil en diferentes esferas, revolucionando la manera en que interactuamos y gestionamos la información digital.
Tecnología OCR: en la actualidad la inteligencia artificial permite un reconocimiento cada vez más libre de errores de texto en archivos de imágenes.
El software OCR ideal para uso profesional
OCR con Adobe Acrobat redefine la forma en que los profesionales interactúan con la información escrita. Adobe Acrobat Pro proporciona las herramientas de OCR que necesitas para agilizar los flujos de trabajo y garantizar la eficacia en la gestión de documentos.
Esta herramienta pertenece al paquete Adobe Acrobat Pro que además te permitirá acceder a funcionalidades que te ahorrarán tiempo y esfuerzo. Imagina la eficiencia que esto añade a tu rutina diaria.
Con la versión Pro de Adobe Acrobat, dispones de todas las funciones básicas de OCR que necesitas junto con la posibilidad de comentar y dejar comentarios en los documentos, la opción de comparar dos documentos, una herramienta especial para escanear tablas y mucho más y todo ello respaldado por una gran base de datos. Los documentos se pueden ajustar en la pantalla de tu ordenador segundos después de escanearlos.
Acrobat OCR se complementa bien con la aplicación gratuita Adobe Scan: puedes escanear documentos y transformarlos en PDF. El texto se reconocerá automáticamente y podrás ajustarlo según sea necesario con la ayuda de las herramientas de Adobe OCR.
Un programa OCR se recomienda especialmente en un contexto de oficina porque le permite ordenar, asignar y procesar documentos de manera más eficiente.
El OCR se ha convertido en una herramienta esencial en múltiples sectores, mejorando la eficiencia, el almacenamiento y la gestión de información en formato digital.
- Banca y finanzas: En este ámbito, el OCR se utiliza para leer cheques, formularios y otros documentos, mejorando la eficiencia y reduciendo la necesidad de entrada manual de datos.
- Sector legal: Para manejar grandes volúmenes de documentos legales, el OCR permite la conversión de textos escaneados a formatos digitales, haciendo que la búsqueda y el análisis de información sean mucho más rápidos y eficientes.
- Salud y medicina: En el campo de la salud, el OCR ayuda a digitalizar registros médicos y recetas, facilitando su acceso y gestión.
- Educación: el OCR permite digitalizar libros y material impreso, haciéndolos accesibles digitalmente para investigación y estudio.
- Accesibilidad: Una aplicación crucial del OCR es en el ámbito de la accesibilidad, permitiendo convertir textos impresos en formatos audibles o en braille, facilitando el acceso a la información.
- Comercio minorista y logística: leer y procesar información de facturas, albaranes, etiquetas de envío y otros documentos relevantes es vital en este sector.
- Gobierno y servicios públicos: Se utiliza para digitalizar registros y documentos públicos, mejorando el almacenamiento y la transparencia en la gestión gubernamental.
- Investigación y desarrollo: En áreas de investigación, el OCR es útil para digitalizar grandes cantidades de documentos impresos o manuscritos, permitiendo un análisis de datos más eficaz.
OCR aplicado a personas invidentes o con discapacidad visual
Además de la comodidad de poder escanear y buscar texto, el OCR proporciona un mejor acceso a los usuarios ciegos o con deficiencias visuales. El proceso de reconocimiento OCR tiene en cuenta el lenguaje y la estructura y corrige las palabras que ve mal escritas.
El OCR contiene un sintetizador en su sistema que pronuncia el texto reconocido. Las personas ciegas o con problemas de visión pueden acceder al contenido del texto escaneado mediante dispositivos de tecnología adaptativa que amplían la pantalla del ordenador o proporcionan al usuario voz para escuchar o Braille para leer.
Por último, a través del software, el texto de los documentos escaneados puede leerse en voz alta según las especificaciones de cada persona.
Preguntas frecuentes sobre Optical Character Recognition – (OCR)
Estas son algunas de las dudas que plantean los usuarios sobre el uso y la utilización de OCR:
¿Qué tipos de OCR existen?
Dependiendo de los usos y cómo se aplique, existen diferentes tecnologías OCR como pueden ser las siguientes:
- Sofware de reconocimiento de caracteres: Este software utiliza algoritmos para comparar texto carácter por carácter y se llama "óptico de palabras" cuando hay coincidencia exacta. Sin embargo, tiene limitaciones al no poder capturar todas las fuentes o estilos de escritura.
- Software inteligente de reconocimiento óptico de caracteres: Los sistemas OCR modernos, mediante tecnología ICR y una red neuronal de machine learning, analizan texto a distintos niveles, buscando atributos como curvas e intersecciones para obtener un resultado final.
- Reconocimiento óptico de marcas: Este tipo de reconocimiento es capaz de identificar logotipos, marcas de agua u otro tipo de símbolos de texto en el interior de un documento.
- Reconocimiento de palabras inteligentes: Operan con los idénticos fundamentos que ICR, pero analizan imágenes de palabras completas en vez de procesar de antemano las imágenes en caracteres.
¿Qué formatos de archivo pueden puedo obtener con OCR?
Los softwares OCR leen texto de archivos PDF, fotos y escaneos y lo convierten a un formato digital. Con Adobe Acrobat tendrás la posibilidad de realizar este tipo de tareas.
¿Cuál es el mejor software OCR?
Adobe Acrobat Pro es uno de los mejores del mercado, ya que cuenta con características adaptadas a las necesidades de usuarios y se utiliza para fines profesionales o personales, incluyendo la posibilidad de utilizar la API para realizar edición y conversión de archivos a PDF, así como la opción de firmar y enviar formularios y documentos.
¿Afecta el OCR a la firma electrónica?
El OCR beneficia a la firma electrónica al permitir la conversión de documentos firmados a texto editable, facilitando la capacidad de búsqueda y accesibilidad, así como mejorando las operaciones entre diferentes sistemas.
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