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Collaboration documentaire en conditions réelles

Prenez la mesure de l'importance d'une collaboration documentaire efficace au travail.

L'univers digital moderne transcende les bureaux, les villes et même les pays. Les propositions, les contrats et les projets collaboratifs sont conclus avec fluidité à l'aide d'e-mails, du cloud et de transferts électroniques directs. Des problèmes de communication et des goulets d’étranglement peuvent néanmoins se produire à chaque étape. Acrobat offre des méthodes de communication et de collaboration claires et directes qui contribuent à éliminer ce risque.

Affaire conclue

Prenons l'exemple d'une conseillère en immobilier industriel qui gère une quarantaine de biens. Chaque jour, elle communique avec ses clients potentiels sur des sujets, comme les plans au sol, la surface et les conditions de location, ce qui fait l’objet d’échanges d'e-mails incessants. Plusieurs versions d'un même contrat se retrouvent en pièce jointe d'un fil de discussion par e-mail entre la conseillère, le client et les autres parties prenantes. En raison de ce processus peu efficace, plusieurs semaines sont parfois nécessaires pour mener à bien les transactions.

Avec Acrobat, les spécialistes de l'immobilier peuvent simplifier leur processus contractuel :

  • en insérant des commentaires dans un seul et même PDF stocké dans Document Cloud ;

  • en évitant tout malentendu au sujet des modifications des plans au sol grâce aux commentaires insérés directement dans le plan directeur à l'aide des outils d'annotation;

  • en autorisant les commentaires audio grâce à l'outil Enregistrer l'audio dans le PDF, car il est parfois plus simple d'écouter une demande de modification que de lire une note ;

  • en tirant parti des notifications automatiques d'envoi en révision pour conclure des contrats plus rapidement ;

  • en utilisant les rapports d'audit des documents pour se référer aux anciennes demandes de modification.

Des possibilités de collaboration inégalées

Le workflow des agences de publicité est souvent complexe. En général, ces agences confient des responsabilités aux équipes, élaborent des storyboards, préparent des versions préliminaires du contenu et produisent des présentations finales pour le client. Le processus inclut également les retours d’information des designers senior, des directeurs de campagne et du client. Le suivi des versions préliminaires, des demandes de modification, des plannings et de la validation finale par le client représente souvent une tâche à part entière.

Les agences de publicité peuvent gérer efficacement le processus de développement des créations :

  • en transférant les versions préliminaires sur Document Cloud ;

  • en fournissant des indications claires sur les versions préliminaires des illustrations à l'aide d'outils de commentaire et d'annotation familiers ;

  • en attirant l'attention de certains membres de l’équipe à l'aide de mentions @ afin de réduire le nombre de réunions pendant le projet ;

  • en fournissant des versions en lecture seule ou basse résolution sans perdre la maîtrise des documents ;

  • en permettant de signer électroniquement les documents à approuver pour simplifier le processus de création et respecter les délais serrés.

Communication efficace

Pour les indépendants, une communication efficace avec le client peut devenir extrêmement accaparante et donner lieu à une dérive des objectifs, à des malentendus et à une perte de temps considérable. La présentation du résultat final pour validation est parfois délicate. L'efficacité de la communication a un impact direct sur la rentabilité du projet. La remise des versions préliminaires et de la création finale avant l'envoi de la dernière facture donne parfois l’impression de marcher sur des œufs.

Les indépendants peuvent aborder le processus de design avec confiance :

  • en créant des contrats envoyés en révision;

  • en envoyant des fichiers compressés, rapides à télécharger sur tous les appareils ;

  • en supervisant les droits d'accès et d'impression des documents ;

  • en envoyant un lien anonyme ou public pour faire signer les documents ;

  • en demandant la signature électronique de plusieurs personnes pour la validation finale.

Utilisez Acrobat pour limiter les erreurs, booster la productivité et donner confiance au créateur et au destinataire du document. En tirant parti d'outils de manière efficace dans votre workflow quotidien, vous simplifierez votre processus de communication digitale, sans avoir à télécharger d’application supplémentaire ni à vous former à des outils peu familiers.


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