PDF/A: ¿En qué se diferencia del PDF?

¿Qué es el formato PDF/A?

PDF/A, acrónimo de “Portable Document Format Archivable”, es un formato de archivo para el archivado a largo plazo de documentos digitales. Es un subtipo del Formato de Documento Portátil (PDF) y fue estandarizado por la Organización Internacional de Normalización (ISO). El estándar ISO especifica la forma en que se deben utilizar elementos como las fuentes o el diseño de las versiones PDF para el archivado a largo plazo.

Esto también significa que los documentos electrónicos permanecen sin cambios independientemente de las herramientas de edición y los sistemas operativos. Por lo tanto, PDF/A garantiza la legibilidad de un documento PDF incluso después de períodos de tiempo muy largos y cumple así con los requisitos de un archivo a prueba de auditorías.

Qué tipos de PDF/A existen

Hay cuatro variantes de la serie estándar PDF/A disponibles para el archivado digital de documentos a largo plazo: PDF/A-1, PDF/A-2. PDF/A-3 y PDF/A-4. PDF/A-1 es la versión original, mientras que PDF/A-2, PDF/A-3 y PDF/A-4 la complementan y proporcionan funciones adicionales para el archivado a largo plazo. Queremos echar un vistazo más de cerca a las diferentes variantes de archivos a continuación.

PDF/A-4

La versión del archivo PDF/A-4 se lanzó en 2020 e incluye dos nuevos niveles de cumplimiento:

PDF/A-4f: permite adjuntar archivos que no corresponden a PDF/A

PDF/A-4e: permite la integración de contenidos 3D y se utiliza principalmente para el sector de la ingeniería

¿Cuáles son las ventajas y desventajas de utilizar PDF/A?

La versión PDF/A ofrece algunas ventajas, pero también algunas desventajas, que nos gustaría analizar con más detalle en la siguiente sección.

Las ventajas de PDF/A.

• Archivado a largo plazo: PDF/A ofrece una solución fiable para el archivado a largo plazo de documentos digitales.
• Legibilidad a largo plazo: PDF/A garantiza que los documentos sigan siendo legibles en el futuro, independientemente de los cambios tecnológicos.
• Coherencia del formato: PDF/A mantiene la integridad visual de un documento porque no depende de archivos o fuentes externos.
• Posibilidad de buscar texto: PDF/A permite extraer el contenido del texto, lo que permite realizar búsquedas en él.
• Metadatos: PDF/A admite la incrustación de metadatos, lo que facilita la identificación y búsqueda de documentos.
• Incrustar texto: el contenido de texto se puede incrustar directamente en un documento, incluidas las firmas electrónicas.
• Estándares mundiales: PDF/A es un estándar reconocido mundialmente y se desarrolla periódicamente.

Las desventajas de PDF/A.

• Compatibilidad: No todos los documentos se pueden convertir a PDF/A sin problemas. Los documentos con contenido de audio o vídeo, así como los archivos que contienen JavaScript, pueden causar problemas al convertirlos a PDF/A.
• Representación visual: al convertir a PDF/A, puede haber errores en la representación visual.
• Tamaño del archivo: debido a que PDF/A incorpora todo el contenido utilizado en un archivo, un documento puede contener rápidamente un mayor volumen de datos que los archivos PDF tradicionales.

¿En qué áreas se utiliza PDF/A?

Como ahora sabemos, el objetivo principal del archivo PDF/A es archivar información digital durante un largo período de tiempo. Los campos de aplicación en los que se utiliza el formato son diversos:

• En bibliotecas y archivos para el archivo digital de libros, revistas y documentos históricos.
• En documentación oficial y administración para el almacenamiento de expedientes administrativos y documentos legales.
• En el sector sanitario para almacenar archivos de pacientes y registros médicos.
• En finanzas para almacenar registros comerciales y documentos financieros.

¿Cómo reconozco un archivo PDF/A?

No puedes saber por la extensión del archivo si tu archivo PDF es una versión PDF/A o un documento PDF convencional. Para determinar la versión actual de tu archivo PDF, puedes, por ejemplo, abrirlo en Adobe Acrobat y mostrar la versión allí en "Configuración".

Además, puedes utilizar la función "Verificar cumplimiento" en Acrobat para mostrar toda la información sobre tu archivo PDF en la ventana de navegación y verificarlo según los criterios de PDF/A. En la información de cumplimiento puedes consultar el estándar utilizado para crear el archivo, el nombre ISO y la compatibilidad con otros archivos PDF como PDF/X, PDF/E, PDF/VT o PDF/UA.

Crea un archivo PDF/A: aquí explicamos cómo.

¿Te gustaría convertir un documento de texto a PDF/A para archivarlo? Si tu documento está guardado como un archivo de Word, simplemente puedes guardarlo como PDF/A en Microsoft Word:

1. Abre Microsoft Word y haz clic en "Archivo" en la esquina superior izquierda.
2. Ahora haz clic en “Guardar como” y luego haz clic en “Examinar” .
3. Ahora puedes seleccionar PDF como tipo de archivo y luego hacer clic en "Opciones".
4. Se abrirá una nueva ventana en la que podrás seleccionar las opciones de PDF (PDF/A) a continuación.
5. Haz clic en "Guardar" y tu archivo de Word se guardará en formato PDF/A.

¿Quieres convertir un archivo PDF a PDF/A? Para hacerlo tienes varias opciones con Adobe Acrobat Pro. Por ejemplo, puedes convertir tu archivo PDF usando tu perfil:

1. Ve a la pestaña "Herramientas" y selecciona "Usar la producción de impresión". En un lateral del programa verás el grupo de herramientas para la producción impresa.
2. Ahora haz clic en Comprobaciones y en el cuadro de diálogo selecciona "Estándar PDF" en el menú desplegable.
3. Luego ve a la pestaña "Perfiles" y expande tu perfil predeterminado. En el estándar PDF/A, selecciona "Convertir a PDF/A-1b" y haz clic en "Verificar y corregir" .
4. Ahora todo lo que tienes que hacer es hacer clic en "Guardar" para convertir el archivo a PDF/A.