Einen elektronischen Vertrag schreiben und unterschreiben mit Adobe Acrobat

Einen Vertrag aufsetzen – so geht’s

Ganz gleich ob Freiberufler/-in oder Neugründer/-in, einen Vertrag schreiben oder unterschreiben gehört zum beruflichen Alltag mit dazu. Dabei unterscheiden sich verschiedene Verträge, wie Bankverträge und Verträge im Innen- wie auch Außenverhältnis.

Je nach Unternehmensgröße gehören zu den Verträgen innerhalb der Organisation der Geschäftsführervertrag, Gesellschaftsverträge und Anstellungsverträge der Mitarbeiter/-in. Zu den externen Verträgen gehören Verträge mit Kunden und Lieferanten aber auch die allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten als Vertrag.

Glücklicherweise muss niemand von Null beginnen oder einen Anwalt für jeden einzelnen Vertrag beauftragen, es lassen sich im Internet zahlreiche Musterverträge für alle diese Bereiche finden, die die Arbeit erleichtern.

Was ist ein Vertrag?

Mit einem Vertrag sollen alle Vertragsparteien sich einigen können. Welche Parteien beteiligt sind, welche Leistungen oder Produkte ausgetauscht werden und welche Bereiche rechtlich geregelt werden müssen, sollte in einem Vertrag genau bestimmt werden. Dabei sind mindestens zwei Personen beteiligt, während beispielsweise die allgemeinen Geschäftsbedingungen eines Unternehmens ebenfalls als Vertrag gelten, der gleichzeitig mit allen Kunden geschlossen wird.

Neben Verträgen mit Privatpersonen oder Unternehmensvertretern gehören auch Verträge mit Behörden, die als öffentlich-rechtliche Verträge bezeichnet werden. Wenn du einen Vertrag aufsetzen willst, musst du den Aufbau genau beachten; jeder Vertrag beginnt mit der Nennung der Vertragsparteien, gefolgt von Willenserklärungen und Darlegen der Vertragsgegenstände, wie zum Abschluss die Unterschrift der Beteiligten.

Wer braucht einen Vertrag?

Verträge sind sowohl im Geschäftsleben als auch im Privatleben essenziell. Im Berufsleben kommt man ständig mit Verträgen in Berührung, und besonders wer ein Unternehmen gründet, braucht eine ganze Reihe von rechtlichen Vereinbarungen. Dazu gehören:

• Der Gründungsvertrag. für diese sogenannten Gesellschaftsverträge gibt es zahlreiche Muster, wie beispielsweise die Satzung für eine UG, GmbH, etc. Gesellschaftsvertrag bedeutet dabei die Verfassung einer Gesellschaft, die am Geschäftsverkehr teilnehmen kann.
• Finanzierungsverträge. Investoren spielen eine wichtige Rolle für Unternehmensgründer. Seien es Finanzinstitute oder private Geldgeber – Darlehen oder stille Beteiligungen müssen vertraglich festgelegt und geregelt werden.
• Mitarbeiterverträge. Wer sein eigenes Unternehmen gründet, braucht einen Geschäftsführervertrag. Wachsende Unternehmen nehmen Selbstständige unter Vertrag oder stellen Mitarbeiter/-innen ein – all diese Geschäftsverhältnisse müssen ebenfalls vertraglich geregelt werden.

Die wichtigsten Elemente eines Vertrags

Was muss und was kann ein Vertrag beinhalten? Die Antwort auf diese Frage ist gar nicht so kompliziert:

Kaufverträge benötigen lediglich Informationen zum Kaufgegenstand, dessen Preis, dem Käufer und dem Verkäufer. Regelungen wie Zahlungsfristen, Rücktritt- und Mangelfälle sind nicht nötig, um einen Vertrag rechtsgültig zu machen.

Geschäftliche Verträge sind generell etwas komplexer und umfassen Regelungen zur Vertragslaufzeit, Kündigungsfristen, Verantwortlichkeiten des Arbeitnehmers wie auch des Arbeitgebers bei Arbeitsverträgen, Vergütung, Urlaubsregelung, Arbeitszeiten und mehr. 

Wer lieber eine/-n Anwalt/-in oder Rechtberater/-in zur Seite zieht, um einen Vertrag aufsetzen zu lassen, sollte einen guten Überblick und eine konkrete Vorstellung davon haben, was das Dokument beinhalten sollte. Auf folgende Elemente solltest du dabei unbedingt achten:

1.    Bezeichnung der Parteien.

Wichtig ist hier die genaue Festlegung, wie der korrekte Firmenwortlaut sowie die korrekte Rechtsform des Unternehmens, wie beispielsweise eine GmbH. Dies macht rechtlich große Unterschiede und darf nicht übergangen werden.

2.    Die Präambel.

In der Präambel werden die Vorgeschichte und Beweggründe für den Vertrag erläutert sowie die Absichten der Parteien in einer Geschäftsbeziehung. Dies kann besonders später helfen, wenn über die Auslegung verschiedener Vertragsbestandteile Streit entsteht.

3.    Begriffsdefinitionen.

Begriffe sollten innerhalb des Vertrags erläutert werden, wenn sie nicht eindeutig sind.

Die Bestimmung der Leistung legt dar, welche Leistungspflichten die Parteien haben, genaugenommen – wer hat was zu welcher Zeit wie zu leisten? Hier gilt: je genauer, umso besser.

4.    Vertragsverletzung.

Die Regelung der Vertragsverletzung ist das sogenannte Sicherheitsnetz des Vertrags – hier werden die Folgen einer Vertragsverletzung erläutert

5.    Schlussbestimmungen.

Die Schlussbestimmungen umfassen in der Regel Klauseln zum Gerichtsstand, Schriftform bei Änderung des Vertrags sowie Kostentragungsregelungen – also wer für die Erstellung des Vertrags aufkommt.

6.    Datum und Unterschrift.

Im Grunde klar, doch wichtige Bestandteile des Vertrags am Schluss, sind Datum und Unterschriften. Wird das Datum vergessen, kann das später erhebliche Rechtsfolgen nach sich ziehen.

Vorlagen für Arbeitsverträge

Wer einen Arbeitsvertrag aufsetzen will, muss nicht unbedingt von Null beginnen. Glücklicherweise stehen dir viele hilfreiche Vorlagen zur Verfügung - mit den wichtigsten Punkten, die Verträge enthalten sollten, sowie dem korrekten Aufbau. 

Viele Webseiten liefern für den Vertrag zwischen Geschäftspartnern Muster, die einfach übernommen werden können, sowie nützliche Tipps für die Formulierung der einzelnen Paragraphen. Dazu gehören auch folgende Elemente:

• Beginn des Arbeitsverhältnisses. Dies ist das Datum des ersten Arbeitstags.
• Festlegung der Probezeit. Meist betrifft das die ersten drei oder sechs Monate sowie die gesonderte Kündigungsvereinbarung für diese Zeit.
• Genaue Tätigkeitsbeschreibung. Beschreibe den Titel der Position sowie die Arbeiten, für die ein Arbeitnehmer/-in angestellt wird.
• Arbeitsstunden. Also die gesamte Zahl der Wochenstunden und Reglementierung von Überstunden
• Die Arbeitsvergütung. Das ist die monatliche Bruttovergütung oder Stundenvergütung sowie jegliche Vergütung von Überstunden
• Urlaubsregelung. Der gesetzliche Mindesturlaub und zusätzliche Urlaubstage, sowie eine Erklärung dazu, wie der Resturlaub bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses angerechnet wird, sollten hier beschrieben werden.
• Regelung von Entgeltfortzahlung. Erkläre genau, was im Krankheitsfall passiert: ist eine ärztliche Bescheinigung bei andauernder Krankheit nötig?
• Verschwiegenheitspflicht. Erkläre, dass Mitarbeiter/-in bei internen geschäftlichen Informationen, auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses, zur Verschwiegenheit verpflichtet sind.
• Nebentätigkeiten. Verpflichtungen zur Angabe jeglicher Nebentätigkeiten und deren Erlaubnis.
• Vertragsstrafen. Lege fest, was passiert, sofern der Arbeitnehmer/-in seinen/ihren Verpflichtungen nicht nachkommt, Arbeit verweigert oder Kündigungsfrist nicht einhält.
• Kündigungsfristen und Freistellung im Kündigungsfall.
• Verfall und Ausschlussfristen. Gib hier die Regelungen zum Verfall von Ansprüchen an.
• Sonderregelungen und zusätzliche Vereinbarungen.
• Vertragsänderungen. Hier solltest du bestimmen, dass Änderungen zum Vertrag nur in Textform erfolgen können.
• Ort, Datum und Unterschrift. Hier sollten Arbeitgeber/-in und Arbeitnehmer/-in unterschreiben.

Berufliche Verträge - selbst verfassen oder einen Anwalt hinzuziehen?

Mittlerweile findet man im Internet auch Musterverträge und Vorlagen, um einen Vertrag aufzusetzen. Gerade Neugründern sei jedoch zur Vorsicht geraten – da es sich hierbei um rechtlich bindende Dokumente handelt.

Kleine Fehler können in einem Streitfall zur kostspieligen Angelegenheit werden, die sich gerade junge Unternehmen kaum leisten können. Es empfiehlt sich also, zu Beginn eine Anwaltskanzlei oder einen Experten in Vertragsrecht zu Rate zu ziehen, damit das Unternehmen und eine Zusammenarbeit auf den richtigen Grundlagen startet. Schütze deine Rechte so auch hinsichtlich Investoren, Kunden und Lieferanten.

Digitale Unterschriften erklärt

Das Dokument ausdrucken, per Hand unterschreiben, mit der Post verschicken oder den unterschriebenen Vertrag einfach einscannen und per E-Mail verschicken? Heute kannst du aufwändige Prozesse oft umgehen. Elektronische Unterschriften lassen sich jederzeit, ortsunabhängig und von jedem Gerät aus einbringen. 

Wie funktioniert die digitale Unterschrift?

Adobe Acrobat Pro mit E-Signaturen  bietet dir ein praktisches Tool, um PDF-Dokumente von sämtlichen Geräten aus zu unterschreiben. Oft kannst du sie direkt in Business-Programmen erstellen, vorbereiten, elektronisch unterzeichnen und versenden. Auch die Ablage dieser Dokumente erfolgt elektronisch und sicher in der Adobe Cloud:

1. Öfnne den Vertrag oder das Dokument in Adobe DC.
2. Klicke im Werkzeugbereich auf der rechten Seite auf „ausfüllen und unterschreiben“ und gib die E-Mail-Adresse des Empfängers ein.
3. Formular- und Unterschriftfelder werden vom Programm automatisch erkannt – diese kannst du per Mausklick auswählen.
4. Vom Bedienfeld rechts kannst du auch eigene Felder per Drag- und Drop im Dokument platzieren.
5. Sobald du das Dokument versendest, erhalten die Empfänger einen Link, über den sie das Dokument elektronisch unterschrieben können. Eine Kopie wird zugleich in der Adobe Document Cloud abgelegt.

Wie kann ich meine Unterschrift digitalisieren?

Um deine Unterschrift zu digitalisieren, gibt es verschiedene Optionen: Du kannst deine Unterschrift tippen, mit der Maus zeichnen oder ein gespeichertes Bild der handgeschriebenen Unterschrift hochladen.

Wie scanne ich eine Unterschrift ein, wenn ich keinen Scanner habe?

Drucker mit Scanner-Funktion sind nicht länger ein Grundbestandteil von jungen Unternehmen. Auch hier hat Adobe ein praktisches Tool: Über die mobile Adobe Fill & Sign App wird die Signatur über die Kamerafunktion des Smartphones eingespeist. Dies kann sogar offline geschehen – sobald das Gerät dann wieder online ist, wird das Dokument automatisch mit der Unterschrift aktualisiert.

Funktionen wie diese haben das Unterschreiben von Verträgen komplett orts- und zeitunabhängig gemacht. Dies ermöglicht Unternehmen und deren Mitarbeiter/-innen, Dienstleister/-innen, Partner/-innen und Kunden/-innen, schnell und flexibel zu reagieren.

Verträge aufzusetzen und zu unterschreiben muss auch Neugründern kein Kopfzerbrechen mehr bereiten. Unsere Tipps helfen dabei, den Aufbau und Inhalt der verschiedenen Verträge generell zu verstehen und einen guten Überblick darüber zu gewinnen, was genau die eigenen Verträge reglementieren sollen. Dennoch ist es absolut ratsam, zu Beginn eine/-n Rechtsberater/-in zur Seite zu ziehen, um bei der Formulierung oftmals verwendeter Verträge zu helfen.

Denkst du daran, ein eigenes Unternehmen zu gründen? Lass dich inspirieren und leg geminsam mit Ratschlägen von denen, die es bereits geschafft haben, einfach los.

Erfahre mehr über die Reise von Stefan Holwe.