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Schwärze deine PDF-Datei in 7 Schritten
Mit Adobe-Werkzeugen PDF-Dateien schwärzen und Privatsphäre schützen.
Egal ob im privaten Umfeld oder im Unternehmen – viele PDF-Dokumente enthalten private oder vertrauliche Informationen und sensible Daten. Wir zeigen dir, wie du solche Informationen mit Adobe Acrobat schwärzt, bevor du deine Dokumente mit anderen teilst.
PDF-Dateien schwärzen, damit Informationen privat bleiben
Lerne, wie du Daten in einem PDF schwärzt, um ganz einfach Kreditkartennummern, Sozialversicherungsnummern, Adressen und andere persönliche Details unkenntlich zu machen. Das ist besonders nützlich und wichtig für die sichere Kommunikation zwischen:
- Unternehmen und Kunden
- Medizinischen Dienstleistern und Versicherungen
- Schulen/Unis und Lernenden
- Anwaltskanzleien und Gerichten
Neben sichtbaren Texten und Bildern enthalten PDFs außerdem Metadaten wie Namen von Autor oder Autorin, Meta-Beschreibung, Schlüsselwörter oder Erstellungs- und Änderungsdaten. Durch das Entfernen solcher Informationen gewährleistest du, dass dein PDF sicher ist.
Mit der OCR-Technologie (Optical Character Recognition) erkennt und extrahiert Acrobat Pro die Wörter in einem Bild oder gescannten Dokument und wandelt sie in ein editierbares Textfeld um. Mit diesem Textkonverter kannst du Texte bearbeiten, ändern, anpassen und auf Rechtschreibung prüfen. Mit der Funktion zum Suchen und Ersetzen kannst du außerdem schnell nach Wörtern, Sätzen oder Daten in einem langen Dokument suchen und Änderungen vornehmen.
PDF schwärzen: So geht es
Mithilfe der Funktion „PDF-Datei schwärzen“ ermöglicht dir Adobe Acrobat Pro, Text und Grafiken dauerhaft zu entfernen. Erstelle dir am besten vorab eine Kopie des PDFs. Und so schwärzt du deine PDFs:
- Wähle aus „Alle Tools“ unter der Rubrik „Schützen“ das Werkzeug „PDF-Datei schwärzen“.
- Markiere die Textstelle oder das Bild, das du entfernen bzw. schwärzen möchtest.
- Du siehst nun ein schwarzes Rechteck. Das Aussehen kannst du optional anpassen, z. B., um eine andere Farbe zu verwenden.
- Klicke auf „Übernehmen“. Es öffnet sich eine Hinweismeldung.
- Wähle aus, ob du versteckte Daten und Metadaten ebenfalls entfernen willst.
- Klicke auf „Weiter“, um die Schwärzung anzuwenden.
- Speichere deine Datei am gewünschten Ablageort.
Alle Instanzen eines Wortes oder einer Phrase schwärzen
Häufig verstecken sich sensible Daten im gesamten Dokument, wie beispielsweise Namen, Adressen und mehr. Hier ist es wichtig, alle Instanzen innerhalb eines PDFs zu finden und zu anonymisieren. Zum Beispiel sind Informationen wie Bankverbindungen auf Kontoauszügen, Sozialversicherungsnummer, Gesundheitsdaten oder alle Daten minderjähriger Personen per Gesetz besonders geschützt. Stelle also vor der Weitergabe sicher, dass du alle Daten unkenntlich machst. Und so gehst du dabei vor:
- Starte Acrobat Pro und wähle das Tool „PDF-Datei schwärzen“.
- Öffne deine PDF-Datei und wähle in der linken Leiste „Text suchen & schwärzen“.
- Ein Fenster mit dem Namen „Erweiterte Suche“ öffnet sich.
- Du kannst zwischen „Das aktuelle Dokument“ und „Alle PDF-Dokumente in“ wählen und so gleich mehrere Dateien durchsuchen.
- Wähle unter „Suchen nach“, ob du nur einzelne Wörter oder Ausdrücke, mehrere Wörter und Ausdrücke oder nach einem bestimmten Muster suchen möchtest.
Einzelne Wörter oder Ausdrücke: Tippe das Wort oder die Phrase in das Textfeld ein.
Mehrere Wörter und Textpassagen: Tippe jedes Wort oder jeden Ausdruck in das Textfeld. Du kannst auch eine txt-Datei mit einer Liste aller Wörter und Phrasen hochladen.
Muster: Suche nach Mustern wie Telefonnummer, Kreditkartennummern oder E-Mail-Adressen und ähnlichem. - Du kannst festlegen, ob bei der Suche das ganze Wort sowie Groß- und Kleinschreibung berücksichtig werden sollen.
- Klicke nun auf „Text suchen und entfernen“.
- Wähle alle Vorkommen aus und klicke „Übernehmen“.
PDF-Dokumente bereinigen
Bei der Bereinigung von PDF-Dateien entfernst du nicht nur sichtbare, sondern auch versteckte sensible Informationen. Dazu gehören zum Beispiel:
- Metadaten
- Eingebettete Inhalte
- Anhänge
- Skripte
- Versteckte Ebenen
Und so kannst du deine PDF-Dateien in wenigen Schritten bereinigen:
- Wähle das Tool „PDF-Dateien schwärzen“ und öffne deine Datei.
- Klicke in der linken Menüleiste auf den Punkt „Dokument bereinigen“.
- Ein Hinweis öffnet sich. Lege hier fest, ob du Daten selektiv auswählen möchtest oder alle entfernen willst.
- Speicher dein Dokument am gewünschten Ablageort unter neuem Namen ab.
- Nun kannst du deine geschwärzte PDF bedenkenlos teilen.
Gründe für das Schwärzen und Bereinigen von PDFs
Am häufigsten wird das Schwärzen und Bereinigen von PDFs in juristischen oder regierungsbezogenen Dokumenten verwendet. So können sensible Informationen wie durch die DSGVO geschützte, personenbezogene Daten, Infos laufender Ermittlungen oder klassifizierte Inhalte besonders geschützt werden. Das Bereinigen und Schwärzen ist außerdem sinnvoll bei:
- Sensiblen und privaten Informationen in behördlichen Dokumenten.
- Dokumenten mit Geschäftsgeheimnissen und vertraulichen Informationen von Unternehmen.
- Medizinischen Daten zum Beispiel im Rahmen des „Patientenrechtsgesetzes“ oder „Landeskrankenhausgesetzes“.
Schwärzungsmethoden wie das Gleichsetzen der Schriftfarbe mit der Hintergrundfarbe sind in solchen Fällen zu unsicher. Die Konvertierung von Dateiformaten wie Microsoft Word oder Excel kann die Formatierung ändern, wodurch vertrauliche Daten und sensible Inhalte schnell nach außen dringen können. Daher ist es wichtig, ein verlässliches und sicheres PDF-Tool zum Schwärzen und Bereinigen von PDFs zu verwenden.
Adobe Acrobat Pro hilft dir nicht nur beim Schwärzen deiner Dokumente, um vertrauliche Inhalte aus PDFs zu entfernen. Dir stehen viele weitere Schutzfunktionen für deine PDF-Dateien zur Verfügung. Einschließlich der Möglichkeit, PDFs mit einem Passwort zu versehen und zu verschlüsseln, um so das Bearbeiten oder Kopieren deiner Originaldatei zu verhindern. Außerdem kannst du die Schwärzung deiner PDF-Inhalte auch wieder entfernen, sobald sie nicht mehr notwendig sind.
Tipp: Brauchst du gerade nur eine Funktion, um PDFs mit Passwort zu schützen? Dann kannst du auch unser kostenfreies Onlinetool PDF-verschlüsseln verwenden.
Nutze die Acrobat Onlinetools für die Arbeit mit PDFs auf Windows
Mit den Acrobat Onlinetools von Adobe optimierst du deine PDF-Workflows und bearbeitest deine PDFs effizient mit deinem Windows-Gerät.
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