Die digitale Entwicklung in der Arbeitswelt vereinfacht den Alltag ungemein. Internationale Zusammenarbeit, schnellere Kommunikation und dein Beitrag zum Umweltschutz sind nur einige Argumente.
Wie richte ich mir mein papierloses Büro ein?
Das papierlose Büro ist keine neue Erfindung in der digitalen Arbeit. Der digitale Fortschritt und die neuen Möglichkeiten der Clouds, Datenmanagementsysteme und Server lassen Papierberge und Notizzettel der Vergangenheit angehören.
Im eigenen Homeoffice ist das Arbeiten ohne Papier deutlich einfacher und schneller umzusetzen als in Großraumbüros, die seit Jahren Papiersysteme nutzen. Ein papierloses Büro bietet dir die Option, umweltfreundlicher zu agieren. Apps und elektronische Reminder können deine Dokumente und Projekte vollständig auf deinem Laptop und mobilen Geräten speichern.
Besonders im Homeoffice ist es eine Befreiung, keine platzeinnehmenden Papierstapel anzusammeln und so die effektivere Arbeit zu fördern.
Was ist ein papierloses Büro?
Das papierlose Büro kann in jedem Unternehmen oder jeder Firma zum Einsatz kommen. Besonders verbreitet ist es jedoch bei Startups, Freelancern und Selbstständigen, die ihre Aufgaben individuell erledigen wollen. Spontane Reisen und flexible Ortswechsel lassen sich mit papierlosen Systemen ohne große Schwierigkeiten umsetzen - und ermöglichen dir so ein ortsungebundenes Arbeiten:
- Schneller Zugriff: Daten und notwendige Tools sind immer digital vorhanden.
- Organisation: Strukturiertes Arbeiten kann über Managementtools online übersichtlicher arrangiert werden.
- Zeitsparend: Suchfunktionen ermöglichen ein gezielteres Finden benötigter Daten
Warum ist ein papierloses Büro wichtig?
Ob ein Büro ohne Papier und Ballast wirklich wichtig ist, muss jede/-r Gründer/-in, Freelancer/-in und Arbeitnehmer/-in zuerst für sich selbst herausfinden.
Es hat sich jedoch bereits gezeigt, dass Effektivität und Kreativität mit papierlosen Systemen zweifellos gesteigert werden. Weniger Ablenkungen und übersichtlichere Schreibtische machen das freie Arbeiten auch optisch sichtbarer. Gedanken können fließen, neue Impulse besser aufgenommen werden und der Druck noch zu erledigender Aufgaben entfällt.
Hier findest du Vorteile, die auch in deinem Business für ein papierloses Büro sprechen:
Mehr Platz für Ideen
Ein Laptop, das Mobiltelefon und ein gewisses Maß an Konzentration. Mehr braucht es nicht, um sein Büro an jedem gewünschten Ort aufzuschlagen.
Große Schreibtische oder weitläufige Räume sind ein Luxus, den man gerne nutzt. Für die eigentliche Erledigung deiner Aufgaben sind sie jedoch selten notwendig. Statt deine Umgebung mit Papier und Blöcken zu überladen, kannst du den Platz und Freiraum genießen.
Nachhaltigkeit
Wer Papier spart, setzt sich direkt für eine grünere Umwelt ein. Die Rodung von Forstbeständen und das Abholzen von Wäldern ist ein heikles Thema, dem mit kleinen Verhaltensänderungen entgegengewirkt werden kann. Verzichte möglichst auf Druckerpapier und nutze für Ausnahmen Recyclingpapier.
Finanzielle Vorteile
Weniger Papier, mehr Bäume, mehr Geld gespart. Die Formel ist einfach und logisch: Warum solltest du etwas kaufen, dass nach einmaligem Gebrauch wertlos ist? Digitale Alternativen sind beinahe unerschöpflich und oft kostenlos oder günstig zu erwerben.
Bessere Organisation und Kommunikation
Moderne Büros nutzen für ihre Kommunikation E-Mails, Chats und Videocalls. Briefe oder sogar Faxe wurden fast vollständig ersetzt und kommen heute nur in den wenigsten Firmen zum Einsatz.
Für Freelancer/-innen und Unternehmensgründer/-innen ist es einfacher, sich von Beginn an auf den E-Mail-Verkehr zu konzentrieren – vor allem, wenn sie Büroräume oder Co-Working-Spaces mieten, die keine offizielle Anschrift besitzen.
Die Zusammenarbeit mit anderen Freelancern/-innen oder Dienstleistern/-innen wurde bereits dank Managementtools erleichtert, die dich selbst die meisten Verträge und behördlichen Dokumenten teilen lassen. Rechtskräftig sind wichtige Unterlagen auf diesem Wege weiterhin.
Welche Herausforderungen bringt das papierlose Büro mit sich?
Der Umstieg auf ein papierloses Büro klingt leicht, kann jedoch einige Herausforderungen mit sich bringen. Eine Übersicht der häufigsten Herausforderungen und Lösungen haben wir hier zusammengestellt:
Datensicherheit
Problem: Datenschutz und Sicherheitsupdates spielen eine wichtige Rolle, da Kundendaten, sensible Dokumente oder Passwörter beim digitalen Arbeiten zum Alltag gehören. Die Lösung ist jedoch weniger kompliziert, als sie erscheint.
Lösung: Um den Schutz von Kundendaten oder sensiblen Dokumente nach den gesetzlichen Vorgaben zu gewährleisten, können dir cloudbasierte Dokumentenmanager helfen. Hier lohnt es sich zu prüfen, wo die Server der Anbieter stehen und ob sie die aktuellen Datenschutzbestimmungen erfüllen.
Ein guter Provider verteilt die Daten auf mehreren Rechnern, um bei technischen Schwierigkeiten auf ein Back-up zugreifen zu können. Daten gehen somit nicht verloren. Der erhöhte Schutz der Cloudsysteme garantiert zudem ein sicheres Hosting deiner Daten. Informiere dich im Vorfeld über die Geschäftsbedingungen und Versprechen deiner Anbieter, um spätere Probleme zu vermeiden.
Papierdokumente
Problem: Das papierlose Büro sollte heute zum Großteil ohne Ausdrucke auskommen. Dennoch gibt es einige Dokumente, die du aus rechtlicher Sicht in Papierform im Original aufbewahren solltest. Dazu gehören:
- Bankunterlagen
- Verträge
- Gerichtliche Dokumente
Lösung: Um diese Originale übersichtlich und sicher an einem Ort aufzubewahren, empfiehlt es sich in einem papierlosen Büro, einen kleinen Ordner anzulegen, in dem die wichtigen Ausdrucke geordnet werden. Allerdings musst und solltest du diesen nicht immer mitführen.
Ein Scan gibt dir nicht nur eine doppelte Absicherung, falls die Unterlagen einmal abhandenkommen, sondern lässt sich auch in papierloser Form mitführen. Benötigst du Informationen, kannst du so schnell und einfach auf sie zugreifen.
Umstellung vom Papiersystem auf die digitale Arbeit
Problem: Arbeitnehmer/-innen, die in Jobs arbeiten, die von Natur aus auf Papier und Notizzetteln angewiesen sind, benötigen unter Umständen eine Weile, bis eine Umstellung auf das papierlose Büro und eine übersichtlichere Arbeitsweise erfolgt ist.
Lösung: Ausdauer ist an dieser Stelle ein wichtiger Faktor: Es lohnt sich durchzuhalten, um mehr Übersicht, Produktivität und Freiraum am Arbeitsplatz zu spüren.
3 Schritte für den Umstieg auf dein papierloses Büro
Um deinen Arbeitsplatz in ein übersichtliches und papierloses Büro zu verwandeln, musst du drei Hürden überwinden. Am besten nimmst du diese direkt in Angriff und startest Schritt für Schritt durch:
Schritt 1: Digitalisieren.
Alles beginnt mit dem Scannen wichtiger Unterlagen. Was sich einfach anhört, ist ein nicht zu unterschätzender Zeitaufwand, der eingeplant werden sollte. Dokumente nebenbei schnell einzuscannen, kann zu unnötigem Stress führen und dir die Motivation nehmen.
Plane stattdessen einen gezielten Termin oder Tag ein, an dem du alle wichtigen Dokumente einscannst und als PDF speicherst. Mit der mobilen Adobe Fill & Sign App kannst du ganz einfach mit dem Handy oder Tablet Unterlagen einscannen und diese später sogar unterschreiben.
Schritt 2: Ausmisten.
Sind alle wichtigen Unterlagen als digitale Version verfügbar, gilt es, sich von unnötigem Ballast zu trennen. Was wird wirklich in Papierform benötigt? Worauf kann verzichtet werden? Welche Akten können ohne Sorge vernichtet werden? Diese Fragen helfen, um sich Stück für Stück zum papierlosen Büro vorzuarbeiten.
Schritt 3: Organisieren.
Ist die Digitalisierung abgeschlossen, geht es daran, sich neu zu organisieren. Ordnerstrukturen, digitale Ablagesysteme und cloudbasierte Prozesse mit Dienstleistern benötigen zu Beginn etwas Übung, um auf das papierlose Büro umzusteigen.
Welche Hard- und Software brauche ich für mein papierloses Büro zu Hause?
Entgegen aller Gerüchte, dass es viel Hard- und Software benötigt, kannst du dein papierloses Büro schon mit deinem Smartphone, Tablet oder Laptop starten. Start-Ups und Freelancer, die mit wenig Ausstattung zu Beginn ihrer Karriere auskommen müssen, bauen auf dieser minimalen Basis ganze Geschäftsfelder auf.
Für dein papierloses Homeoffice brauchst du kurzgefasst:
- Laptop oder mobile Geräte
- Einen Scanner bzw. Smartphone
- Cloudspeicher
Scanner können mittlerweile durch Smartphones mit guter Kamera ersetzt werden. Zu den gehört zum Beispiel Dropbbox gehört beispielsweise zu den führenden Cloud-Anbietern und kann unkompliziert mit Acrobat genutzt werden.
Das richtige Dokument-Management mit PDF
PDF-Dateien haben sich in der digitalen Welt in den vergangenen Jahren als beliebtes Format erwiesen. Die Lesbarkeit auf allen Betriebssystemen sowie ihre einfache und komprimierte Dateigröße sind eindeutige Vorteile.
Damit du gescannte PDF-Dateien lesbar machst und Suchfunktionen nutzen kannst, ist das richtige Dokumentenmanagement wichtig. Scans, die nur als Grafik erscheinen und keinen Text erkennen, sind für die digitale Arbeit oft ein Hindernis. Folgende Tipps helfen dir mit deinen Dokumenten im papierlosen Büro:
- Du sollest alle PDFs in einem Ordnersystem verwalten, das möglichst wenig Unterordner besitzt.
- Für die Benennung der Dateien folgst du im besten Fall einem System, mit dem du gesuchte Unterlagen auch manuell schnell findest: Datum, Schlagwörter oder Kundenbezeichnungen eignen sich dafür sehr.
- Wird nach einer bestimmten Datei gesucht, kannst du zudem schnell und effektiv automatische Suchen verwenden.
- Nutze Tools wie Hazel oder Belvedere, um detaillierte Managementmethoden einzuführen, die dir wertvolle Zeit sparen und eine Übersicht garantieren.
Weitere Tipps für ein umweltfreundliches Büro oder Homeoffice
Schon kleine Änderungen zu Hause und im Büro sorgen für eine grünere, nachhaltigere Arbeitsumgebung. Kunden und Unternehmen achten außerdem zunehmend auf die Nachhaltigkeit von Produkten und Dienstleistungen, die sie täglich nutzen. Das kann dir als Freelancer oder Startup im Wettbewerb mit anderen Unternehmen einen entscheidenden Vorteil geben.
Setze die folgenden 4 Tipps für dein nachhaltigeres und papierloses Büro um:
- Schalte Laptops und andere Geräte wie Drucker komplett aus, wenn sie nicht benötigt werden. Vermeide es, den Stand-by-Modus zu nutzen.
- Verwende möglichst Server und Browser, die ökologischen Standards entsprechen und mit grüner Energie betrieben werden.
- Lösche unnötige E-Mails und Dateien regelmäßig, um den digitalen Speicherplatz und somit Energie zu sparen.
- Nutze möglichst sparsame LED-Lichtquellen in deinem Homeoffice.
Wage den ersten Schritt zum übersichtlicheren, umweltfreundlicheren und papierlosen Homeoffice oder Büro. Der Beitrag zum Umweltschutz lohnt sich und sorgt in deinem Arbeitsalltag zugleich für eine bessere Organisation.
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